На работу (с работы) на такси

Компенсация расходов на такси

Осуществлять компенсацию работникам расходов на проезд трудовое законодательство обязывает:

— при служебных командировках (ст. 121 КЗоТ);

— в связи с переводом, приемом или направлением на работу в другую местность (ст. 120 КЗоТ);

— работникам, обучающимся в вузах с вечерней и заочной формами обучения, — один раз в год в размере 50 % стоимости проезда к месту нахождения заведения высшего образования и назад (ст. 219 КЗоТ).

А вот компенсация проезда работника на такси к месту работы и обратно КЗоТ не предусмотрена. Однако

Такой дополнительной льготой может быть возмещение работодателем стоимости проезда работников от дома на работу и обратно на такси. Как это оформить?

Оформление. Налоговики предлагают закрепить обязанность работодателя осуществлять компенсацию расходов на такси в коллективном договоре, например в разделе «Социальные льготы и гарантии» (см. письмо ГУ ГНС в г. Киеве от 26.02.2021 № 719/ІПК/26-15-04-09-11). Однако, на наш взгляд, это может быть и раздел «Оплата труда».

Также предусмотреть возмещение расходов на такси можно в:

— трудовых договорах с работниками, которые будут пользоваться такой льготой;

— другом внутреннем документе работодателя, например в Положении о социальном пакете или приказе о пользовании услугами такси.

При этом в документе, предусматривающем возмещение расходов на такси, рекомендуем указать:

— с какой целью осуществляется такое возмещение и на кого оно распространяется;

— услугами какого перевозчика (службы такси) могут пользоваться работники;

— класс перевозки (эконом, комфорт и т. п.);

— время осуществления перевозок (график или временные рамки);

— маршрут (маршруты) перевозки;

— какими документами будет подтверждаться факт перевозки и соответствующие расходы и т. п.

Чтобы получить от работодателя сумму возмещения, работник должен подать соответствующее заявление с указанием суммы компенсации. К такому заявлению могут быть приложены подтверждающие документы.

На основании заявления работодатель принимает решение о компенсации и издает приказ о возмещении работнику расходов на проезд.

НДФЛ и ВС. Доход работника в виде возмещения его расходов на такси может классифицироваться как зарплата, дополнительное благо или прочий доход. Почему так? Сейчас поясним.

Для целей налогообложения при определении перечня выплат, входящих в состав зарплаты, традиционно применяют Инструкцию по статистике заработной платы, утвержденную приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5 (далее — Инструкция № 5), в части, не противоречащей НКУ. В свою очередь,

Значит, возмещение расходов на такси — зарплата? Не торопитесь с выводами.

Обычно налоговики признают зарплатой только выплаты, указанные как составляющие фонда оплаты труда в коллективном договоре предприятия (другом нормативном акте работодателя, в котором прописаны составляющие оплаты труда работников) и/или в трудовых договорах, заключенных с работниками. Об этом говорилось еще в письме Миндоходов от 06.08.2013 № 9531/5/99-99-17-03-03-16 (ср. ).

В противном случае налоговики классифицируют такой доход как дополнительное благо (см. БЗ 103.02). И действительно, в налогооблагаемый доход включается допблаго в виде суммы денежного возмещения каких-либо расходов налогоплательщика, кроме тех, которые обязательно возмещаются согласно закону за счет бюджета или освобождаются от налогообложения на основании разд. IV НКУ (п.п. «г» п.п. 164.2.17 этого Кодекса).

Вместе с тем заметим, что налоговики в упомянутой выше консультации из подкатегории 103.02 БЗ ссылаются на п.п. «а» п.п. 164.2.17 НКУ. Напомним: согласно этой норме к допблагу относится доход в виде стоимости использования жилья, других объектов материального или нематериального имущества, принадлежащих работодателю, предоставленных плательщику налога в бесплатное пользование, или компенсации стоимости такого использования. Исключение — случаи, когда такое предоставление обусловлено выполнением плательщиком налога трудовой функции в соответствии с трудовым договором (контрактом) или предусмотрено нормами коллективного договора либо в соответствии с законом в установленных ими пределах. Кроме того, не считаются дополнительным благом доходы, полученные в форме и размерах, подлежащих включению работодателем в себестоимость реализованных товаров, выполненных работ, предоставленных услуг (абзац второй п.п. «б» п.п. 164.2.17 НКУ).

Казалось бы, подведи компенсацию стоимости такси под перечисленные исключения, и доходы можно не облагать. Не тут-то было!

По мнению налоговиков (см. письмо ГНСУ от 25.01.2022 № 145/ІПК/99-00-04-03-03-06), нормы п.п. 164.2.17 НКУ не говорят о необложении перечисленных доходов, а указывают лишь на то, что такие доходы не являются дополнительным благом. Поэтому их нужно облагать как прочие доходы согласно п.п. 164.2.20 НКУ.

Таким образом,

То есть из суммы компенсации придется удержать НДФЛ и ВС. Для НДФЛ ставка стандартная — 18 %. А вот в отношении ВС произошли изменения. Так, с 1 декабря 2024 года* ставка сбора была повышена и теперь составляет 5 %.

* Дата вступления в силу Закона Украины «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины и другие законы Украины относительно обеспечения сбалансированности бюджетных поступлений в период действия военного положения» от 10.10.2024 № 4015-ІХ.

Что касается классификации дохода, то это имеет значение для отражения начисленных/выплаченных сумм в 4ДФ. Так, зарплату отражаем с признаком «101», допблаго — с признаком «126», а прочий доход — с признаком «127».

ЕСВ. Суммы заработной платы, включающие основную, дополнительную заработную плату, прочие поощрительные и компенсационные выплаты, являются базой начисления ЕСВ. При этом для определения перечня доходов, которые относятся к заработной плате, используется Инструкция № 5 (см. п.п. 2 п. 2 разд. IV Инструкции о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденной приказом Минфина от 20.04.2015 № 449).

Как мы указали выше, возмещение работникам стоимости проезда включается в фонд оплаты труда (см. п.п. 2.3.4 Инструкции № 5). Из этого следует, что на сумму компенсации работникам расходов на такси придется начислить ЕСВ.

Заключаем договор с перевозчиком

Оформление. Прежде всего, обязанность работодателя доставлять работников на работу (с работы) на такси следует закрепить во внутреннем документе работодателя. Это могут быть коллективный или трудовой договор, Положение либо приказ о пользовании работниками услугами такси (см. выше).

Далее предприятие заключает договор с перевозчиком (службой такси, ФЛП). Такой договор может быть оформлен:

— отдельно на каждую поездку с определением времени и места посадки пассажира (группы пассажиров), места и ориентировочного времени прибытия, а также общего размера оплаты услуги;

— на установленный срок обслуживания с определением перечня обязанностей перевозчика и вида оплаты (посуточная, почасовая и/или покилометровая).

Для подтверждения расходов предприятия-заказчика с перевозчиком подписывается акт приемки-передачи предоставленных услуг. Чтобы такой акт составить, понадобится идентифицировать лиц, которые пользовались услугами такси. Также необходимы сведения о маршруте (времени, расстоянии), по которому осуществлялись перевозки.

На практике может применяться, например, такая схема. Перечень лиц, имеющих право воспользоваться услугами такси, фиксируют в приказе по предприятию. Этот перечень передают перевозчику, с которым заключен договор.

При необходимости работник вызывает такси по номеру, предоставленному перевозчиком. Водитель перед поездкой должен удостовериться, что пассажир входит в перечень лиц, которые имеют право воспользоваться услугами такси. После поездки водитель заполняет транспортную карточку в 2 экземплярах, в которой указывает личность пассажира, маршрут, дату поездки, стоимость услуги и номер автомобиля. Один экземпляр карточки остается у водителя, второй — у пассажира. Карточки передаются в бухгалтерии предприятия-заказчика и перевозчика.

В конце месяца перевозчик составляет отчет о перевозках, проводится сверка между предприятием-заказчиком и перевозчиком. При условии соответствия данных отчета и транспортных карточек подписывается акт приемки-передачи предоставленных услуг.

Безусловно, могут использоваться и другие схемы фиксации сведений об осуществленных перевозках. Например, для заранее оговоренных в договоре поездок работнику выдаются талоны, которые будут предоставляться водителю транспортного средства и подтверждать право работника на пользование услугами такси по определенному маршруту. Далее эти талоны водитель передаст в свою бухгалтерию. На их основании перевозчик составит акт приемки-передачи предоставленных услуг, который впоследствии подпишет с заказчиком.

Что касается оплаты услуг такси, то обычно она осуществляется путем перечисления денежных средств непосредственно с банковского счета предприятия-заказчика на счет перевозчика. Это может быть как аванс, так и постоплата по результатам осуществленных поездок за определенный период. Также возможен расчет за каждую поездку с применением работниками корпоративных платежных карточек (об этом поговорим позднее).

НДФЛ и ВС. Стоимость услуг по перевозке работников к месту работы и обратно за счет работодателя налоговики признают дополнительным благом (см. письмо ГНСУ от 17.10.2023 № 3612/ІПК/99-00-24-03-03-06) или прочим доходом (см. письмо ГНСУ от 29.03.2021 № 1236/ІПК/99-00-04-03-03-06).

Но в любом случае такой доход является налогооблагаемым. Поскольку его предоставляют в неденежной форме, базу налогообложения для НДФЛ определяют с учетом натурального коэффициента, установленного п. 164.5 НКУ. При ставке налога 18 % такой коэффициент равен 1,219512.

А вот ВС рассчитывают от «чистой» стоимости неденежной выплаты (см. БЗ 126.05).

ЕСВ. В отличие от суммы возмещения стоимости проезда, стоимость услуг по перевозке работников к месту работы и обратно в составе фонда оплаты труда Инструкция № 5 не упоминает. Вместе с тем в п. 7 разд. II Перечня № 1170* среди выплат в неденежной форме, на которые не начисляется ЕСВ, мы находим расходы на перевозку работников к месту работы как собственным, так и арендованным транспортом (кроме оплаты труда водителей).

* Перечень видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением КМУ от 22.12.2010 № 1170.

Именно на эту норму ссылались налоговики в письме ГНСУ от 14.08.2023 № 2444/ІПК/99-00-24-03-03-06 в качестве обоснования неначисления ЕСВ при предоставлении работникам права пользоваться такси для поездок из дома на работу и обратно на основании заключенного договора о предоставлении услуг на перевозку.

Но здесь нужно заметить, что перевозка (гл. 64 ГКУ) и аренда (гл. 58 ГКУ) — это совсем не одно и то же. Поэтому использовать ИНК, предоставленную другому налогоплательщику, не рекомендуем. Тем более, что налоговики, похоже, устоявшейся позиции по этому поводу не имеют.

Так, в письме ГНСУ от 17.10.2023 № 3612/ІПК/99-00-24-03-03-06 они утверждали, что стоимость услуг по перевозке работников к месту работы и обратно является базой начисления ЕСВ. А в письме ГНСУ от 25.01.2022 № 145/ІПК/99-00-04-03-03-06 было высказано и вовсе экзотическое мнение. В нем налоговики настаивали, что ЕСВ не начисляется только на стоимость перевозки работников к месту работы. А вот стоимость перевозки в обратном направлении (с места работы) как собственным, так и арендованным транспортом является базой начисления ЕСВ.

В связи с этим, прежде чем принять решение о начислении/неначислении ЕСВ на стоимость услуг такси, рекомендуем получить ИНК на свое имя. Тем более что такую выплату легко можно подвести под безразмерный п.п. 2.3.4 Инструкции № 5 как прочие выплаты, имеющие индивидуальный характер. Они входят в фонд оплаты труда, а значит, являются базой начисления ЕСВ.

Оплата такси корпоративной карточкой

Оплатить услуги такси с применением корпоративной платежной карточки (далее — КПК) или ее реквизитов работник может как в случае заключения предприятием договора с определенным перевозчиком, так и при разовой поездке на работу (с работы) на такси посторонней компании. О каких нюансах следует помнить в этой ситуации?

Прежде всего, такая возможность должна быть предусмотрена внутренними документами предприятия-работодателя (коллективным или трудовым договором, Положением либо приказом о пользовании работниками услугами такси).

Также учтите, что

А значит, за них следует отчитаться.

В данном случае расчеты осуществляются в безналичной форме. Если при выполнении отдельных гражданско-правовых действий налогоплательщик применял КПК или ее реквизиты для проведения расчетов в безналичной форме, то Отчет об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет, не предоставляется. Но только в том случае, когда отсутствует налогооблагаемый доход (п.п. 170.9.4 НКУ).

Вместе с тем, как мы выяснили выше, стоимость услуг такси при поездках на работу / с работы, оплаченная за счет средств работодателя, включается в налогооблагаемый доход работника. А значит, подать Отчет по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 № 841, необходимо. По общему правилу сделать это следует до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором работник совершил поездку (п.п. 170.9.3 НКУ).

К Отчету прилагаем подтверждающие документы. О том, какими они могут быть, см. в статье «Подотчетные документы» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65.

Базу обложения НДФЛ определяем с учетом натурального коэффициента, предусмотренного п. 164.5 НКУ. При ставке налога 18 % он составляет 1,219512.

Что касается ВС, то его определяем от «чистой» суммы дохода, т. е. без коэффициента.

ЕСВ, на наш взгляд, начислить также придется. Стоимость услуг такси за счет средств предприятия можно включить в фонд оплаты труда на основании п.п. 2.3.4 Инструкции № 5 как выплаты, имеющие индивидуальный характер, или как возмещение работникам стоимости проезда. И только если со службой такси был заключен договор перевозки, есть вероятность того, что налоговики согласятся с отсутствием базы начисления ЕСВ на основании п. 7 разд. II Перечня № 1170 (см. выше). Но без соответствующей ИНК здесь не обойтись.

Неперсонифицированные поездки

Обычно поездки работников на такси являются персонифицированными. Но некоторые предприятия пытаются избежать персонификации с целью необложения доходов работников.

Например, автомобиль перевозчика (это может быть микроавтобус) курсирует по заранее оговоренному маршруту, забирая работников предприятия в определенных пунктах сбора. Оплата осуществляется за 1 км пробега, независимо от количества работников, которые воспользовались услугой. При этом отдельные работники могут болеть, находиться в отпуске или добираться на работу в конкретный день другим транспортом. То есть персонифицировать доход и определить его сумму по каждому работнику не представляется возможным.

Сразу скажем, что налоговики будут не в восторге от такой схемы. Обычно они игнорируют условие о невозможности персонификации и настаивают на обложении доходов работников (см. письма ГНСУ от 19.08.2021 № 3087/ІПК/99-00-04-03-03-06 и от 17.10.2023 № 3612/ІПК/99-00-24-03-03-06).

А если все-таки не персонифицировать? В такой ситуации налоговики могут проявить креативный подход и, например, утверждать, что получателем доходов является лицо, подписавшее акт приемки-передачи предоставленных услуг, или директор предприятия. Тогда единственным выходом является обращение в суд.

Как правило, суды против налогообложения неперсонифицированных доходов. Например, в постановлении Восьмого апелляционного админсуда от 16.12.2019 по делу № 260/792/19 указывалось, что определяющим признаком дохода физлица как объекта и базы обложения НДФЛ, в том числе в виде допблага, является прирост показателей финансового и/или имущественного состояния плательщика налога. Допблаго должно быть персонифицировано и создавать определенные выгоды для конкретного физлица. В случае когда расходы на перевозку работников не имеют индивидуального характера и не распределяются между работниками, стоимость перевозки не является объектом обложения НДФЛ.

Аналогичный вывод сделан в постановлении Пятого апелляционного админсуда от 25.01.2022 по делу № 540/356/19. Кроме того, в нем указывалось, что

Вместе с тем не всегда судебные решения в пользу плательщиков. В схожей ситуации при отсутствии персонификации доходов Одесский окружной админсуд (см. решение от 15.10.2020 по делу № 420/3745/20) согласился с включением стоимости продуктов при организации питания по системе «шведский стол» в личный доход руководителя предприятия. Этот спор неоднократно доходил до Верховного Суда и направлялся на повторное рассмотрение. На сегодня имеем постановление Пятого апелляционного админсуда от 07.02.2024 по делу № 420/3745/20, где суд не на стороне работодателя.

В связи с этим, если вы собираетесь предоставлять работникам возможность добираться на работу / с работы без персонификации, заранее получите ИНК о порядке налогообложения их доходов. Если ответ вас не устроит, рекомендуем обжаловать такую ИНК в суде. При положительном решении вопроса налоговики будут обязаны выдать новую ИНК с учетом выводов суда (см. п. 53.2 НКУ).

В частности, на основании решения Харьковского окружного админсуда от 29.11.2021 по делу № 520/19923/21 налоговики были вынуждены признать отсутствие налогооблагаемого дохода и базы начисления ЕСВ при неперсонифицированных перевозках работников (см. письмо ГНСУ от 17.01.2024 № 271/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК). Так что шанс добиться справедливости есть.