Начнем с права работника на учебный отпуск.
Действительно, работодатель (независимо от вида его деятельности и формы собственности) должен создавать работникам, обучающимся без отрыва от производства, необходимые условия для сочетания работы с учебой. Такая гарантия для работающих студентов предусмотрена ст. 202 КЗоТ1.
1 Кодекс законов о труде Украины от 12.10.78 г.
В свою очередь, ст. 15 Закона об отпусках2 предусмотрено:
2 Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.
работникам, которые без отрыва от работы успешно обучаются в вузе, работодатель обязан предоставлять дополнительный учебный отпуск.
Таким образом, предоставление учебных отпусков имеет целью создание благоприятных условий для сочетания работником учебы с работой путем временного освобождения его от выполнения трудовых обязанностей.
Учебный отпуск предоставляют по основному месту работы работникам, которые успешно обучаются без отрыва от производства в высших учебных заведениях с вечерней и заочной формами обучения.
Продолжительность этого учебного отпуска установлена ст. 216 КЗоТ и ст. 15 Закона об отпусках) и зависит от уровня аккредитации высшего учебного заведения, курса обучения, формы обучения, а также от цели учебного отпуска3 и, как правило, определяется непосредственно учебным заведением.
3 Подробнее о порядке предоставления учебного отпуска, в том числе с его продолжительностью, можно ознакомиться в спецвыпуске «ОТ», 2017, № 20/1, с. 6. — Примеч. ред.
Учебный отпуск предоставляют на основании:
а) справки-вызова из учебного заведения, в котором обучается работник. В ней указывают: форму обучения, уровень аккредитации учебного заведения, курс, на котором обучается работник, начало и конец сессии, основание для предоставления отпуска (сдача зачетов и экзаменов, установочные занятия, государственные экзамены, подготовка и защита дипломной работы) и его продолжительность. Как правило, в справке-вызове указывается также информация об успеваемости работника-студента (вторая отрезная часть справки-вызова);
б) заявления работника на имя руководителя учреждения о предоставлении ему дополнительного оплачиваемого отпуска в связи с обучением.
На основании этих документов работодатель издает приказ о предоставлении дополнительного оплачиваемого учебного отпуска работнику.
После того как приказ о предоставлении учебного отпуска будет составлен, бухгалтеру необходимо оплатить период такого отпуска. Никаких исключений из правил предоставления учебного отпуска для работника-новичка нет. Поэтому работник-новичок имеет полное право на учебный отпуск наравне со всеми другими работниками-студентами.
Как правильно рассчитать среднюю зарплату и оплатить дни учебного отпуска?
Расчет средней заработной платы для определения суммы отпускных, в том числе и в случае предоставления дополнительного отпуска в связи с учебой, производится согласно Порядку № 100 4.
4 Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.
Так, п. 2 этого Порядка определено, что исчисление средней заработной платы для выплаты отпускных осуществляется исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу, в котором предоставляется отпуск. Работнику, отработавшему менее года, средняя зарплата исчисляется исходя из выплат за фактическое время работы, т. е. с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца, в котором предоставляется отпуск. То есть работник должен полностью отработать календарный месяц.
А как быть, если работник не отработал полный месяц и учебный отпуск ему предоставляется в первый месяц работы в учреждении, а для исчисления средней заработной платы нет расчетного периода?
В этом случае
средняя зарплата исчисляется исходя из установленных ему в трудовом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада.
Это прямо предусмотрено абз. 3 п. 4 Порядка № 100. При этом никакие доплаты, надбавки, премии и пр., установленные трудовым (коллективным) договором работнику, в расчете средней зарплаты в данном случае не участвуют5. Значит, для расчета отпускных в ситуации, приведенной в вопросе, необходимо использовать только размер должностного оклада (тарифной ставки), установленный работнику в октябре 2017 года.
5 См. письмо Минсоцполитики от 08.04.2016 г. № 383/13/84-16, а также консультацию специалиста Минсоцполитики в «ОТ», 2017, № 8, с. 10. — Примеч. ред.
Обратите внимание! Если работник имеет право на повышение должностного оклада6, то расчет производят с учетом такого повышения.
6 Например, за работу в учреждениях, организациях, расположенных на территории населенных пунктов, которым предоставлен статус горных, за работу в определенных типах заведений, подразделений и на должностях, работа на которых дает право на повышение должностных окладов в связи с вредными и тяжелыми условиями труда и пр. — Примеч. ред.
Но и это еще не все. Существует определенный алгоритм расчета среднедневной зарплаты для оплаты периода отпуска в случае, когда она рассчитывается исходя из оклада. А именно нужно определить условно расчетный период за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу предоставления отпуска7. Далее оклад, установленный работнику в месяце предоставления учебного отпуска, умножают на 12 (количество месяцев в условном расчетном периоде) и делят на количество календарных дней (без учета праздничных и нерабочих) в таком условном расчетном периоде.
7 На это, в частности, указывали специалисты Минсоцполитики в письмах от 08.05.2013 г. № 498/13/84-13 и от 08.04.2016 г. № 383/13/84-16. — Примеч. ред.
После того как среднюю зарплату рассчитали, можно легко определить и сумму отпускных. Ее формула расчета достаточно проста: среднюю заработную плату нужно умножить на количество календарных дней учебного отпуска (п. 7 Порядка № 100).
Рассчитаем сумму отпускных по условиям вопроса читателя.
Учебный отпуск предоставляется в октябре 2017 года. Следовательно, условный расчетный период — октябрь 2016 года — сентябрь 2017 года.
Количество календарных дней за этот расчетный период равно:
365 - 11 = 354,
где 365 — общее количество календарных дней за период октябрь 2016 года — сентябрь 2017 года;
11 — количество праздничных и нерабочих дней согласно ст. 73 КЗоТ, приходящихся на расчетный период октябрь 2016 года — сентябрь 2017 года.
Среднедневная зарплата составляет:
(2176 х 12) : 354 = 73,76 грн.,
где 2176 — должностной оклад, установленный работнику в октябре 2017 года;
12 — количество месяцев за условный расчетный период.
Сумма отпускных составит:
73,76 х 20 = 1475,20 грн.,
где 20 — количество календарных дней учебного отпуска.
Добавим, что сумма отпускных не включается в зарплату для обеспечения ее минимального уровня (3200 грн.). Такой вывод содержится в письмах Минсоцполитики от 17.02.2017 г. № 391/0/101-17/282 (см. «ОТ», 2017 г., № 6), от 21.03.2017 г. № 791/0/101-17/282.