Работник заболел накануне командировки

Отменяем или переносим командировку

Итак, работнику в день отъезда в командировку открыт листок нетрудоспособности. Это означает, что он должен быть освобожден от работы. Привлекать работника во время болезни к выполнению им должностных обязанностей, в том числе путем направления в командировку, нельзя. Об этом в свое время говорилось в письмах Минфина от 20.01.2007 № 31-18030-07-10/854 и Минсоцполитики от 15.11.2013 № 656/18/99-13.

Значит, работодатель, узнав о болезни работника, должен издать приказ (распоряжение) об отмене командировки или ее переносе на другой период. Здесь выбор за работодателем. Возможно, он решит командировать другого работника. Или, если вопрос не срочный, подождать, пока выздоровеет заболевший работник, и направить в командировку его же позднее.

Основанием для издания приказа будет листок нетрудоспособности, который работодатель в общем случае увидит в электронном кабинете страхователя на веб-портале Пенсионного фонда.

Как могут выглядеть приказы об отмене и переносе командировки, см. в статье «Документальное оформление командировки» // «Налоги & бухучет», 2024, № 75.

Но приказ — это еще не все. Дальше следует разобраться с денежными средствами, выданными работнику в качестве аванса на командировку.

Возврат аванса

Если речь о переносе командировки, то аванс возвращать не нужно. Работник использует его на ту же командировку, на которую денежные средства были выданы, но позже.

А вот в случае когда командировка заболевшего работника была отменена, полученные в качестве аванса денежные средства должны быть возвращены на банковский счет или в кассу работодателя. В какие сроки это нужно сделать?

Единственным документом, в котором такой срок установлен, является Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59 (далее — Инструкция № 59). Она отводит на возврат не потраченной из-за отмены командировки суммы аванса 3 банковских дня со дня принятия решения об отмене поездки (см. п. 11 разд. II и п. 18 разд. III Инструкции № 59).

Конечно, требования этого документа для хозрасчетных предприятий носят исключительно рекомендательный характер. Однако в связи с тем, что другие нормативные акты (в том числе НКУ) не устанавливают сроков возврата средств в такой ситуации, налоговики настаивают на соблюдении срока, определенного в Инструкции № 59, всеми предприятиями (см. БЗ 103.17).

Более того, ранее налоговики требовали включать не возвращенный в 3-дневный срок со дня отмены командировки аванс в налогооблагаемый доход физлица (см. действовавшее до 07.11.2023 разъяснение из БЗ 109.19). Причем не факт, что на сегодняшний день они от этой идеи отказались.

Мы же считаем, что небюджетники могут исходить из либерального прочтения п.п. 170.9.3 НКУ в совокупности с п. 3 Порядка составления Отчета об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет, утвержденного приказом Минфина от 28.09.2015 № 841 (далее — Порядок № 841). То есть, чтобы не возникало налогооблагаемого дохода, средства, полученные на отмененную командировку, работник должен вернуть в кассу или на счет работодателя до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором состоялась ее отмена. Если вы с нами согласны, закрепите такую норму в Положении о служебных командировках или в приказе, отменяющем командировку. Подробнее об этом см. в статье «Отменили командировку? Верни аванс в 3-дневный срок, иначе — НДФЛ + ВС!» // «Налоги & бухучет», 2023, № 84 (ср. ).

Также учтите, что

Понятно, что если до отмены командировки работник еще не успел потратиться, то сумма, которую следует вернуть в кассу или на счет предприятия, должна соответствовать сумме ранее выданного аванса.

А что делать, если часть средств была потрачена? Об этом читайте далее.

Возмещаем расходы работника

Заболевший работник уже успел израсходовать часть аванса на приобретение транспортных билетов? Первое, что ему необходимо сделать при отмене/переносе командировки, — организовать их возврат.

Если билеты приобретались онлайн, проблем с этим обычно нет. Хуже в ситуации, когда работник покупал их в кассе транспортного предприятия. Учитывая недомогание в связи с болезнью, вероятно, сам работник вернуть билеты не сможет. И если помощник не найдется, билеты попросту пропадут.

Ну, предположим, так или иначе возврат билетов состоялся. Как правило, в таком случае компания-перевозчик удерживает штраф. То есть за билет вернут денег меньше, чем было уплачено. Возмещать ли работнику сумму такого штрафа?

На наш взгляд, работодатель имеет право на выплату необлагаемой компенсации расходов, понесенных работником в связи с возвратом билетов из-за отмены командировки. Естественно, при условии документального подтверждения этих расходов.

Основания для оптимизма дают п. 12 разд. II и п. 11 разд. III Инструкции № 59. Согласно этим нормам расходы, понесенные в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия, если на это были уважительные причины (в частности, решение об отмене командировки), и при наличии документов, подтверждающих стоимость таких расходов.

В то же время отметим, что в НКУ об упомянутых расходах работника не говорится. Поэтому есть риск того, что налоговики захотят включить эти суммы в налогооблагаемый доход физлица. В связи с этим лучше заранее заручиться ИНК. Шанс получить положительный вердикт есть (см., например, письмо ГНСУ от 23.11.2022 № 2033/ІПК/99-00-24-03-03-06).

А как быть, если работник билеты не вернул?

С одной стороны, в Инструкции № 59 есть абзац тринадцатый п. 12 разд. ІІ и абзац одиннадцатый п. 11 разд. ІІІ Инструкции № 59. Они говорят о том, что при наличии непредвиденных обстоятельств (в частности, отмены командировки) и невозможности по не зависящим от работника причинам вернуть билеты расходы, понесенные на оплату их стоимости, могут быть возмещены по решению руководителя (на основании подтвержденных сведений и при наличии подтверждающих документов).

Но, с другой стороны, в НКУ о возможности компенсировать такие расходы без налогообложения не говорится. Поэтому можно ожидать, что налоговики потребуют включить сумму возмещения в налогооблагаемый доход работника.

Кроме того, не понятно, какими документами подтвердить, что работник не мог вернуть билет по не зависящим от него причинам? Да и вообще как доказать, что, например, билет на автобус на самом деле не был возвращен работником или не перепродан им какому-то другому лицу?

В связи с этим, прежде чем компенсировать работнику стоимость несданных билетов без налогообложения, рекомендуем получить ИНК на свое имя.

Отчет работника

Если работник после отмены командировки возвращает всю сумму выданного ему аванса, то подавать какие-либо подтверждающие документы и/или составлять Отчет об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), не требуется. Разве что Положением о служебных командировках, действующим на предприятии, установлена обязанность работников подавать такой Отчет во всех без исключения случаях. Тогда руководствуйтесь своим Положением.

Но в нашей ситуации работник потратил часть аванса на приобретение транспортных билетов. То есть вернуть всю сумму выданных на командировку средств он не сможет. Значит,

А вот необходимость предоставления Отчета зависит, прежде всего, от формы расчетов.

Так, согласно п.п. 170.9.4 НКУ в случае применения подотчетным лицом корпоративных либо личных платежных инструментов (или их реквизитов) для проведения расчетов в безналичной форме и/или для получения наличности в пределах суммы суточных и при отсутствии налогооблагаемого дохода Отчет не составляется и не подается.

Из этого следует, что если расчеты за приобретение и возврат транспортных билетов осуществлялись в безналичной форме с использованием личной или корпоративной платежной карточки и у физлица не возникает налогооблагаемый доход, Отчет не подается. Естественно, при условии, что в Положении о служебных командировках не установлено требование о предоставлении Отчета во всех случаях.

Если же расчеты за билеты физлицо осуществляло наличными, Отчет должен быть предоставлен в обязательном порядке. Так же поступаем, если у работника возник налогооблагаемый доход.

В какой срок следует подать подтверждающие документы и/или Отчет?

Если речь о переносе командировки, то руководствуемся пп. 170.9.3 и 170.9.4 НКУ. То есть работник хозрасчетного предприятия в общем случае подает Отчет до окончания месяца, следующего за месяцем завершения перенесенной командировки. А если он осуществлял расчеты с использованием платежных инструментов (их реквизитов) и списание средств произошло после даты окончания командировки, то этот срок продлевается еще на месяц.

А вот для отмены командировки НКУ сроков подачи документов и/или Отчета не устанавливает. Не прописаны они и в Порядке № 841.

На наш взгляд, было бы логично отчитываться в сроки, установленные п.п. 170.9.3 НКУ (см. выше), но не с даты завершения, а с даты отмены командировки. Вместе с тем, учитывая позицию налоговиков в отношении срока возврата аванса, лучше с составлением Отчета и/или подачей подтверждающих документов не затягивать.