С какими приложениями «Играемся»?
Д1 к Налоговому расчету. По общему правилу, независимо от того, часть месяца или весь месяц работник находился в отпуске за свой счет, его обязательно отражаем в Д1. Количество календарных дней такого отпуска, которое пришлось на соответствующий месяц отчетного квартала, указываем в графе 13 Д1.
Исключение из этого правила — отпуск без сохранения зарплаты для ухода за ребенком от 3 до 6 лет, который предоставляется на основании п. 3 ч. 1 ст. 25 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР. Полные бездоходные месяцы пребывания работника в таком отпуске в Д1 не указываем, поскольку о начале и окончании этого отпуска работодатель информирует ПФУ с помощью трудового приложения Д5. Подробно об этом отпуске будем говорить в статье «Отпуск для ухода за ребенком в Объединенной отчетности» // «Налоги & бухучет», 2024, № 3.
Еще один важный момент. Если работнику, который находится в отпуске без сохранения зарплаты, начислялись выплаты, которые входят в базу начисления ЕСВ, то при необходимости проверьте выполнение требования об уплате ЕСВ с минимальной зарплаты (подробно об этом читайте в статье «Требование об уплате ЕСВ с МЗП и Д1 Объединенного отчета» // «Налоги & бухучет», 2024, № 3).
4ДФ к Налоговому расчету. В 4ДФ работника, который находился в отпуске за свой счет, указываем исключительно в случае, когда ему начислялись или выплачивались доходы. Если работник весь месяц был в отпуске без сохранения зарплаты и нет начислений/выплат, то пустую строку на него в 4ДФ не формируем.
Д5 к Налоговому расчету. В Д5 сведения об отпуске без сохранения зарплаты (кроме отпуска для ухода за ребенком от 3 до 6 лет) не отражаем.
Свой счет весь месяц или свой счет + работа
Пример 1. Работник:
— Коваленко Остап Сергеевич (налоговый номер — 3033221111, основное место работы, полная занятость, ЕСВ — 22 %) находился в отпуске за свой счет весь декабрь 2023 года. Зарплата не начислялась;
— Андриенко Андрей Прокофьевич (налоговый номер — 2722335511, основное место работы, полная занятость, ЕСВ — 8,41 %). Находился в отпуске за свой счет с 18 по 31 декабря. В декабре работнику начислена зарплата за фактически отработанные дни декабря и квартальная премия. Общая сумма дохода — 11000 грн.
Работодатель отразит в Д1 сведения о работниках так, как показано на рис. 1.
В 4ДФ за декабрь 2023 года попадет только Андриенко А. П., которому был начислен доход в этом месяце (см. рис. 2).
Рис. 1. Фрагмент Д1 за декабрь 2023 года. Пример 1
Рис. 2. Фрагмент 4ДФ за декабрь 2023 года. Пример 1
Свой счет + оплачиваемый отпуск
Пример 2. Бойко Артем Сергеевич (налоговый номер — 3111222333, основное место работы, полная занятость, ЕСВ — 22 %) в декабре 2023 года находился с 1-го по 14-е и с 29-го по 31-е число в отпуске за свой счет, а с 15 по 28 декабря — в отпуске при рождении ребенка. В декабре работнику начислены отпускные в сумме 7000 грн.
На наш взгляд, в случае, приведенном в примере 2, в Д1 на работника целесообразно сформировать 2 строки (см. рис. 3). Одну — с общим количеством дней без сохранения зарплаты в течение текущего месяца, вторую — с суммой отпускных за время отпуска при рождении ребенка.
В то же время не будет ошибкой, если количество дней отпуска без сохранения зарплаты вы укажете по строке с суммой отпускных.
То есть здесь возможны два варианта отражения отпуска без сохранения зарплаты в Д1.
Что касается 4ДФ, то работник попадет в это приложение, поскольку в декабре ему начислялся доход (см. рис. 4).
Рис. 3. Фрагмент Д1 за декабрь 2023 года. Пример 2
Рис. 4. Фрагмент 4ДФ за декабрь 2023 года. Пример 2
Свой счет + больничный
Пример 3. Бондар Игорь Борисович (налоговый номер — 3222555777, основное место работы, полная занятость, ЕСВ — 22 %) находился на больничном с 1 по 15 декабря 2023 года. Сумма начисленных больничных за 15 дней нетрудоспособности в декабре — 12300 грн. С 18 по 31 декабря работник находился в отпуске без сохранения зарплаты.
В Д1 за декабрь на работника формируем две строки (см. рис. 5). Одну — для отражения количества дней отпуска без сохранения зарплаты (графа 13). Вторую — с суммами больничных.
Также на работника формируем строку в 4ДФ, в которой указываем сумму больничных с признаком дохода «101» (см. рис. 6).
Об отражении больничных в Д1 и 4ДФ подробно см. в статье «Больничные в Объединенной отчетности» // «Налоги & бухучет», 2024, № 3 (ср. ).
Рис. 5. Фрагмент Д1 за декабрь 2023 года. Пример 3
Рис. 6. Фрагмент 4ДФ за декабрь 2023 года. Пример 3
Выводы
- По общему правилу в Д1 количество календарных дней отпуска без сохранения зарплаты, которое пришлось на соответствующий месяц отчетного квартала, указываем в графе 13.
- В 4ДФ работника, который находился в отпуске за свой счет, указываем исключительно в случае, когда ему начислялись доходы.
- В Д5 указываем начало и окончание только отпуска без сохранения зарплаты для ухода за ребенком от 3 до 6 лет. Все остальные отпуска за свой счет в Д5 не попадают.
