На роботу (з роботи) на таксі

Компенсація витрат на таксі

Здійснювати компенсацію працівникам витрат на проїзд трудове законодавство зобов’язує:

— у разі службових відряджень (ст. 121 КЗпП);

— у зв’язку з переведенням, прийняттям або направленням на роботу в іншу місцевість (ст. 120 КЗпП);

— працівникам, які навчаються у вишах із вечірньою та заочною формами навчання, — один раз на рік у розмірі 50 % вартості проїзду до місцезнаходження закладу вищої освіти та назад (ст. 219 КЗпП).

А от компенсації проїзду працівника на таксі до місця роботи і назад КЗпП не передбачено. Проте

Такою додатковою пільгою може бути відшкодування роботодавцем вартості проїзду працівників від дому на роботу та назад на таксі. Як це оформити?

Оформлення. Податківці пропонують закріпити обов’язок роботодавця здійснювати компенсацію витрат на таксі у колективному договорі, наприклад у розділі «Соціальні пільги та гарантії» (див. лист ГУ ДПС у м. Києві від 26.02.2021 № 719/ІПК/26-15-04-09-11). Проте, на нашу думку, це може бути й розділ «Оплата праці».

Також передбачити відшкодування витрат на таксі можна у:

— трудових договорах з працівниками, які користуватимуться такою пільгою;

— іншому внутрішньому документі роботодавця, наприклад у Положенні про соціальний пакет або наказі про користування послугами таксі.

При цьому в документі, що передбачає відшкодування витрат на таксі, рекомендуємо зазначити:

з якою метою здійснюється таке відшкодування і на кого воно поширюється;

— послугами якого перевізника (служби таксі) можуть користуватися працівники;

— клас перевезення (економ, комфорт тощо);

— час здійснення перевезень (графік або часові рамки);

— маршрут (маршрути) перевезення;

— якими документами підтверджуватиметься факт перевезення та відповідні витрати тощо.

Щоб отримати від роботодавця суму відшкодування, працівник має подати відповідну заяву із зазначенням суми компенсації. До такої заяви можуть бути додані підтвердні документи.

На підставі заяви роботодавець приймає рішення про компенсацію та видає наказ про відшкодування працівнику витрат на проїзд.

ПДФО та ВЗ. Дохід працівника у вигляді відшкодування його витрат за таксі може класифікуватися як зарплата, додаткове благо чи інший дохід. Чому так? Зараз пояснимо.

Для цілей оподаткування при визначенні переліку виплат, що входять до складу зарплати, традиційно застосовують Інструкцію зі статистики заробітної плати, затверджену наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5 (далі — Інструкція № 5), у частині, що не суперечить ПКУ. У свою чергу,

Виходить, відшкодування витрат на таксі — зарплата? Не поспішайте з висновками.

Зазвичай податківці визнають зарплатою лише виплати, зазначені як складові фонду оплати праці у колективному договорі підприємства (іншому нормативному акті роботодавця, у якому прописані складові оплати праці працівників) та/або у трудових договорах, укладених із працівниками. Про це йшлося ще у листі Міндоходів від 06.08.2013 № 9531/5/99-99-17-03-03-16 (ср. ).

В іншому випадку податківці класифікують такий дохід як додаткове благо (див. БЗ 103.02). І дійсно, до оподатковуваного доходу включається додаткове благо у вигляді суми грошового відшкодування будь-яких витрат платника податків, крім тих, які обов’язково відшкодовуються згідно із законом за рахунок бюджету або звільняються від оподаткування на підставі розд. IV ПКУ (п.п. «г» п.п. 164.2.17 цього Кодексу).

Водночас зауважимо, що податківці у згаданій вище консультації із підкатегорії 103.02 БЗ посилаються на п.п. «а» п.п. 164.2.17 ПКУ. Нагадаємо: відповідно до цієї норми додатковим благом є дохід у вигляді вартості використання житла, інших об’єктів матеріального або нематеріального майна, що належать роботодавцю, наданих платнику податку в безоплатне користування, або компенсації вартості такого використання. Виняток — випадки, коли таке надання зумовлено виконанням платником податку трудової функції відповідно до трудового договору (контракту) чи передбачено нормами колективного договору або відповідно до закону в установлених ними межах. Крім того, не вважаються додатковим благом доходи, одержані у формі та розмірах, що підлягають включенню роботодавцем до собівартості реалізованих товарів, виконаних робіт, наданих послуг (абзац другий п.п. «б» п.п. 164.2.17 ПКУ).

Здавалося б, підведи компенсацію вартості таксі під перелічені винятки, і доходи можна не оподатковувати. Де там!

На думку податківців (див. лист ДПСУ від 25.01.2022 № 145/ІПК/99-00-04-03-03-06), норми п.п. 164.2.17 ПКУ не говорять про неоподаткування перерахованих доходів, а вказують лише на те, що такі доходи не є додатковим благом. Тому їх потрібно оподатковувати як інші доходи згідно з п.п. 164.2.20 ПКУ.

Таким чином,

Тобто із суми компенсації доведеться утримати ПДФО та ВЗ. Для ПДФО ставка стандартна — 18 %. А от щодо ВЗ відбулися зміни. Так, з 1 грудня 2024 року* ставка збору була підвищена і тепер становить 5 %.

* Дата набрання чинності Законом України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законів України щодо забезпечення збалансованості бюджетних надходжень у період дії воєнного стану» від 10.10.2024 № 4015-ІХ.

Щодо класифікації доходу, то це має значення для відображення нарахованих / виплачених сум у 4ДФ. Так, зарплату відображаємо з ознакою «101», додаткове благо — з ознакою «126», а інший дохід — з ознакою «127».

ЄСВ. Суми заробітної плати, що включають основну, додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, є базою нарахування ЄСВ. При цьому для визначення переліку доходів, що належать до заробітної плати, використовується Інструкція № 5 (див. п.п. 2 п. 2 розд. IV Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04 .2015 № 449).

Як ми зазначили вище, відшкодування працівникам вартості проїзду належить до фонду оплати праці (див. п.п. 2.3.4 Інструкції № 5). З цього випливає, що на суму компенсації працівникам витрат на таксі доведеться нарахувати ЄСВ.

Укладаємо договір з перевізником

Оформлення. Насамперед обов’язок роботодавця доставляти працівників на роботу (з роботи) на таксі слід закріпити у внутрішньому документі роботодавця. Це можуть бути колективний або трудовий договір, Положення або наказ про користування працівниками послугами таксі (див. вище).

Далі підприємство укладає договір із перевізником (службою таксі, ФОП). Такий договір може бути оформлений:

— окремо на кожну поїздку з визначенням часу та місця посадки пасажира (групи пасажирів), місця та орієнтовного часу прибуття, а також загального розміру оплати послуги;

— на встановлений строк обслуговування з визначенням переліку обов’язків перевізника та виду оплати (подобова, погодинна та/або покілометрова).

На підтвердження витрат підприємства-замовника з перевізником підписується акт приймання-передачі наданих послуг. Щоб такий акт скласти, знадобиться ідентифікувати осіб, які користувалися послугами таксі. Також необхідні відомості про маршрут (час, відстань), яким здійснювалися перевезення.

На практиці може застосовуватися, наприклад, така схема. Перелік осіб, які мають право скористатися послугами таксі, фіксують у наказі по підприємству. Цей перелік передають перевізнику, з яким укладено договір.

За потреби працівник викликає таксі за номером, наданим перевізником. Водій перед поїздкою повинен упевнитися, що пасажир входить до переліку осіб, які мають право скористатися послугами таксі. Після поїздки водій заповнює транспортну картку у 2 примірниках, в якій зазначає особу пасажира, маршрут, дату поїздки, вартість послуги та номер автомобіля. Один примірник картки залишається у водія, другий — у пасажира. Картки передаються до бухгалтерій підприємства-замовника та перевізника.

Наприкінці місяця перевізник складає звіт про перевезення, проводиться звіряння між підприємством-замовником та перевізником. За умови відповідності даних звіту та транспортних карток підписується акт приймання-передачі наданих послуг.

Безумовно, можуть використовуватися й інші схеми фіксації відомостей про здійснені перевезення. Наприклад, для заздалегідь обумовлених у договорі поїздок працівнику видаються талони, які будуть надаватися водію транспортного засобу та підтверджувати право працівника на користування послугами таксі за певним маршрутом. Далі ці талони водій передасть до своєї бухгалтерії. На їх підставі перевізник складе акт приймання-передачі наданих послуг, який згодом підпише із замовником.

Що стосується оплати послуг таксі, то зазвичай вона здійснюється шляхом перерахування коштів безпосередньо з банківського рахунку підприємства-замовника на рахунок перевізника. Це може бути як аванс, так і післяплата за результатами здійснених поїздок за певний період. Також можливий розрахунок за кожну поїздку із застосуванням працівниками корпоративних платіжних карток (про це поговоримо пізніше).

ПДФО та ВЗ. Вартість послуг з перевезення працівників до місця роботи та назад за рахунок роботодавця податківці визнають додатковим благом (див. лист ДПСУ від 17.10.2023 № 3612/ІПК/99-00-24-03-03-06) або іншим доходом (див. лист ДПСУ від 29.03.2021 № 1236/ІПК/99-00-04-03-03-06).

Але в будь-якому разі такий дохід є оподатковуваним. Оскільки його надають у негрошової формі, базу оподаткування для ПДФО визначають з урахуванням натурального коефіцієнта, встановленого п. 164.5 ПКУ. При ставці податку 18 % такий коефіцієнт дорівнює 1,219512.

А ось ВЗ розраховують від «чистої» вартості негрошової виплати (див. БЗ 126.05).

ЄСВ. На відміну від суми відшкодування вартості проїзду, вартість послуг із перевезення працівників до місця роботи та назад у складі фонду оплати праці Інструкція № 5 не згадує. Водночас у п. 7 розд. II Переліку № 1170* серед виплат у негрошової формі, на які не нараховується ЄСВ, ми знаходимо витрати на перевезення працівників до місця роботи як власним, так і орендованим транспортом (крім оплати праці водіїв).

* Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170.

Саме на цю норму посилалися податківці у листі ДПСУ від 14.08.2023 № 2444/ІПК/99-00-24-03-03-06 як обґрунтування ненарахування ЄСВ при наданні працівникам права користуватися таксі для поїздок з дому на роботу та назад на підставі укладеного договору про надання послуг на перевезення.

Але тут слід зазначити, що перевезення (гл. 64 ЦКУ) та оренда (гл. 58 ЦКУ) — це зовсім не те саме. Тому використовувати ІПК, надану іншому платнику податків, не рекомендуємо. Тим більше, що податківці, схоже, усталеної позиції з цього приводу не мають.

Так, у листі ДПСУ від 17.10.2023 № 3612/ІПК/99-00-24-03-03-06 вони стверджували, що вартість послуг із перевезення працівників до місця роботи та назад є базою нарахування ЄСВ. А в листі ДПСУ від 25.01.2022 № 145/ІПК/99-00-04-03-03-06 було висловлено й зовсім екзотичну думку. У ньому податківці наполягали, що ЄСВ не нараховується лише на вартість перевезення працівників до місця роботи. А ось вартість перевезення у зворотному напрямку (з місця роботи) як власним, так і орендованим транспортом є базою нарахування ЄСВ.

У зв’язку з цим, перш ніж ухвалити рішення про нарахування / ненарахування ЄСВ на вартість послуг таксі, рекомендуємо отримати ІПК на своє ім’я. Тим більше, що таку виплату легко можна підвести під безрозмірний п.п. 2.3.4 Інструкції № 5 як інші виплати, що мають індивідуальний характер. Вони належать до фонду оплати праці, отже, є базою нарахування ЄСВ.

Оплата таксі корпоративною карткою

Сплатити послуги таксі із застосуванням корпоративної платіжної картки (далі — КПК) або її реквізитів працівник може як у разі укладення підприємством договору з певним перевізником, так і за разової поїздки на роботу (з роботи) на таксі сторонньої компанії. Про які нюанси слід пам’ятати у цій ситуації?

Насамперед така можливість має бути передбачена внутрішніми документами підприємства-роботодавця (колективним чи трудовим договором, Положенням або наказом про користування працівниками послугами таксі).

Також зауважте, що

Отже, за них слід відзвітувати.

У цьому разі розрахунки здійснюються у безготівковій формі. Якщо під час виконання окремих цивільно-правових дій платник податків застосовував КПК чи її реквізити для розрахунків у безготівковій формі, то Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не подається. Але лише у тому випадку, коли відсутній оподатковуваний дохід (п.п. 170.9.4 ПКУ).

Разом з тим, як ми з’ясували вище, вартість послуг таксі при поїздках на роботу / з роботи, сплачена за рахунок коштів роботодавця, включається до оподатковуваного доходу працівника. Отже, подати Звіт за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841, необхідно. За загальним правилом зробити це слід до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник здійснив поїздку (п.п. 170.9.3 ПКУ).

До Звіту додаємо підтвердні документи. Про те, якими вони можуть бути, див. у статті «Підзвітні документи» // «Податки & бухоблік», 2023, № 65.

Базу оподаткування ПДФО визначаємо з урахуванням натурального коефіцієнта, передбаченого п. 164.5 ПКУ. За ставки податку 18 % він становить 1,219512.

Що стосується ВЗ, то його визначаємо від «чистої» суми доходу, тобто без коефіцієнта.

ЄСВ, на наш погляд, нарахувати також доведеться. Вартість послуг таксі за рахунок коштів підприємства можна включити до фонду оплати праці на підставі п.п. 2.3.4 Інструкції № 5 як виплати, що мають індивідуальний характер, або як відшкодування працівникам вартості проїзду. І лише якщо зі службою таксі було укладено договір перевезення, є ймовірність того, що податківці погодяться з відсутністю бази нарахування ЄСВ на підставі п. 7 розд. II Переліку № 1170 (див. вище). Але без відповідної ІПК тут не обійтися.

Неперсоніфіковані поїздки

Зазвичай поїздки працівників на таксі є персоніфікованими. Але деякі підприємства намагаються уникнути персоніфікації з метою неоподаткування доходів працівників.

Наприклад, автомобіль перевізника (це може бути мікроавтобус) курсує заздалегідь обумовленим маршрутом, забираючи працівників підприємства у певних пунктах збору. Оплата здійснюється за 1 км пробігу, незалежно від кількості працівників, які скористалися послугою. При цьому окремі працівники можуть хворіти, перебувати у відпустці чи добиратися на роботу у конкретний день іншим транспортом. Тобто персоніфікувати дохід і визначити його суму щодо кожного працівника неможливо.

Відразу скажемо, що податківці будуть не в захваті від такої схеми. Зазвичай вони ігнорують умову про неможливість персоніфікації та наполягають на оподаткуванні доходів працівників (див. листи ДПСУ від 19.08.2021 № 3087/ІПК/99-00-04-03-03-06 та від 17.10.2023 № 3612/ІПК/99-00-24-03-03-06)

А якщо все-таки не персоніфікувати? У такій ситуації податківці можуть проявити креативних підхід та, наприклад, стверджувати, що одержувачем доходів є особа, яка підписала акт приймання-передачі наданих послуг, або директор підприємства. Тоді єдиним виходом є звернення до суду.

Як правило, суди проти оподаткування неперсоніфікованих доходів. Наприклад, у постанові Восьмого апеляційного адмінсуду від 16.12.2019 у справі № 260/792/19 зазначалося, що визначальною ознакою доходу фізособи як об’єкта та бази оподаткування ПДФО, у тому числі у вигляді додаткового блага, є приріст показників фінансового та/або майнового стану платника податку. Додаткове благо має бути персоніфіковано та створювати певні вигоди для конкретної фізособи. У разі коли витрати на перевезення працівників не мають індивідуального характеру та не розподіляються між працівниками, вартість перевезення не є об’єктом оподаткування ПДФО.

Аналогічний висновок зроблено в постанові П’ятого апеляційного адмінсуду від 25.01.2022 у справі № 540/356/19. Крім того, у ній зазначалося, що

Водночас не завжди судові рішення на користь платників. У схожій ситуації за відсутності персоніфікації доходів Одеський окружний адмінсуд (див. рішення від 15.10.2020 у справі № 420/3745/20) погодився з включенням вартості продуктів при організації харчування за системою «шведський стіл» до особистого доходу керівника підприємства. Цей спір неодноразово доходив до Верховного Суду і направлявся на повторний розгляд. На сьогодні маємо постанову П’ятого апеляційного адмінсуду від 07.02.2024 у справі № 420/3745/20, де суд не на боці роботодавця.

У зв’язку з цим, якщо ви збираєтеся надавати працівникам можливість добиратися на роботу / з роботи без персоніфікації, заздалегідь отримайте ІПК про порядок оподаткування їх доходів. Якщо відповідь вас не влаштує, рекомендуємо оскаржувати таку ІПК у суді. За позитивного вирішення питання податківці будуть зобов’язані видати нову ІПК з урахуванням висновків суду (див. п. 53.2 ПКУ).

Зокрема, на підставі рішення Харківського окружного адмінсуду від 29.11.2021 у справі № 520/19923/21 податківці були змушені визнати відсутність оподатковуваного доходу та бази нарахування ЄСВ при неперсоніфікованих перевезеннях працівників (див. лист ДПСУ від 17.01.2024 № 271/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК). Тож шанс добитися справедливості є.