Відображаємо дату прийняття/звільнення у формі № 1ДФ

Графи 6 і 7 Податкового розрахунку за формою № 1ДФ заповнюють тільки у випадках прийняття/звільнення фізичної особи. Та й то за умови, що у звітному періоді їй було нараховано дохід (п. 3.7 Порядку № 4*).

* Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4.

Практика свідчить, що дата може і не потрапити у Звіт, а може і «засвітитися» у ньому в кількох рядках для працівника.

Отже, у яких ситуаціях ці графи заповнюємо, а в яких залишаємо без уваги — розглянемо на прикладах**.

** Див. також статтю «Подаємо оновлену форму № 1ДФ» // «ОП», 2015, № 7, с. 14.

Ставимо дату: простіше простого

Приклад 1. Працівника прийнято на роботу 05.05.2015 р. Сума зарплати, нарахованої у 2 кварталі 2015 року за фактично відпрацьований час, становить 6000 грн., сума утриманого ПДФО — 867,60 грн.

На такого працівника в розділі I форми № 1ДФ заповнюйте один рядок з ознакою доходу «101» (заробітна плата). При цьому у графі 6 зазначте дату прийняття на роботу — 05.05.2015 р. (див. рис. 1).

Рис. 1. Фрагмент заповнення Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 2 квартал 2015 року

Приклад 2. Працівника звільнено з роботи 29.05.2015 р. Сума зарплати, нарахованої у 2 кварталі 2015 року за фактично відпрацьований час, а також компенсації за невикористані дні відпустки становить 8433,84 грн., сума утриманого ПДФО — 1219,53 грн.

На такого працівника в розділі I форми № 1ДФ заповнюйте один рядок з ознакою доходу «101» (заробітна плата). При цьому у графі 7 зазначте дату звільнення з роботи — 29.05.2015 р. (див. рис. 2).

Рис. 2. Фрагмент заповнення Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 2 квартал 2015 року

Дата є — у звіті її немає

Приклад 3. Працівника прийнято на роботу 30.06.2015 р. Проте зарплата йому була нарахована та виплачена в липні 2015 року (у червні дохід не нараховувався та не виплачувався).

У такій ситуації дата прийняття не потрапить у форму № 1ДФ. Формувати рядок без сумових показників, але з датою прийняття у формі № 1ДФ за 2 квартал 2015 року на цього працівника не потрібно. Також не проставляємо дату прийняття на роботу (30.06.2015 р.) у графі 6 при заповненні Податкового розрахунку за 3 квартал 2015 року (див. роз’яснення податківців у категорії 103.25 «ЗІР»).

Приклад 4. Працівник пішов у відпустку з 22.06.2015 р. на 24 календарні дні з подальшим звільненням (16.07.2015 р.). Сума відпускних була нарахована, виплачена йому в липні 2015 року та відображена в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ за 2 квартал 2015 року.

Дата звільнення тут також не потрапить до форми № 1ДФ. Формувати рядок без сумових показників, але з датою звільнення у графі 7 Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 3 квартал 2014 року не потрібно, оскільки дохід працівнику в такому кварталі не нараховувався.

Дата у звіті після звільнення

Приклад 5. Працівника звільнено 30.06.2015 р. Нарахований дохід за 2 квартал становить 10500 грн., сума ПДФО — 1518,30 грн. У липні 2015 року згідно з положенням про преміювання йому було нараховано премію за 2 квартал 2015 року в сумі 2100 грн. (сума ПДФО — 303,66 грн.).

Форму № 1ДФ за 2 квартал заповнюйте за загальними правилами — з відображенням у графі 7 дати звільнення (див. також приклад 2 на с. 27).

Оскільки в липні 2015 року колишньому працівнику було нараховано дохід (квартальну премію), то інформацію про нарахований дохід та утриманий податок слід відобразити у звіті за 3 квартал. Для цього сформуйте рядок із сумами нарахованої/виплаченої зарплати, нарахованого/сплаченого податку та датою звільнення у графі 7, незважаючи на те, що вона припадає на минулий звітний період. Тобто головна умова для відображення даних про фізособу в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ — це наявність нарахованого або виплаченого доходу у звітному кварталі. Як заповнити цю форму за 2 і 3 квартали, див. на рис. 3 і 4 нижче.

Рис. 3. Фрагмент заповнення Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 2 квартал 2015 року

Рис. 4. Фрагмент заповнення Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 3 квартал 2015 року

«Эх, раз, да еще раз...» — відображаємо неодноразове прийняття/звільнення

Приклад 6. 29.05.2015 р. працівник звільнився за власним бажанням з місця роботи за сумісництвом, а з 02.06.2015 р. його прийнято на основне місце роботи до того самого роботодавця. За звітний квартал нарахований дохід по дату звільнення становить 3600 грн. (ПДФО — 520,56 грн.), після повторного прийняття — 3500 грн. (ПДФО — 506,10 грн.).

Згадуємо правила п. 3.7 Порядку № 4: при заповненні форми № 1 ДФ податковий агент на фізособу заповнює декілька рядків, якщо протягом звітного кварталу працівник неодноразового приймався та звільнявся з роботи. Тобто заповнюємо стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному кварталі.

Отже, за підсумками 2 кварталу 2015 року у формі № 1ДФ на працівника потрібно заповнити два рядки, оскільки інформація про його звільнення та прийняття зустрічається у звітному періоді двічі. У першому рядку за таким працівником зазначайте дохід до звільнення, нарахований на роботі за сумісництвом, при цьому у графі 7 вкажіть дату звільнення. У другому рядку покажіть дохід після повторного прийняття на роботу, нарахований як основному працівнику, а у графі 6 — дату прийняття (див. рис. 5).

Рис. 5. Фрагмент заповнення Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 2 квартал 2015 року

Приклад 7. Працівника було прийнято на роботу 01.04.2015 р., а звільнено — 29.05.2015 р. Нарахований дохід за цей період становив 3843,40 грн. (ПДФО — 555,76 грн.). 02.06.2015 р. його прийнято на роботу як сумісника. Нарахована зарплата склала 1800 грн., утриманий ПДФО — 260,28 грн.

У цьому випадку в одному звітному 2 кварталі працівника прийняли на роботу, звільнили, а потім знову прийняли. Тобто було неодноразове прийняття/звільнення. Отже, на такого працівника заповнюють 2 рядки (п. 3.7 Порядку № 4). В одному рядку відображайте першу дату прийняття (01.04.2015 р.) і дату звільнення (29.05.2015 р.), в іншому — другу дату прийняття (02.06.2015 р.). Зарплату розбивайте між рядками згідно з періодами її нарахування (див. рис. 6).

Рис. 6. Фрагмент заповнення Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 2 квартал 2015 року