Электронный документооборот с ФСС
Дважды за последнее время (в марте и в апреле 2020 года) ФСС на своем сайте (fssu.gov.ua) напоминал о возможности электронного документооборота и настойчиво рекомендовал работодателям подавать заявления-расчеты и уведомления о выплате средств застрахованным лицам дистанционно.
При этом ФСС отметил, что электронные заявления-расчеты для получения материального обеспечения подают свыше 65 % работодателей.
Подавать электронные заявления-расчеты в ФСС работодатели имеют возможность с 01.10.2018 г. (с даты вступления в силу Порядка № 12*), которым определены механизм и условия финансирования страхователей для предоставления за счет средств ФСС материального обеспечения в связи с временной потерей трудоспособности застрахованным лицам, выплат пострадавшим на производстве и тому подобное.
* Порядок финансирования страхователей для предоставления материального обеспечения застрахованным лицам в связи с временной потерей трудоспособности и отдельных выплат пострадавшим на производстве за счет средств Фонда социального страхования Украины, утвержденный постановлением правления Фонда социального страхования Украины от 19.07.2018 г. № 12.
Для налаживания дистанционной подачи заявлений-расчетов работодателю нужно пройти три шага.
1. Оформить квалифицированную электронную подпись ответственных лиц (руководитель, главный бухгалтер) и электронную печать (только для юридических лиц).
2. Установить специализированное программное обеспечение для создания и представления электронных документов в ФСС. При этом страхователю дано право выбирать его самостоятельно. Например, такие программы, как M.Е.doc или Соната, полностью отвечают требованиям к программному обеспечению для электронного документооборота с ФСС.
3. Заключить договор о представлении электронных документов в ФСС (далее — договор) с отделением рабочего органа ФСС.
Приказом ФСС от 25.09.2018 г. № 442-од утвержден примерный договор. Найти его форму можно на сайте ФСС. Также договор можно получить в исполнительной дирекции или отделении ФСС по своему местонахождению или месту жительства. Договор заключается в бумажной форме в двух экземплярах и содержит требования относительно электронного документооборота.
На практике ФСС требует от страхователя вместе с договором предоставить извлечение из ЕГРПОУ и приказ на назначение руководителя.
Все документы должны быть заверены подписью руководителя и печатью (при наличии) предприятия, организации, учреждения. Принятие электронных документов от страхователей осуществляется ФСС через существующую автоматизированную информационную систему принятия электронных документов, которая использовалась для принятия отчета Ф4-ФСС з ТВП.
Таким образом, пройдя все шаги налаживания дистанционного документооборота, страхователь, для предоставления электронного заявления-расчета, в специализированной программе выбирает нужный бланк (заявление-расчет), заполняет необходимые реквизиты, подписывает квалифицированной электронной подписью/печатью, выбирает адрес получателя ezvit@fssu.gov.ua и отправляет документ в ФСС. Кстати, в открытом электронном реестре бланков заявление-расчет имеет код C1100101, а уведомление о выплате средств застрахованным лицам — код C1100201. В свою очередь, по факту поступления заявления-расчета ФСС направляет страхователю уведомления, которые последний принимает в своей специализированной программе в виде квитанций (см. рисунок).
Уведомление от ФСС
Каждая квитанция содержит данные страхователя, номер, дату и период действия договора.
Данные электронного заявления-расчета хранятся в базе данных ФСС. Обратите внимание! Распечатанное заявление-расчет вместе с предоставленными застрахованными лицами документами, на основании которых назначались отдельные выплаты и материальное обеспечение, хранятся у страхователя (ч. 2 ст. 7 Порядка № 12).
Заметьте, информация, внесенная в заявление-расчет, должна полностью отвечать документам, на основании которых осуществлено назначение материального обеспечения, и, соответственно, быть отражена в регистрах бухгалтерского учета.
Сроки предоставления заявления-расчета
Заявление-расчет предоставляется в ФСС по форме, приведенной в приложении 1 к Порядку № 12, не позднее 5 рабочих дней с даты принятия комиссией по соцстрахованию (уполномоченным) решения о назначении материального обеспечения (ч. 2 п. 2 Порядка № 12). То есть у страхователя, после получения протокола с положительным решением комиссии, есть 5 дней для начисления материального обеспечения, составления и предоставления заявления-расчета в органы ФСС. И комиссия по соцстрахованию обязана осуществлять контроль за соблюдением этих требований.
Более того, застрахованный работник имеет право получать информацию, когда заявление-расчет с начисленной ему суммой материального обеспечения было предоставлено в органы ФСС.
Штрафы относительно соблюдения сроков предоставления заявления-расчета не установлены, но при проверке, если такие сроки не соблюдаются, ФСС сделает замечание и может это зафиксировать в акте проверки. Несоблюдением сроков предоставления заявления-расчета работодатель, как бы сказать, «наказывает» своих работников, поэтому советуем вам все же соблюдать сроки, предусмотренные в ч. 2 п. 2 Порядка № 12.
Финансирование
Рабочему органу или отделению ФСС согласно п. 8 Порядка № 12 отведено 10 рабочих дней после поступления заявления-расчета для его проверки, предоставления рекомендаций по его результатам, финансирования заявления-расчета или предоставления обоснованного отказа в его принятии.
Если проверенное заявление-расчет отвечает всем необходимым требованиям и не содержит ошибок, ФСС должен принять его (соответствующее уведомление в квитанции № 3) и осуществить финансирование указанных в нем сумм в течение 10 рабочих дней. Ошибки и уточнения при электронной форме предоставления заявления-расчета отражаются в квитанциях. Например, если в отправленном электронном документе страхователь допустил ошибки в номере больничного листа или в данных застрахованного лица, то ФСС в квитанции № 3 предупредит его об этом с отражением кода ошибки и заявление-расчет будет считаться непринятым.
Страхователю придется сформировать новое заявление-расчет с учетом исправленных ошибок и повторить отправление электронного документа. И снова со дня поступления такого заявления-расчета начинается 10-дневный отсчет для принятия решения и финансирования ФСС. Финансирование ФСС осуществляется на отдельный текущий счет в банке или отдельный счет в соответствующем органе Государственного казначейства согласно реквизитам, указанным в заявлении-расчете. Реалии нынешнего времени таковы, что в связи с нехваткой бюджетных средств финансирование от ФСС по принятым заявлениям-расчетам происходит со значительным опозданием. На практике некоторые страхователи вынуждены ожидать его почти месяц.
Выплата матобеспечения
Когда средства от ФСС по принятому заявлению-расчету поступили на спецсчет работодателя, последний обязан их выплатить в установленные законодательством сроки.
Так, выплатить больничные и декретные застрахованным лицам, указанным в таком заявлении-расчете, нужно в ближайший после дня назначения помощи срок, установленный для выплаты зарплаты, как требует ч. 2 ст. 32 Закона о соцстраховании, а для помощи на погребение предельным сроком выплаты является следующий рабочий день после получения страхователем страховых средств от ФСС (ч. 3 ст. 32 Закона о соцстраховании).
Но на практике, при задержке финансирования, соблюдать сроки выплаты больничных невозможно. Выплачивать их из собственных средств также нельзя.
В таком случае советуем осуществить выплату в ближайший после дня получения средств от ФСС срок, установленный для выплаты зарплаты.
Некоторые работодатели после получения финансирования от ФСС выплачивают средства застрахованным лицам в день их поступления, не ожидая ближайшей даты выплаты зарплаты. Об этом идет речь в письме ФСС з ТВП от 21.11.2016 г. № 2.4-16-2036 (ср. ). Заметьте: хотя ответственность за несоблюдение сроков выплаты матобеспечения не установлена, затягивать с его выплатой не стоит.
Уведомление о выплате
О выплате застрахованным лицам «соцстраховской» помощи работодателю следует в месячный срок со дня ее осуществления информировать ФСС. Для этого, согласно п. 10 Порядка № 12, страхователь должен направить в ФСС уведомление о проведении выплат по форме, приведенной в приложении 2 к Порядку № 12.
Отправление уведомления с использованием специальной программы и квалифицированной электронной подписи/печати значительно упрощает жизнь бухгалтера.
При этом, как и в работе с электронным заявлением-расчетом, после отправления уведомления о выплате ФСС направляет три квитанции с информацией об обработке и регистрации электронного документа.