За загальним правилом у випадку нарахування (надання, виплати) доходу фізособі такий дохід має бути відображений у 4ДФ. Резидентство чи громадянство особи — отримувача доходу тут не має значення.
Для відображення у звітності нарахування (надання, виплати) доходу із джерелом походження з України податковому агенту слід отримати від особи реєстраційний номер облікової картки платника податку (далі — податковий номер). Це справедливо й для ситуації, коли отримувачем доходу є іноземець (див. ст. 63, 70 ПКУ та п. 2 розд. IV Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків, затвердженого наказом Мінфіну від 29.09.2017 № 822, далі — Положення № 822).
При цьому, на відміну від громадян України, іноземці не мають можливості відмовитися від отримання податкового номера через свої релігійні переконання.
Куди звертатися? За отриманням податкового номера іноземець може звернутися до територіальних органів ДПСУ в областях або у місті Києві. Водночас якщо у нього є посвідка на постійне чи тимчасове проживання в Україні, то зареєструватись як платник податків та отримати податковий номер він може також у державній податковій інспекції (ДПІ) за місцем проживання, зазначеним у посвідці на постійне чи тимчасове проживання в Україні.
Важливий момент! Іноземцю не обов’язково займатися отриманням податкового номера особисто. Це питання може бути вирішено через його законного представника.
Що потрібно буде подати? До податкової в загальному випадку іноземці подають (п. 1 розд. VII Положення № 822):
1) облікову картку фізичної особи — платника податків за формою № 1ДР (далі — форма № 1ДР) згідно з додатком 2 до Положення № 822. Вона водночас є заявою. Зверніть увагу: якщо в документі, що посвідчує особу, зазначена інформація про прізвище та ім’я особи латинськими літерами, у формі № 1ДР для проведення реєстрації прізвище та ім’я вказують українською мовою та через скісну риску латинськими літерами;
2) документ, що посвідчує особу іноземця. Таким документом відповідно до п.п. 2 п. 1 розд. ІІІ Положення № 822 може бути, наприклад, паспортний документ іноземця, посвідка на постійне чи тимчасове проживання;
3) засвідчений в установленому законодавством порядку переклад українською мовою документа, що посвідчує особу іноземця (після пред’явлення повертається) та копію такого перекладу (крім осіб, які мають посвідки на постійне проживання або посвідки на тимчасове проживання в Україні).
Якщо документи подає законний представник, то йому також знадобиться документ, що посвідчує його особу, а також довіреність, засвідчена у нотаріальному порядку, на проведення реєстрації фізособи у Державному реєстрі (після пред’явлення повертається) та її копії.
Спосіб подання. Необхідний пакет документів іноземець може подати в паперовій формі особисто чи надіслати поштою рекомендованим листом.
При цьому в роз’ясненні з категорії 116.09 БЗ податківці пропонують іноземцям, які проживають або перебувають за кордоном та не можуть прибути до відповідного контролюючого органу в Україні, надіслати поштою на адресу ДПСУ (м. Київ, Львівська площа, 8) перелічені вище документи. В такому випадку підпис іноземця на обліковій картці та довіреність на отримання податкового номера повинні бути засвідчені у встановленому законодавством порядку.
Чи може іноземець подати форму № 1ДР в електронній формі (з наданням відповідних електронних копій документів за переліком) через Портал Дія? На жаль, ні (див. роз’яснення ДПСУ в категорії 116.09 БЗ).
Щодо інших можливих варіантів подання форми № 1ДР в електронному вигляді, то форму № 1ДР через електронний кабінет може подати представник іноземця (у разі, коли іноземець має посвідку на постійне проживання / посвідку на тимчасове проживання, виготовлену у формі картки, що містить безконтактний електронний носій), з наданням відповідних електронних копій документів за переліком (див. роз’яснення ДПСУ в категорії 116.09 БЗ).
Скільки чекати? У загальному випадку податківці зобов’язані видати податковий номер протягом 3 робочих днів з дня звернення фізособи до контролюючого органу. Цей термін не залежить від того, паперові чи електронні документи подавалися до податкової (п. 4 розд. ІІІ, п. 8 розд. VII Положення № 822). До речі, така послуга безкоштовна.
Знову-таки, отримати податковий номер може або іноземець особисто, або його представник. Якщо отримує представник, при собі він повинен мати документ, що посвідчує його особу, та документ, що посвідчує особу довірителя, або його ксерокопії (з чітким зображенням), а також довіреність, засвідчену в нотаріальному порядку, на отримання такого документа (після пред’явлення повертається) та її копії.
