Здавалося б, у XXI столітті, що може бути простіше, ніж набрати заяву на комп’ютері, роздрукувати та підписати її: мінімум часу, мінімум помилок, мінімум проблем. Але чи можна так робити?
Відповідь на це запитання потрібно шукати в Уніфікованій системі організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ДСТУ 4163-2003 (далі — ДСТУ 4163).
Заява на відпустку належить до інформаційно-аналітичних документів, тому до неї теж можна і потрібно застосовувати вимоги ДСТУ 4163.
ЦИТАТА
«7.1 Документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп’ютерної техніки.
Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом».
Висновок: заяву можна оформляти як від руки, так і друкарським способом. При цьому останній спосіб явно перебуває в пріоритеті.
Зверніть увагу! Обов’язковість рукописного оформлення певних видів заяв може бути передбачена окремими відомчими нормативними актами. Наприклад, згідно з Порядком ведення та зберігання особових справ держслужбовців, затвердженим наказом Національного агентства з питань держслужби від 22.03.2016 р. № 64, заяви про призначення, переведення на іншу посаду, звільнення оформляються власноручно і підписуються із зазначенням дати.
Також, як варіант, можна використовувати трафаретні форми для заяв. При цьому заявникові потрібно вписати свої дані та поставити свій підпис і дату складання заяви, що надаватиме такому документу юридичну силу.
Окремо зупинимося на такому реквізиті заяви, як підпис. Звикли підписувати заяви тільки «закарлючкою»? А чи правильно це? Відповідь ми знайдемо знову ж таки у ДСТУ 4163:
ЦИТАТА
«5.23 Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища».
Виходячи з цього, однієї «закарлючки» вважається недостатньо. У заяві обов'язково потрібно зазначити найменування посади, а також ініціали і прізвище.
Тому приймайте заяви від працівників як написані власноручно, так і надруковані. У будь-якому разі юридична сила такого документа підкріплюється власноручним підписом працівника і проставленою його рукою датою заяви.
