ВЫВОД ДОКУМЕНТА
Работодатель имеет право определить необходимость ведения кадрового учета с использованием личной карточки работника по форме № П-2
Личная карточка работника типовой формы № П-2 утверждена совместным приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 № 495/656 (далее — приказ № 495/656). Она предназначена для отражения информации о работнике и состоит из пяти разделов:
І. «Загальні відомості». Сюда вносят Ф. И. О. работника, дату его рождения, информацию о гражданстве, образовании, последнем месте работы до поступления на предприятие, семейном положении, месте проживания;
ІІ. «Відомості про військовий облік». Этот раздел предназначен для ведения воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов. Однако в настоящее время воинский учет ведут не в личных карточках работников, а в Списках персонального воинского учета по форме, приведенной в приложении 5 к Порядку № 1487*;
ІІІ. «Професійна освіта на виробництві (за рахунок підприємства-роботодавця)». Этот раздел заполняют на основании документов, подтверждающих прохождение работником профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации на производстве;
ІV. «Призначення і переведення». Здесь делают записи о приеме на работу и о переводах работника на другую постоянную работу. Причем формой предусмотрено, что с записями в этом разделе работника ознакомляют под подпись в графе «Підпис працівника». Такую норму содержит и п. 2.5 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 № 58 (далее — Инструкция № 58);
V. «Відпустки». Здесь приводят сведения о предоставляемых работнику отпусках всех видов.
Кроме того, в личной карточке работника предусмотрено место для отражения дополнительных сведений. Это может быть информация о наличии наград, имеющихся льготах, инвалидности и т. п.
При увольнении заполняют строку «Дата і причина звільнення (підстава)», в которой указывают дату увольнения работника согласно приказу (распоряжению) об увольнении, а также причину увольнения со ссылкой на соответствующую норму КЗоТ.
Больше о заполнении формы № П-2 мы писали в статье «Движение кадров (ч. 1)» // «Налоги & бухучет», 2022, № 16.
Так должны ли обычные предприятия* вести личные карточки работников в настоящее время?
* Обязательность ведения личной карточки государственного служащего установлена ч. 1 ст. 37 Закона Украины «О государственной службе» от 10.12.2015 № 889-VIII. Ее форма утверждена приказом Нацагентства по вопросам госслужбы от 19.05.2020 № 77-20.
Гоструда в комментируемом разъяснении утверждает, что этот вопрос работодатели решают самостоятельно. Чем аргументируется необязательность ведения формы № П-2?
1. Приказ Минстата от 27.10.95 № 277, которым была утверждена предыдущая версия формы № П-2 и который упоминается в п. 2.5 Инструкции № 58, утратил силу.
2. Приказ № 495/656, которым определена действующая в настоящее время форма № П-2, не зарегистрирован в Минюсте. Кроме того, названный приказ не устанавливает прямой обязанности вести личные карточки работников по этой форме.
3. Порядок № 1487 не требует для воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов применять личные карточки работников.
Что ж, в принципе, все эти аргументы имеют право на жизнь.
Но почему-то Гоструда ранее никогда не беспокоили нерегистрация приказа № 495/656 в Минюсте и отсутствие прямого указания на обязанность вести личную карточку работника по установленной в нем форме. Что касается отмены приказа Минстата от 27.10.95 № 277, который упомянут в п. 2.5 Инструкции № 58, так это произошло еще в далеком 2009 году!
Но все это время Гоструда называло личную карточку работника обязательным документом. Более того, работников ведомства не смущала даже ч. 1 ст. 7 Закона № 2136*, разрешающая работодателям в районах активных боевых действий самостоятельно определять порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений при условии обеспечения достоверного учета выполняемой работниками работы и учета расходов на оплату труда. Так, на обязательность ведения личных карточек работников в период действия военного положения указывалось в консультации Управления инспекционной деятельности в Запорожской области Юго-Восточного межрегионального управления Гоструда от 05.04.2023.
Поэтому к комментируемому разъяснению мы предлагаем отнестись с осторожностью. Ведь завтра специалисты Гоструда могут передумать. Или у инспекторов труда из другого межрегионального управления будет иная точка зрения.
Кроме того, в настоящее время форма № П-2 является единственным утвержденным документом, в котором работодатели могут вести учет использованных отпусков. Поэтому неведение личных карточек работников приведет к необходимости разработки своей собственной формы для этой цели. Что касается прочей информации из формы № П-2, то она дублируется, например, в личных листках по учету кадров и дополнениях к ним.
Важно! Даже если вы решите руководствоваться рекомендациями из комментируемого разъяснения, ни в коем случае не уничтожайте / не выбрасывайте карточки по форме № П-2. Это документ длительного хранения. Он должен храниться 75 лет после увольнения работников (см. п. 499 Перечня типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других юридических лиц, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5). При ликвидации предприятий личные карточки работников следует сдавать в архивные учреждения как документы, связанные с обеспечением соцзащиты граждан (п. 36 Перечня № 430/5*).
Также добавим, что мы подали запрос в Минэкономики, чтобы узнать мнение специалистов этого ведомства по рассматриваемому вопросу. Так что не делаем резких движений и держим руку на пульсе.
