* Мигель де Сервантес «Хитроумный идальго Дон Кихот Ламанчский».
Готовим документы
Прежде чем переходить к оплатным нюансам периода командировки, бухгалтеру следует убедиться в наличии документов, подтверждающих факт пребывания работника в служебной поездке, а именно:
1) приказа о направлении работника в командировку. Ведь направить работника в командировку можно только по распоряжению руководителя предприятия, учреждения, организации;
2) Табеля учета использования рабочего времени (далее — Табель) с соответствующими отметками.
Напомним, в Табеле дни командировки отражают условным обозначением «ВД» (07).
При этом количество отработанных часов должно соответствовать графику работы у работодателя (например, 8).
Если работник был специально командирован для работы в выходной для него день, то такой день, на наш взгляд, целесообразно обозначить в Табеле следующим образом:
• в верхней ячейке проставить количество фактически отработанных в этот день часов;
• в нижней через дробь — «РВ»/«ВД» (06/07) (часы работы в выходные и праздничные дни / командировка).
Документы готовы? Переходим к подсчету дней командировки.
Считаем дни командировки
Как гласит абз. 2 п. 13 разд. I Инструкции № 59, работнику, который направлен в служебную командировку, оплата труда за выполненную работу осуществляется за все рабочие дни недели, которые приходятся на период командировки.
Вот только чтобы правильно подсчитать такие рабочие дни, необходимо учесть 3 важных нюанса.
Рабочие дни командированного определяют согласно графику работы того предприятия, учреждения, организации, которое его направило в командировку (то есть согласно графику по месту его постоянной работы).
Исключение — если работник командирован на другое предприятие (n. 8 разд. I Инструкции № 59). Тогда на такого сотрудника распространяется режим рабочего времени того предприятия, учреждения, организации, куда он направлен.
При определении количества рабочих дней командированного работника учитывают и те рабочие дни, в которые он находился на пути к месту командировки и обратно.
Заметьте, что такие дни отъезда-приезда** считаются днями командировки, даже если в этот период работник находился на работе (например, уехал только в 20:00 или приехал в 3:00). При этом никакой дополнительной оплаты за отработанное время начислять не нужно.
** Напомним: днем выбытия в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного работника, а днем прибытия — день прибытия транспортного средства в это же место (п. 7 разд. I Инструкции № 59).
Выходные (праздничные, нерабочие) дни, попавшие в период командировки, не оплачивают.
Исключение только одно — если работник специально направлен для выполнения работы в такие дни.
То есть его обязанность работать в такие дни прямо оговорена в приказе о командировке.
Если такой оговорки нет — компенсация за работу в эти дни не предоставляется.
Напомним, что в общем случае компенсация за работу в выходные (праздничные, нерабочие) дни производится согласно ст. 72, 73, 107 КЗоТ. Так, за работу в выходной день предоставляется другой день отдыха или выплачивается денежная компенсация в двойном размере (ст. 73 КЗоТ). А работа в праздничный и нерабочий день оплачивается в двойном размере.
Внимание!
Если на выходной пришелся день выбытия в командировку (согласно приказу), работнику после возвращения из командировки (обязательно!) предоставляется другой день отдыха (п. 10 разд. I Инструкции № 59).
А вот если работник возвращается из командировки в выходной день (согласно приказу), то работнику может (но не обязательно) предоставляться другой день отдыха (п. 11 разд. I Инструкции № 59).
Возможность предоставления дня отдыха в данном случае должна быть урегулирована правилами внутреннего трудового распорядка (письмо Минсоцполитики от 19.06.2008 г. № 154/13/116-08). В крайнем случае — в приказе о направлении в командировку.
Со днями командировки определились. Теперь давайте поговорим о еще одном важном нюансе.
Суточные ≠ зарплата
Не стоит путать суточные и оплату труда работника в период командировки.
Дело в том, что согласно требованиям ст. 121 КЗоТ, работникам, направляемым в командировку, должны быть:
• как выплачены суточные за время их пребывания в командировке (в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством);
• так и оплачен труд в период такой служебной поездки (согласно трудовому (коллективному) договору, но не ниже среднего заработка).
И уже в приведенной норме вы можете увидеть главное отличие между этими выплатами.
Так, суточные выплачиваются работнику за каждый день пребывания в командировке (этот период определяется приказом о командировке и подтверждающими документами).
То есть и за рабочие, и за выходные, и за праздничные, и за нерабочие дни.
Кстати, о расчете суточных за каждый календарный день командировки речь идет и в п.п. 170.9.1 НКУ.
Более того, суточные выплачиваются и за те дни, в которые работник находился в пути к месту командировки и обратно (независимо от того, что он мог находиться на рабочем месте в течение такого дня) (письмо Минфина от 12.10.2009 г. № 31-18030-07-21/27231).
То есть суточные платят не за дни работы в командировке, а именно за время пребывания в ней.
Это такая своеобразная компенсация работнику понесенных им расходов на питание и прочих собственных нужд в связи с командировкой. Такие расходы не требуют специального документального подтверждения.
Более того, суточные не входят в состав фонда оплаты труда, а значит, они не облагаются НДФЛ и ВС, на них не начисляется ЕСВ, они не подлежат индексации.
В то время как оплата труда за выполненную работу осуществляется только за рабочие дни недели, которые приходятся на период командировки (абз. 2 п. 13 разд. I Инструкции № 59). Конечно же, со всеми вытекающими «зарплатными» последствиями.
Тогда как выходные (праздничные, нерабочие) дни, попавшие в период командировки, оплате не подлежат (за исключением случаев, рассмотренных нами выше).