ВЫВОД ДОКУМЕНТА
Работодатель имеет право определить необходимость ведения кадрового учета с использованием личной карточки работника по форме № П-2
Прежде всего напомним, что личная карточка работника типовой формы № П-2, действующая в настоящее время, утверждена совместным приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 № 495/656 (далее — приказ № 495/656). С учетом того, кто ее утвердил, понимаем цели, под которые она разрабатывалась. Это сбор сведений, необходимых для статотчетности, а также ведения воинского учета.
Вместе с тем упоминание о форме № П-2 содержит также п. 2.5 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 № 58 (далее — Инструкция № 58).
Комментируемое письмо является ответом на наш запрос в Минэкономики о том, является ли нарушением трудового законодательства неведение / ненадлежащее ведение типовой формы № П-2, и о возможных штрафах за это.
Поводом для подачи запроса стало появление разъяснения Восточного межрегионального управления Гоструда от 05.06.2024. Комментарий к нему см. в «Налоги & бухучет», 2024, № 56. В упомянутом разъяснении был сделан вывод о необязательности ведения личных карточек работников. И это стало довольно неожиданным, поскольку ранее специалисты Гоструда называли личную карточку работника обязательным документом (см., например, консультацию Управления инспекционной деятельности в Запорожской области Юго-Восточного межрегионального управления Гоструда от 05.04.2023).
Поэтому мы рекомендовали не торопиться избавляться от формы № П-2, а дождаться разъяснений Минэкономики.
Что ж, разъяснения получены. И… Как и их коллеги из Гоструда, специалисты Минэкономики считают, что работодатель вправе сам решать, вести ему форму № П-2 или нет. Аргументы следующие:
1. Приказ Минстата от 27.10.95 № 277, который упоминается в п. 2.5 Инструкции № 58, утратил силу в части утверждения типовой формы № П-2.
2. Приказ № 495/656, которым определена действующая в настоящее время форма № П-2, не зарегистрирован в Минюсте. Кроме того, названный приказ не устанавливает прямой обязанности вести личные карточки работников по этой форме.
3. Порядок организации и ведения воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов, утвержденный постановлением КМУ от 30.12.2022 № 1487, не требует применять личные карточки работников. Воинский учет сейчас ведут в Списках персонального воинского учета.
Таким образом, Минэкономики практически слово в слово повторило аргументы Гоструда из разъяснения от 05.06.2024.
Вместе с тем, если вы решите руководствоваться комментируемым письмом и откажетесь от ведения личных карточек по форме № П-2, не уничтожайте / не выбрасывайте те карточки, которые велись ранее. Они должны храниться в течение 75 лет после увольнения работников (см. п. 499 Перечня типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других юридических лиц, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5). При ликвидации предприятий личные карточки работников следует сдавать в архивные учреждения как документы, связанные с обеспечением соцзащиты граждан (п. 36 Перечня № 430/5*).
Также позаботьтесь о выполнении предписаний ч. 12 ст. 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР. Этой нормой установлена обязанность работодателя вести учет использованных работниками отпусков. В настоящее время такая информация отражается только в личной карточке.
Что касается прочей информации из формы № П-2, то она дублируется, например, в личных листках по учету кадров и дополнениях к ним.
Не готовы к таким радикальным действиям и планируете продолжать вести личные карточки по форме № П-2? Тогда рекомендации по их заполнению вы найдете в статье «Движение кадров (ч. 1)» // «Налоги & бухучет», 2022, № 16.
