Працівник захворів напередодні відрядження

Скасовуємо або переносимо відрядження

Отже, працівнику в день від’їзду у відрядження відкрито листок непрацездатності. Це означає, що він має бути звільнений від роботи. Залучати працівника під час хвороби до виконання ним посадових обов’язків, у тому числі шляхом направлення у відрядження, не можна. Про це свого часу йшлося в листах Мінфіну від 20.01.2007 № 31-18030-07-10/854 та Мінсоцполітики від 15.11.2013 № 656/18/99-13.

Тож роботодавець, дізнавшись про хворобу працівника, повинен видати наказ (розпорядження) про відміну відрядження або його перенесення на інший період. Тут вибір за роботодавцем. Можливо, він вирішить відрядити іншого працівника. Або, якщо питання не термінове, почекати, поки одужає хворий працівник, і направити у відрядження його ж пізніше.

Підставою для видання наказу буде листок непрацездатності, який роботодавець у загальному випадку побачить в електронному кабінеті страхувальника на вебпорталі Пенсійного фонду.

Який вигляд можуть мати накази про відміну та перенесення відрядження, див. у статті «Документальне оформлення відрядження» // «Податки & бухоблік», 2024, № 75.

Але наказ — це ще не все. Далі слід розібратися з коштами, виданими працівнику як аванс на відрядження.

Повернення авансу

Якщо йдеться про перенесення відрядження, то аванс повертати не потрібно. Працівник використає його на те саме відрядження, на яке кошти були видані, але пізніше.

А от у разі коли відрядження працівника, що захворів, було скасовано, отримані як аванс кошти мають бути повернені на банківський рахунок або в касу роботодавця. У який строк це потрібно зробити?

Єдиним документом, у якому такий строк установлено, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59 (далі — Інструкція № 59). Вона відводить на повернення не витраченої через скасування відрядження суми авансу 3 банківських дні з дня ухвалення рішення про відміну поїздки (див. п. 11 розд. II та п. 18 розд. III Інструкції № 59).

Звісно, вимоги цього документа для госпрозрахункових підприємств мають виключно рекомендаційний характер. Однак у зв’язку з тим, що інші нормативні акти (у тому числі ПКУ) не встановлюють строків повернення коштів у такій ситуації, податківці наполягають на дотриманні строку, визначеного в Інструкції № 59, усіма підприємствами (див. БЗ 103.17).

Більше того, раніше податківці вимагали включати не повернутий у 3-денний строк з дня скасування відрядження аванс до оподатковуваного доходу фізособи (див. роз’яснення з БЗ 109.19, що діяло до 07.11.2023). Причому не факт, що сьогодні вони від цієї ідеї відмовилися.

Ми ж вважаємо, що небюджетники можуть виходити з ліберального прочитання п.п. 170.9.3 ПКУ в сукупності з п. 3 Порядку складання Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, затвердженого наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841 (далі — Порядок № 841). Тобто щоб не виникало оподатковуваного доходу, кошти, отримані на скасоване відрядження, працівник повинен повернути до каси або на рахунок роботодавця до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому відбулося його скасування. Якщо ви з нами згодні, закріпіть таку норму в Положенні про службові відрядження або в наказі, що скасовує відрядження. Докладніше про це див. у статті «Скасували відрядження? Поверни аванс у 3-денний строк, інакше — ПДФО + ВЗ!» // «Податки & бухоблік», 2023, № 84 (ср. ).

Також майте на увазі, що

Зрозуміло, якщо до скасування відрядження працівник ще не встиг витратитися, то сума, яку слід повернути до каси чи на рахунок підприємства, має відповідати сумі раніше виданого авансу.

А що робити, якщо частину коштів було витрачено? Про це читайте далі.

Відшкодовуємо витрати працівника

Працівник, що захворів, уже встиг витратити частину авансу на придбання транспортних квитків? Перше, що йому необхідно зробити у разі скасування / перенесення відрядження — організувати їх повернення.

Якщо квитки придбавалися онлайн, проблем із цим зазвичай немає. Гірше в ситуації, коли працівник купував їх у касі транспортного підприємства. З огляду на нездужання через хворобу, ймовірно, сам працівник повернути квитки не зможе. І якщо помічник не знайдеться, квитки просто пропадуть.

Ну, припустимо, так чи інакше повернення квитків відбулося. Як правило, у такому разі компанія-перевізник утримує штраф. Тобто за квиток повернуть грошей менше, ніж було сплачено. Чи відшкодовувати працівнику суму такого штрафу?

На наш погляд, роботодавець має право на виплату неоподатковуваної компенсації витрат, понесених працівником у зв’язку з поверненням квитків через скасування відрядження. Звісно, за умови документального підтвердження цих витрат.

Підстави для оптимізму дають п. 12 розд. II та п. 11 розд. III Інструкції № 59. Згідно з цими нормами витрати, понесені у зв’язку з поверненням відрядженим працівником квитка на поїзд, літак або інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства, якщо на це були поважні причини (зокрема, рішення про відміну відрядження), та за наявності документів, що підтверджують вартість таких витрат.

Водночас зазначимо, що в ПКУ про згадані витрати працівника не йдеться. Тому є ризик того, що податківці захочуть включити ці суми до оподатковуваного доходу фізособи. У зв’язку з цим краще заздалегідь заручитися ІПК. Шанс отримати позитивний вердикт є (див., наприклад, лист ДПСУ від 23.11.2022 № 2033/ІПК/99-00-24-03-03-06).

А як бути, якщо працівник квитки не повернув?

З одного боку, в Інструкції № 59 є абзац тринадцятий п. 12 розд. ІІ та абзац одинадцятий п. 11 розд. ІІІ Інструкції № 59. Вони говорять про те, що за наявності непередбачуваних обставин (зокрема, відміни відрядження) та неможливості з не залежних від працівника причин повернути квитки витрати, понесені на оплату їх вартості, можуть бути відшкодовані за рішенням керівника (на підставі підтверджених відомостей та за наявності підтвердних документів).

Але, з іншого боку, у ПКУ про можливість компенсувати такі витрати без оподаткування не йдеться. Тому можна очікувати, що податківці вимагатимуть включити суму відшкодування до оподатковуваного доходу працівника.

Крім того, не зрозуміло, якими документами підтвердити, що працівник не міг повернути квиток через не залежні від нього причини? Та й взагалі як довести, що, наприклад, квиток на автобус насправді не було повернуто працівником або не перепродано ним якійсь іншій особі?

У зв’язку з цим, перш ніж компенсувати працівнику вартість неповернутих квитків без оподаткування, рекомендуємо отримати ІПК на своє ім’я.

Звіт працівника

Якщо працівник після скасування відрядження повертає всю суму виданого йому авансу, то подавати якісь підтвердні документи та/або складати Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), не потрібно. Хіба що Положенням про службові відрядження, яке діє на підприємстві, встановлено обов’язок працівників подавати такий Звіт у всіх без винятку випадках. Тоді керуйтеся своїм Положенням.

Але у нашій ситуації працівник витратив частину авансу на придбання транспортних квитків. Тобто повернути всю суму виданих на відрядження коштів він не зможе. Отже,

А ось необхідність подання Звіту залежить насамперед від форми розрахунків.

Так, згідно з п.п. 170.9.4 ПКУ у разі застосування підзвітною особою корпоративних чи особистих платіжних інструментів (або їх реквізитів) для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових і за відсутності оподатковуваного доходу Звіт не складається та не подається.

З цього випливає, що якщо розрахунки за придбання та повернення транспортних квитків здійснювалися у безготівковій формі з використанням особистої чи корпоративної платіжної картки і у фізособи не виникає оподатковуваний дохід, Звіт не подається. Звісно, за умови, що у Положенні про службові відрядження не встановлено вимоги про подання Звіту у всіх випадках.

Якщо ж розрахунки за квитки фізособа здійснювала готівкою, Звіт має бути подано в обов’язковому порядку. Так само вчиняємо, якщо у працівника виник оподатковуваний дохід.

У який строк слід подати підтвердні документи та/або Звіт?

Якщо йдеться про перенесення відрядження, то керуємося пп. 170.9.3 та 170.9.4 ПКУ. Тобто працівник госпрозрахункового підприємства у загальному випадку подає Звіт до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення перенесеного відрядження. А якщо він здійснював розрахунки з використанням платіжних інструментів (їх реквізитів) і списання коштів відбулося після дати закінчення відрядження, цей строк продовжується ще на місяць.

А от для скасування відрядження ПКУ строків подання документів та/або Звіту не встановлює. Не прописані вони й у Порядку № 841.

На наш погляд, було б логічно звітувати у строки, встановлені п.п. 170.9.3 ПКУ (див. вище), але не з дати завершення, а з дати скасування відрядження. Водночас, враховуючи позицію податківців щодо строку повернення авансу, краще зі складанням Звіту та/або поданням підтвердних документів не затягувати.