ВИСНОВОК ДОКУМЕНТА
Роботодавець має право визначити необхідність ведення кадрового обліку з використанням особової картки працівника за формою № П-2
Особову картку працівника типової форми № П-2 затверджено спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656 (далі — наказ № 495/656). Вона призначена для відображення інформації про працівника та складається з п’яти розділів:
І. «Загальні відомості». Сюди вносять П. І. Б. працівника, дату його народження, інформацію про громадянство, освіту, останнє місце роботи до прийняття на підприємство, сімейний стан, місце проживання;
ІІ. «Відомості про військовий облік». Цей розділ призначений для ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів. Проте наразі військовий облік ведуть не в особових картках працівників, а у Списках персонального військового обліку за формою, наведеною в додатку 5 до Порядку № 1487*;
ІІІ. «Професійна освіта на виробництві (за рахунок підприємства-роботодавця)». Цей розділ заповнюють на підставі документів, що підтверджують проходження працівником професійної підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації на виробництві;
ІV. «Призначення і переведення». Тут роблять записи про прийняття на роботу та про переведення працівника на іншу постійну роботу. При цьому формою передбачено, що із записами в цьому розділі працівника ознайомлюють під підпис у графі «Підпис працівника». Таку норму містить і п. 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58 (далі — Інструкція № 58);
V. «Відпустки». Тут наводять відомості про відпустки всіх видів, що надаються працівнику.
Крім того, в особовій картці працівника передбачено місце для відображення додаткових відомостей. Це може бути інформація про наявність нагород, наявні пільги, інвалідність тощо.
При звільненні заповнюють рядок «Дата і причина звільнення (підстава)», у якому зазначають дату звільнення працівника згідно з наказом (розпорядженням) про звільнення, а також причину звільнення з посиланням на відповідну норму КЗпП.
Більше про заповнення форми № П-2 ми писали у статті «Рух кадрів (ч. 1)» // «Податки & бухоблік», 2022, № 16.
Так чи повинні наразі звичайні підприємства* вести особові картки працівників?
* Обов’язковість ведення особової картки державного службовця встановлено ч. 1 ст. 37 Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII. Її форму затверджено наказом Нацагентства з питань держслужби від 19.05.2020 № 77-20.
Держпраці у роз’ясненні, яке коментується, стверджує, що це питання роботодавці вирішують самостійно. Чим аргументується необов’язковість ведення форми № П-2?
1. Наказ Мінстату від 27.10.95 № 277, яким було затверджено попередню версію форми № П-2 і який згадується в п. 2.5 Інструкції № 58, втратив чинність.
2. Наказ № 495/656, яким визначено чинну на сьогодні форму № П-2, не зареєстрований у Мін’юсті. Крім того, названий наказ не встановлює прямого обов’язку вести особові картки працівників за цією формою.
3. Порядок № 1487 не вимагає для військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів застосовувати особові картки працівників.
Що ж, у принципі всі ці аргументи мають право на життя.
Але чомусь Держпраці раніше ніколи не турбували нереєстрація наказу № 495/656 у Мін’юсті та відсутність прямої вказівки на обов’язок вести особову картку працівника за встановленою в ньому формою. Щодо скасування наказу Мінстату від 27.10.95 № 277, який згадано в п. 2.5 Інструкції № 58, то це сталося ще далекого 2009 року!
Але весь цей час Держпраці називало особову картку працівника обов’язковим документом. Ба більше, працівників відомства не бентежила навіть ч. 1 ст. 7 Закону № 2136*, яка дозволяє роботодавцям у районах активних бойових дій самостійно визначати порядок організації діловодства з питань трудових відносин за умови забезпечення достовірного обліку виконуваної працівниками роботи та обліку витрат на оплату праці. Так, про обов’язковість ведення особових карток працівників у період дії воєнного стану зазначалося в консультації Управління інспекційної діяльності у Запорізькій області Південно-Східного міжрегіонального управління Держпраці від 05.04.2023.
* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.
Тому до роз’яснення, що коментується, ми пропонуємо поставитися з обережністю. Адже завтра спеціалісти Держпраці можуть передумати. Або в інспекторів праці з іншого міжрегіонального управління буде інша точка зору.
Крім того, наразі форма № П-2 є єдиним затвердженим документом, у якому роботодавці можуть вести облік використаних відпусток. Тому неведення особових карток працівників призведе до необхідності розробки своєї форми для цієї цілі. Щодо іншої інформації з форми № П-2, то вона дублюється, наприклад, в особових листках з обліку кадрів та доповненнях до них.
Важливо! Навіть якщо ви вирішите керуватися рекомендаціями з роз’яснення, що коментується, в жодному разі не знищуйте / не викидайте картки за формою № П-2. Це документ тривалого зберігання. Він має зберігатися 75 років після звільнення працівників (див. п. 499 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5). У разі ліквідації підприємств особові картки працівників слід здавати до архівних установ як документи, пов’язані із забезпеченням соцзахисту громадян (п. 36 Переліку № 430/5*).
Також додамо, що ми подали запит до Мінекономіки, щоб дізнатися думку фахівців цього відомства з питання, яке розглядається. Тож не робимо різких рухів і тримаємо руку на пульсі.
