Зарплата в Объединенной отчетности

Что является зарплатой?

Что следует четко понимать, садясь за заполнение приложений к Налоговому расчету? Что НКУ и Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VI (далее — Закон № 2464) рассматривают зарплату по-разному. То есть одна и та же выплата может быть зарплатой для целей ЕСВ и, например, дополнительным благом для НДФЛ-целей. Поэтому сравнение заполненных Д1 и 4ДФ не всегда уместно.

Д1 к Налоговому расчету. Виды выплат, которые формируют зарплату, определяем в соответствии с Инструкцией по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5 (далее — Инструкция № 5). Это прямо указано в п.п. 2 п. 2 разд. IV Инструкции о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденной приказом Минфина от 20.04.2015 № 449.

То есть если выплата входит в состав зарплаты в соответствии с Инструкцией № 5, то она является базой для начисления ЕСВ.

Сумму зарплаты отражаем в отдельной строке с соответствующим кодом категории застрахованного лица в графе 08 Д1. Например, если отражаем зарплату, на которую начислен ЕСВ по ставке 22 %, то в графе 08 указываем «1». Если же имеем дело с работником с инвалидностью (ставка взноса — 8,41 %), то в графе 08 пишем код «2».

4ДФ к Налоговому расчету. Заработная плата для НДФЛ-целей — это основная и дополнительная заработная плата, другие поощрительные и компенсационные выплаты, которые выплачиваются (предоставляются) плательщику налога в связи с отношениями трудового найма согласно закону (п.п. 14.1.48 НКУ). Расширенного перечня составляющих зарплаты налоговое законодательство не содержит. Можно ли здесь применять Инструкцию № 5? Можно, но в части, которая не противоречит НКУ. Вместе с тем, кроме НКУ и Инструкции № 5, мы вам рекомендуем также просматривать разъяснения ГНСУ в базе знаний в категории «103. Податок на доходи фізичних осіб». Там также есть много полезного, а иногда и удивительного.

В 4ДФ зарплату указываем в отдельной строке с признаком дохода «101».

Дальше на примерах рассмотрим нюансы отражения зарплатных выплат в Д1 и 4ДФ.

Зарплата + вознаграждение за год

Вознаграждение по итогам работы за год входит в состав зарплаты как для ЕСВ, так и для НДФЛ-целей (п.п. 2.3.2 Инструкции № 5). В Д1 и 4ДФ (см. рис. 1 и 2 соответственно) декабрьский доход работника указываем общей суммой (40000 грн + 20000 грн = 60000 грн).

Рис. 1. Фрагмент Д1 за декабрь 2023 года. Пример 1

Рис. 2. Фрагмент 4ДФ за декабрь 2023 года. Пример 1

Зарплата + подарок

Подпункт 2.3.2 Инструкции № 5 относит к фонду оплаты труда одноразовые поощрения, не связанные с конкретными результатами труда (например, к юбилейным и памятным датам, как в денежной, так и в натуральной форме). Поэтому стоимость подарка (в сумме, определенной в бухучете) войдет в базу начисления ЕСВ. В Д1 такой доход отражаем в составе зарплаты месяца начисления (см. рис. 3).

Что касается НДФЛ, то по общему правилу, определенному п. 174.6 НКУ, доходы в виде подарка, начисленные (выплаченные, предоставленные) плательщику налога юрлицом или самозанятым лицом, облагаются налогом на общих основаниях, предусмотренных разд. IV НКУ для налогообложения дополнительного блага (признак дохода — «126»).

Вместе с тем п.п. 165.1.39 НКУ выводит из-под налогообложения стоимость подарков в части, которая не превышает в 2023 году 1675 грн (в расчете на месяц), за исключением денежных выплат в любой сумме.

Стоимость подарка работнику не превышает указанный необлагаемый налогом предел. Именно поэтому НДФЛ и ВС с его стоимости не удерживали. Такой необлагаемый налогом подарок отражаем в 4ДФ с признаком дохода «160» отдельно от зарплаты (см. рис. 4).

Рис. 3. Фрагмент Д1 за декабрь 2023 года. Пример 2

Рис. 4. Фрагмент 4ДФ за декабрь 2023 года. Пример 2

Внутренний совместитель

В Д1 зарплату, начисленную по основному месту работы (в графе 21 признак «1») и по совместительству (в графе 21 признак «0») отражаем в отдельных строках (см. рис. 5). При этом количество календарных дней в трудовых отношениях в течение месяца (графа 14) указываем в одной строке.

В 4ДФ зарплатный доход работника, который начислен одним работодателем, указываем в одной строке общей суммой. Дело в том, что в соответствии с предписаниями п.п. 2 п. 4 разд. IV Порядка заполнения и подачи налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков — физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса, утвержденного приказом Минфина от 13.01.2015 № 4 (далее — Порядок № 4) в отношении каждого физического лица нужно заполнять столько строк, сколько признаков доходов оно имеет.

Заработная плата, начисленная по основному месту работы и по совместительству, имеет один признак дохода — «101». Поэтому ее отражаем в одной строке (см. рис. 6).

Рис. 5. Фрагмент Д1 за декабрь 2023 года. Пример 3

Рис. 6. Фрагмент 4ДФ за декабрь 2023 года. Пример 3

Доначисляем/сторнируем

Доначисляем. Рассмотрим пример.

Если начисление зарплаты осуществляется за предыдущий отчетный (налоговый) период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, суммы доначисленной зарплаты включаются в зарплату месяца, в котором были осуществлены такие доначисления (см. п. 1 разд. IV Порядка № 4). Поэтому в Д1 все зарплатные выплаты, которые были начислены работнику в октябре 2023 года, указываем общей суммой (45000 грн + 15000 грн + 7000 грн = 67000 грн). Корректировать предыдущие периоды не нужно.

Аналогичная ситуация с 4ДФ. В этом приложении доначисленные суммы зарплаты за предыдущие периоды включаем в состав зарплаты текущего месяца.

Предприятие сформирует сведения на работника в Д1 и 4ДФ так, как показано на рис. 7 и 8 соответственно.

Рис. 7. Фрагмент Д1 за октябрь 2023 года. Пример 4

Рис. 8. Фрагмент 4ДФ за октябрь 2023 года. Пример 4

Переходим к ситуации, когда сторнируем излишне начисленную зарплату предыдущих периодов.

Сторнируем. Необходимость отсторнировать ранее начисленную зарплату может быть связана с:

1) ошибочным начислением зарплаты в большей сумме или

2) с уточнением количества отработанного времени в связи с отпуском или временной нетрудоспособностью.

В первом случае сторнированную сумму зарплаты за прошлые месяцы включаем в зарплату того месяца, в котором было осуществлено такое сторнирование. То есть такие суммы просто уменьшат зарплату текущего месяца, не затрагивая прошлые отчетные периоды. Это справедливо и для Д1, и для 4ДФ.

Совсем другая история, если сторнирование зарплаты связано с уточнением количества отработанного времени в связи с отпуском или болезнью. В таком случае в Д1 отдельными строками указываем:

— зарплату, начисленную за дни отпуска / временной нетрудоспособности, и начисленный на нее ЕСВ со знаком «минус» (!). В графе 10 — месяц, за который осуществляется сторнирование;

— отпускные/больничные, начисленные вместо отсторнированной зарплаты.

А вот в 4ДФ без сюрпризов: отсторнированная обычными работодателями сумма отпускных/больничных просто уменьшит общую зарплату месяца проведения сторнирования.

Подробно на примере о том, как отразить замену зарплаты на больничные, читайте в статье «Больничные в Объединенной отчетности» // «Налоги & бухучет», 2024, № 3 (ср. ).

Несвоевременная выплата

Начнем с Д1. Выплаты, которые входят в базу начисления ЕСВ, отражаем в Д1, сформированном за тот месяц отчетного квартала, в котором они были фактически начислены в бухучете. То есть здесь «рулит» месяц начисления. Факт выплаты для Д1 не интересен. Поэтому это приложение оставим вне поля зрения.

Намного более интересным здесь является 4ДФ. В нем налоговые агенты отражают как начисление, так и выплату зарплаты, уплату НДФЛ и ВС. Причем если начисленная зарплата выплачена в установленные сроки в месяце, следующем за месяцем начисления, то она должна быть отражена в 4ДФ за тот месяц, в котором такая зарплата была начислена. Аналогично в этом случае отражаем НДФЛ и ВС, удержанные и перечисленные с такой своевременно выплаченной зарплаты.

То есть если зарплата выплачена, налоги уплачены своевременно, то в 4ДФ графы 3а = 3, 4а = 4, 5а = 5.

А если месяц, следующий за месяцем начисления зарплаты, прошел, а ее выплата не проведена? Тогда

Именно поэтому предприятие заполнит 4ДФ за октябрь, ноябрь и декабрь 2023 года так, как показано на рис. 9.

Рис. 9. Фрагменты 4ДФ за октябрь, ноябрь и декабрь 2023 года. Пример 5