ВИСНОВОК ДОКУМЕНТА
Роботодавець має право визначити необхідність ведення кадрового обліку з використанням особової картки працівника за формою № П-2
Насамперед нагадаємо, що особова картка працівника типової форми № П-2, чинна на сьогодні, затверджена спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656 (далі — наказ № 495/656). З урахуванням того, хто її затвердив, розуміємо цілі, під які вона розроблялася. Це збирання відомостей, необхідних для статзвітності, а також ведення військового обліку.
Водночас згадку про форму № П-2 містить також п. 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58 (далі — Інструкція № 58).
Лист, що коментується, є відповіддю на наш запит до Мінекономіки про те, чи є порушенням трудового законодавства неведення / неналежне ведення типової форми № П-2, та про можливі штрафи за це.
Приводом для подання запиту стала поява роз’яснення Східного міжрегіонального управління Держпраці від 05.06.2024. Коментар до нього див. у «Податки & бухоблік», 2024, № 56. У згаданому роз’ясненні було зроблено висновок про необов’язковість ведення особових карток працівників. І це стало досить несподіваним, оскільки раніше спеціалісти Держпраці називали особову картку працівника обов’язковим документом (див., наприклад, консультацію Управління інспекційної діяльності у Запорізькій області Південно-Східного міжрегіонального управління Держпраці від 05.04.2023).
Тому ми рекомендували не поспішати позбавлятися форми № П-2, а дочекатися роз’яснень Мінекономіки.
Що ж, роз’яснення отримані. І… Як і їх колеги з Держпраці, фахівці Мінекономіки вважають, що роботодавець має право сам вирішувати, вести йому форму № П-2 чи ні. Аргументи такі:
1. Наказ Мінстату від 27.10.95 № 277, який згадується у п. 2.5 Інструкції № 58, втратив чинність у частині затвердження типової форми № П-2.
2. Наказ № 495/656, яким визначено чинну на сьогодні форму № П-2, не зареєстрований у Мін’юсті. Крім того, названий наказ не встановлює прямого обов’язку вести особові картки працівників за цією формою.
3. Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487, не вимагає застосовувати особові картки працівників. Військовий облік зараз ведуть у Списках персонального військового обліку.
Таким чином, Мінекономіки практично слово в слово повторило аргументи Держпраці з роз’яснення від 05.06.2024.
Водночас якщо ви вирішите керуватися листом, що коментується, та відмовитеся від ведення особових карток за формою № П-2, не знищуйте / не викидайте ті картки, які велися раніше. Вони повинні зберігатися протягом 75 років після звільнення працівників (див. п. 499 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5). У разі ліквідації підприємств особові картки працівників слід здавати до архівних установ як документи, пов’язані із забезпеченням соцзахисту громадян (п. 36 Переліку № 430/5*).
Також подбайте про виконання вимог ч. 12 ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР. Цією нормою встановлено обов’язок роботодавця вести облік використаних працівниками відпусток. Нині така інформація відображається лише в особовій картці.
Що стосується іншої інформації з форми № П-2, то вона дублюється, наприклад, в особових листках з обліку кадрів та доповненнях до них.
Не готові до таких радикальних дій і плануєте продовжувати вести особові картки за формою № П-2? Тоді рекомендації щодо їх заповнення ви знайдете у статті «Рух кадрів (ч. 1)» // «Податки & бухоблік», 2022, № 16.
