Азы исправления
Прежде чем перейти к рассмотрению конкретных ситуаций, приведем азы исправления.
Тип Расчета. Налоговый расчет имеет 3 типа: «Звітний», «Звітний новий», «Уточнюючий».
Если необходимо откорректировать принятый Налоговый расчет с типом «Звітний» или «Звітний новий» до окончания срока его подачи, то формируете Расчет с типом «Звітний новий».
Для исправления ошибок после окончания срока подачи отчетности за период, в котором ошиблись, в общем случае формируете Расчет с типом «Уточнюючий». Исключение — ситуации, когда необходимо в Д1 исправить суммовые ошибки или же исключить излишне введенную (добавить пропущенную) строку. Такие ошибки можно исправить как в составе уточняющего Расчета, так и в Налоговом расчете за текущий отчетный период с типом «Звітний».
Если формируете корректирующий Расчет с типом «Звітний новий» или «Уточнюючий», то в его заглавной части заполняете обязательные реквизиты, определенные в строках 01 — 05. Кроме того, в строке 06 приводите информацию о приложениях, в которых будет проводиться корректировка.
Если приложение не корректируете, то его в строке 06 основной части Расчета не указываете и соответственно не подаете
Механизм исправления. Начнем с ЕСВшного приложения Д1. Если после завершения периода для отчетности самостоятельно обнаружили, что допустили в Д1 суммовую ошибку или же пропустили (излишне указали) строку, которую нужно добавить (исключить), то для исправлений используем графу 09 «Код типу нарахувань» Д1. В этой графе указываете код:
— «2» — в случае, когда доначисляете базу и/или ЕСВ или добавляете строку, которая не была указана в поданном Д1;
— «3» — в случае, когда уменьшаете базу и/или ЕСВ или нужно удалить лишнюю строку из ранее поданного Д1.
Во всех остальных случаях ошибки в Д1, табличной части разд. I приложения 4ДФ и в приложении Д5 исправляйте с помощью графы «Ознака (0, 1)».
Для исключения ошибочной строки копируете ее один в один, без изменений, и указываете в графе «Ознака (0, 1)» — «1» — строка на исключение.
Для ввода новой или пропущенной строки создаете ее и в графе «Ознака (0, 1)» указываете — «0» — строка на ввод.
Для исправления ошибки в принятой строке формируете две строки. Одну — на исключение (повтор ошибочной строки с признаком «1»), вторую — на ввод (ввод строки с правильными данными с признаком «0»).
Далее разберем конкретные ситуации из практики, с которыми обращались бухгалтеры к электронному помощнику «Розумчик».
Потеряли строку в Д1
Предприятие не отразило работника в приложении Д1 к Объединенному отчету. Как исправить ошибку?
Рассмотрим порядок исправления в зависимости от того, когда ошибка исправляется.
Вариант 1. Ошибку в Д1 исправляете до завершения периода для подачи отчетности за соответствующий месяц. Формируете с типом «Звітний новий» Налоговый расчет и Д1 к нему.
В Д1 создаете строку, которую нужно добавить. В графе 25 проставляете «0» — строка на ввод.
Пример 1. Предприятие 07.07.2025 обнаружило, что в поданном и принятом Объединенном отчете за июнь 2025 года не указало двух работников:
— Антоненко Олега Петровича (основное место работы, полная занятость, имеет инвалидность), который находился весь месяц в отпуске за свой счет и не имел начислений;
— Зайченко Семена Ивановича (основное место работы, неполная занятость), заработная плата которого составляла 17000 грн (ЕСВ — 3740 грн).
Предприятие исправляет ошибку 07.07.2025 с помощью Налогового расчета и Д1 с типом «Звітний новий», поскольку ошибка обнаружена до завершения периода для отчетности за июнь 2025 года. Д1 будет заполнен так, как показано на рис. 1.
Если корректирующая строка в Д1 имеет суммовые показатели (заполнены графы 16, 17, 18, 20), то контролируете, чтобы они попали в соответствующие строки разд. I основной части Налогового расчета.
Переходим к следующему варианту.
Вариант 2. Ошибку в Д1 исправляете после завершения периода для подачи отчетности за соответствующий месяц. Тогда либо создавайте Расчет с типом «Уточнюючий» за тот отчетный месяц, в котором ошиблись, либо проводите корректировку в составе Налогового расчета с типом «Звітний» за текущий отчетный период. На ваш выбор.
В приложении Д1 создаете строку, которую нужно добавить, и в графе 09 указываете код типа начислений «2» — ввод информации.
Пример 2. Используя условия примера 1, предположим, что ошибка была выявлена и исправляется в августе 2025 года с помощью уточненки.
Ошибка обнаружена и исправляется после завершения периода для подачи отчетности за июнь 2025 года. В Д1 с типом «Уточнюючий» за июнь 2025 года предприятием сформированы сведения на работников так, как показано на рис. 2.
Также контролируете, чтобы суммовые показатели из Д1 попали в строки 4 — 4.4.3, разд. I основной части Налогового расчета. При необходимости заполняете строку 5 разд. I Расчета.
Лишняя дополнительная база
Как в отчете по ЕСВ снять ошибочно отраженную с типом начисления «13» дополнительную базу начисления ЕСВ?
Как и в случае, который рассматривался выше, важно, когда обнаружили ошибку.
Вариант 1. Ошибку исправляете с помощью Расчета с типом «Звітний новий». Тогда в приложении Д1 к нему повторяете ошибочную строку без изменений и в графе 25 указываете «1» — строка на исключение.
Вариант 2. Ошибку исправляете с помощью уточненки за месяц, в котором ошиблись, или в составе Расчета за текущий месяц с типом «Звітний». Независимо от выбранного варианта в приложении Д1 повторяете строку с ошибкой. В графе 09 код типа начислений «3» — излишне начисленные суммы.
Пример 3. Работник Левицкий Олег Павлович (основное место работы) в мае 2025 года находился часть месяца на больничном. Зарплата за май составила 7500 грн. В Д1 за май работодатель сформировал на работника две строки: одну с зарплатой, а другую — с дополнительной базой начисления ЕСВ (500 грн).
Больничные за май начислены в июне 2025 года. С учетом больничных фактическая база начисления за май выше минимальной зарплаты.
Предположим, что работодатель обнаружил ошибку в июле 2025 года, когда формировал отчетность за июнь. Им принято решение исправить ошибку в составе отчетного Налогового расчета за июнь 2025 года. Тогда в Д1 за июнь 2025 года с типом «Звітний» он сформирует корректирующую строку так, как показано на рис. 3.
Важный момент. В графе 08 корректирующей строки проставляем тот же код категории застрахованного лица, с которым ранее отражали дополнительную базу начисления ЕСВ, которая сторнируется.
В любом случае контролируем, отразились ли проведенные корректировки в разд. I основной части Налогового расчета.
На будущее. Если работник болел в текущем месяце, а больничные будут начислены в следующем, то ЕСВ за текущий месяц уплачивайте с фактической базы начисления ЕСВ. Формировать дополнительную базу не нужно.
И только если после начисления и распределения больничных база начисления ЕСВ за месяц, на который пришлась болезнь, окажется меньше минимальной зарплаты, возникает необходимость доначислить ЕСВ. Конечно, если речь идет о работнике, принятом работодателем по основному месту работы (основной работник).
В то же время если уже поспешили и нужно уменьшить или убрать ранее отраженную дополнительную базу начисления ЕСВ, то порядок действий перед вами.
Разделяем выплаты
В предыдущем месяце в приложении Д1 показали в одной строке начисленную зарплату и больничный (5 дней). Как правильно сделать уточняющий отчет и показать отдельно зарплату и больничный?
Если ошибку исправляете с помощью Налогового расчета с типом «Уточнюючий», то действуете так. Формируете Расчет и приложение Д1 к нему за тот отчетный период, в котором ошиблись.
Приложение Д1 должно содержать 2 строки:
— одну — с суммой, на которую завышена заработная плата в связи с отнесением в ее состав больничных. В графе 09 проставляете код типа начислений «3» — уменьшение суммовых показателей;
— вторую — с больничными. В графе 09 — код типа начислений «2» — увеличение суммовых показателей.
Пример 4. Предприятие в Д1 за июнь 2025 года по работнику Басарабу Сергею Михайловичу указало больничные за июнь в составе зарплаты за июнь. Сумма больничных за 5 дней нетрудоспособности — 5000 грн.
Предположим, что ошибка выявлена в конце августа и исправляется с помощью уточненки. Тогда предприятие сформирует в Д1 корректирующие строки так, как указано на рис. 4.
Обратите внимание, что в Д1 не нужно снимать всю сумму зарплаты. С кодом типа начислений «3» убираем только ту сумму, на которую такая выплата была завышена.
После заполнения Д1 проверяете, чтобы суммы ЕСВ попали в соответствующие строки 4 — 4.4.3, 6 — 6.4.3 и строку 7 разд. I основной части Налогового расчета.
Ошибка в статусе «основной/совместитель»
Как исправить ошибку в Объединенном отчете, если основного работника показали как совместителя?
О статусе работника — основной или совместитель — работодатели сообщают контролерам с помощью граф:
— 21 «Ознака наявності трудової книжки (1 — так, 0 — ні)» приложения Д1;
— 07 «Категорія особи» (1 — наемные работники (с трудовой книжкой), 2 — наемные работники (без трудовой книжки)) приложения Д5.
Независимо от того, в каком из приложений вы ошиблись (в Д1 или Д5), порядок исправления будет одинаковым. Также не имеет значения, с помощью отчетного нового или уточняющего Расчета вы исправляетесь. Действуете так.
В приложении, в котором указали ошибочный статус работника, формируете две строки:
— одну — на исключение. Копируете старую строку. В графе «Ознака (0, 1)» — «1»;
— вторую — на добавление. Создаете строку с правильной информацией. В графе «Ознака (0, 1)» — «0».
Пример 5. Работник Матвиенко Максим Сергеевич был принят на работу с 12.05.2025 по основному месту работы. Однако в Д1 и Д5 за май его ошибочно показали как совместителя. Ошибка обнаружена после того, как Объединенный отчет был принят контролерами.
Для исправления ошибки предприятие сформирует корректирующий Налоговый расчет и два приложения к нему: Д1 и Д5. Тип Расчета («Звітний новий» или «Уточнюючий») будет зависеть от того, когда ошибка исправляется (см. выше).
Корректирующие Д1 и Д5 предприятие сформирует так, как показано на рис. 5.
Еще больше об исправлении ошибок в Объединенной отчетности читайте в статьях «Исправляем ошибки в приложении 4ДФ и форме № 1ДФ» // «Налоги & бухучет», 2025, № 15 и «Исправляем ошибки в отчетности по ЕСВ» // «Налоги & бухучет», 2025, № 19.
Выводы
- Расчет с типом «Звітний новий» формируете, если корректируете Налоговый расчет с типом «Звітний» или «Звітний новий» до окончания срока его подачи.
- Расчет «Уточнюючий» подаете, если исправляете ошибки после окончания срока подачи отчетности за период, в котором ошиблись.
- Если приложение не корректируете, то его в составе Расчета с типом «Звітний новий»/«Уточнюючий» не подаете.
- Ошибки в разд. I приложения 4ДФ и в приложении Д5 исправляете с помощью графы «Ознака (0, 1)».
- Порядок исправления самостоятельно выявленных ошибок в Д1 Объединенного отчета зависит от того, когда такую ошибку обнаружили: до или после завершения предельного срока для подачи отчетности за соответствующий период, и вида ошибки.
