По общему правилу в случае начисления (предоставления, выплаты) дохода физлицу такой доход должен быть отражен в 4ДФ. Резидентство или гражданство лица — получателя дохода здесь не имеет значения.
Для отражения в отчетности начисления (предоставления, выплаты) дохода с источником происхождения из Украины налоговому агенту следует получить от лица регистрационный номер учетной карточки плательщика налога (далее — налоговый номер). Это справедливо и для ситуации, когда получателем дохода является иностранец (см. ст. 63, 70 НКУ и п. 2 разд. IV Положения о регистрации физических лиц в Государственном реестре физических лиц — налогоплательщиков, утвержденного приказом Минфина от 29.09.2017 № 822, далее — Положение № 822).
При этом, в отличие от граждан Украины, иностранцы не имеют возможности отказаться от получения налогового номера из-за своих религиозных убеждений.
Куда обращаться? За получением налогового номера иностранец может обратиться к территориальным органам ГНСУ в областях или в городе Киеве. В то же время если у него есть вид на постоянное или временное жительство в Украине, то зарегистрироваться как налогоплательщик и получить налоговый номер он может также в государственной налоговой инспекции (ГНИ) по месту жительства, указанному в виде на постоянное или временное жительство в Украине.
Важный момент! Иностранцу не обязательно заниматься получением налогового номера лично. Этот вопрос может быть решен через его законного представителя.
Что нужно будет подать? В налоговую в общем случае иностранцы подают (п. 1 разд. VII Положения № 822):
1) учетную карточку физического лица — налогоплательщика по форме № 1ДР (далее — форма № 1ДР) согласно приложению 2 к Положению № 822. Она в то же время является заявлением. Обратите внимание: если в документе, удостоверяющем личность, указана информация о фамилии и имени лица латинскими буквами, в форме № 1ДР для проведения регистрации фамилия и имя указывают на украинском языке и через косую черту латинскими буквами;
2) документ, удостоверяющий личность иностранца. Таким документом в соответствии с п.п. 2 п. 1 разд. ІІІ Положения № 822 может быть, например, паспортный документ иностранца, вид на постоянное или временное жительство;
3) удостоверенный в установленном законодательством порядке перевод на украинский язык документа, удостоверяющего личность иностранца (после предъявления возвращается) и копию такого перевода (кроме лиц, которые имеют вид на постоянное жительство или вид на временное жительство в Украине).
Если документы подает законный представитель, то ему также понадобится документ, удостоверяющий его личность, а также доверенность, заверенная в нотариальном порядке, на проведение регистрации физического лица в Государственном реестре (после предъявления возвращается) и ее копии.
Способ подачи. Необходимый пакет документов иностранец может подать в бумажной форме лично или послать по почте заказным письмом.
При этом в разъяснении из категории 116.09 БЗ налоговики предлагают иностранцам, которые проживают или находятся за рубежом и не могут прибыть в соответствующий контролирующий орган в Украине, послать по почте по адресу ГНСУ (г. Киев, Львовская площадь, 8) вышеперечисленные документы. В таком случае подпись иностранца на учетной карточке и доверенность на получение налогового номера должны быть удостоверены в установленном законодательством порядке.
Может ли иностранец подать форму № 1ДР в электронной форме (с предоставлением соответствующих электронных копий документов по перечню) через Портал Дія? К сожалению, нет (см. разъяснение ГНСУ в категории 116.09 БЗ).
Что касается других возможных вариантов подачи формы № 1ДР в электронном виде, то форму № 1ДР через электронный кабинет может подать представитель иностранца (в случае, когда иностранец имеет вид на постоянное жительство / вид на временное жительство, изготовленный в форме карточки, которая содержит бесконтактный электронный носитель), с предоставлением соответствующих электронных копий документов по перечню (см. разъяснение ГНСУ в категории 116.09 БЗ).
Сколько ждать? В общем случае налоговики обязаны выдать налоговый номер в течение 3 рабочих дней со дня обращения физического лица к контролирующему органу. Этот срок не зависит от того, бумажные или электронные документы подавались в налоговую (п. 4 разд. ІІІ, п. 8 разд. VII Положения № 822). Кстати, такая услуга бесплатна.
Опять-таки, получить налоговый номер может или иностранец лично, или его представитель. Если получает представитель, при себе он должен иметь документ, удостоверяющий его личность, и документ, удостоверяющий личность доверителя, или его ксерокопии (с четким изображением), а также доверенность, заверенную в нотариальном порядке, на получение такого документа (после предъявления возвращается) и ее копии.
