Заява-розрахунок: подаємо в електронній формі

Долга Ірина, експертка з питань оплати праці
Оплата праці Травень, 2020/№ 10
В обраному У обране
Друк
Дедалі все більше паперових документів замінюють їх електронні аналоги, що значно спрощує, покращує та здешевлює документообіг. Уведення карантину сприяло активізації цього процесу. У сьогоднішній статті нагадаємо основні моменти щодо подання заяви-розрахунку на отримання фінансування від ФСС на оплату лікарняних, а також розповімо роботодавцям, які ще не запровадили електронний документообіг з ФСС, як це зробити.

Електронний документообіг з ФСС

Двічі за останній час (у березні та у квітні 2020 року) ФСС на своєму сайті (fssu.gov.ua) нагадував про можливість електронного документообігу та наполегливо рекомендував роботодавцям подавати заяви-розрахунки і повідомлення про виплату коштів застрахованим особам дистанційно.

При цьому ФСС зазначив, що електронні заяви-розрахунки для отримання матеріального забезпечення подають понад 65 % роботодавців.

Подавати електронні заяви-розрахунки до ФСС роботодавці мають змогу з 01.10.2018 р. (з дати набрання чинності Порядком № 12*), яким визначені механізм та умови фінансування страхувальників для надання за рахунок коштів ФСС матеріального забезпечення у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності застрахованим особам, виплат потерпілим на виробництві тощо. Для налагодження дистанційного подання заяв-розрахунків роботодавцю треба пройти три кроки.

* Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затверджений постановою правління Фонду соціального страхування України від 19.07.2018 р. № 12.

1. Оформити кваліфікований електронний підпис відповідальних осіб (керівник, головний бухгалтер) та електронну печатку (тільки для юридичних осіб).

2. Встановити спеціалізоване програмне забезпечення для створення та подання електронних документів до ФСС. При цьому страхувальнику надано право обирати його самостійно. Наприклад, такі програми, як «M.e.doc» або «Соната», повністю відповідають вимогам щодо програмного забезпечення для електронного документообігу з ФСС.

3. Укласти договір про подання електронних документів до ФСС (далі — договір) з відділенням робочого органу ФСС.

Наказом ФСС від 25.09.2018 р. № 442-од затверджено примірний договір. Знайти його форму можна на сайті ФСС.

Також договір можна отримати у виконавчій дирекції або відділенні ФСС за своїм місцезнаходженням чи місцем проживання.

Договір укладається в паперовій формі у двох примірниках та містить вимоги щодо електронного документообігу.

На практиці ФСС вимагає від страхувальника разом з договором подати витяг з ЄДРПОУ та наказ на призначення керівника. Усі документи повинні бути засвідчені підписом керівника та печаткою (за наявності) підприємства, організації, установи.

Приймання електронних документів від страхувальників здійснюється ФСС через існуючу автоматизовану інформаційну систему приймання електронних документів, яка використовувалася для приймання звіту Ф4-ФСС з ТВП. Таким чином, пройшовши всі кроки налагодження дистанційного документообігу, страхувальник для подання електронної заяви-розрахунку у спеціалізованій програмі обирає потрібний бланк (заява-розрахунок), заповнює необхідні реквізити, підписує кваліфікованим електронним підписом/печаткою, обирає адресу отримувача ezvit@fssu.gov.ua та надсилає документ до ФСС. До речі, у відкритому електронному реєстрі бланків заява-розрахунок має код C1100101, а повідомлення про виплату коштів застрахованим особам — код C1100201.

У свою чергу, за фактом надходження заяви-розрахунку ФСС направляє страхувальнику повідомлення, які останній приймає у своїй спеціалізованій програмі у вигляді квитанцій (див. рисунок).

Повідомлення від ФСС

Кожна квитанція містить дані страхувальника, номер, дату та період дії договору.

Дані електронної заяви-розрахунку зберігаються в базі даних ФСС.

Зверніть увагу! Роздрукована заява-розрахунок разом із поданими застрахованими особами документами, на підставі яких призначались окремі виплати та матеріальне забезпечення, зберігаються у страхувальника (ч. 2 ст. 7 Порядку № 12).

Зауважте: інформація, внесена до заяви-розрахунку, повинна повністю відповідати документам, на підставі яких здійснено призначення матеріального забезпечення, і, відповідно, бути відображена в регістрах бухгалтерського обліку.

Строки подання заяви-розрахунку

Заява-розрахунок подається до ФСС за формою, наведеною у додатку 1 до Порядку № 12, не пізніше 5 робочих днів з дати ухвалення комісією із соцстрахування (уповноваженим) рішення про призначення матеріального забезпечення (ч. 2 п. 2 Порядку № 12). Тобто у страхувальника після отримання протоколу з позитивним рішенням комісії є 5 днів для нарахування матеріального забезпечення, складання та подання заяви-розрахунку до органів ФСС. І комісія із соцстрахування зобов’язана здійснювати контроль за дотриманням цих вимог. Ба більше, застрахований працівник має право отримувати інформацію, коли заяву-розрахунок з нарахованою йому сумою матеріального забезпечення було подано до органів ФСС.

Штрафів щодо дотримання строків подання заяви-розрахунку не встановлено, але при перевірці, якщо такі строки не дотримуються, ФСС зробить зауваження та може це зафіксувати в акті перевірки. Недотриманням строків подання заяви-розрахунку роботодавець, так би мовити, «карає» своїх працівників, тому радимо вам усе ж таки дотримуватися строків, передбачених ч. 2 п. 2 Порядку № 12.

Фінансування

Робочому органу або відділенню ФСС згідно з п. 8 Порядку № 12 відведено 10 робочих днів після надходження заяви-розрахунку для її перевірки, надання рекомендацій за її результатами, фінансування заяви-розрахунку або надання обґрунтованої відмови у її прийнятті.

Якщо перевірена заява-розрахунок відповідає всім необхідним вимогам і не містить помилок, ФСС повинен прийняти її (відповідне повідомлення у квитанції № 3) та здійснити фінансування зазначених у ній сум протягом 10 робочих днів.

Помилки та уточнення при електронній формі подання заяви-розрахунку відображаються у квитанціях. Наприклад, якщо у відправленому електронному документі страхувальник припустився помилки в номері лікарняного листка або у даних застрахованої особи, то ФСС у квитанції № 3 попередить його про таке з відображенням коду помилки і заява-розрахунок вважатиметься неприйнятою.

Страхувальнику доведеться сформувати нову заяву-розрахунок з урахуванням виправлених помилок та повторити відправлення електронного документа. І знову з дня надходження такої заяви-розрахунку починається 10-денний відлік для прийняття рішення та фінансування ФСС.

Фінансування ФСС здійснюється на окремий поточний рахунок у банку або окремий рахунок у відповідному органі Державного казначейства згідно з реквізитами, зазначеними в заяві-розрахунку. Реалії сьогодення такі, що через брак бюджетних коштів фінансування від ФСС за прийнятими заявам-розрахункам відбувається із значним запізненням. На практиці деякі страхувальники вимушені чекати на нього майже місяць.

Виплата матзабезпечення

Коли кошти від ФСС за прийнятою заявою-розрахунком надійшли на спецрахунок роботодавця, останній зобов’язаний їх виплатити у встановлені законодавством строки.

Так, виплатити лікарняні та декретні застрахованим особам, зазначеним у такій заяві-розрахунку, треба в найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати зарплати, як того вимагає ч. 2 ст. 32 Закону про соцстрахування, а для допомоги на поховання граничним строком виплати є наступний робочий день після отримання страхувальником страхових коштів від ФСС (ч. 3 ст. 32 Закону про соцстрахування).

Але на практиці, у разі затримки фінансування, дотриматися строків виплати лікарняних неможливо. Виплачувати їх із власних коштів також не можна.

У такому випадку радимо здійснити виплату у найближчий після дня отримання коштів від ФСС строк, установлений для виплати зарплати.

Деякі роботодавці після отримання фінансування від ФСС виплачують кошти застрахованим особам у день їх надходження, не чекаючи на найближчу дату виплати зарплати.

Про це йдеться у листі ФСС з ТВП від 21.11.2016 р. № 2.4-16-2036 (ср. 025069200).

Зауважте: відповідальності за недотримання строків виплати матзабезпечення не встановлено, але й затягувати з його виплатою не варто.

Повідомлення про виплату

Про виплату застрахованим особам «соцстрахівської» допомоги роботодавцю слід у місячний строк з дня її здійснення інформувати ФСС.

Для цього згідно з п. 10 Порядку № 12 страхувальник повинен направити до ФСС повідомлення про проведення виплат за формою, наведеною у додатку 2 до Порядку № 12.

Відправлення повідомлення з використанням спеціальної програми та кваліфікованого електронного підпису/печатки значно спрощує життя бухгалтера.

При цьому, як і в роботі з електронною заявою-розрахунком, після відправлення повідомлення про виплату ФСС надсилає три квитанції з інформацією про обробку та реєстрацію електронного документа.

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити
Завантажуйте наш мобільний додаток iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити всього за 10 грн
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд