Перерасчет НДФЛ: контрольная проверка

Что проверяем

Все работодатели обязаны проводить годовой перерасчет НДФЛ по результатам каждого отчетного года.

Этого требует п.п. «а» п.п. 169.4.2 НКУ.

Цель перерасчета — проверить, правильно ли:

• определены месячные суммы доходов в виде зарплаты, начисленных работникам в течение года;

• удержан НДФЛ с таких сумм доходов;

• к таким доходам применена НСЛ.

Проводят такую проверку при начислении зарплаты за декабрь 2021 года по всем работникам, которые по состоянию на 31.12.2021 состоят в трудовых отношениях с работодателем.

При этом правильность удержания НДФЛ с зарплатных доходов работников проверяют за период:

• с января по декабрь 2021 года — в общем случае;

• с месяца трудоустройства по декабрь 2021 года — для работников, принятых на работу в течение года;

• с месяца, следующего за месяцем прекращения предоставления НСЛ по заявлению работника в связи с изменением места ее применения, и по декабрь 2021 года — для работников, которые в течение года поменяли место применения НСЛ.

Заметьте, по уволенным работникам годовой перерасчет не проводят, так как эту обязанность нужно было выполнить при окончательном расчете с таким работником (п.п. «в» п.п. 169.4.2 НКУ).

Кстати, годовой перерасчет предусмотрен только для НДФЛ. НКУ не обязывает проверять правильность удержания еще и военного сбора. Теперь переходим непосредственно к перерасчету.

Порядок действий

Алгоритм перерасчета НДФЛ включает в себя 6 этапов (см. рисунок ниже).

Порядок проведения годового перерасчета НДФЛ

Определяем суммы зарплаты, начисленные работнику в течение 2021 года, за каждый месяц.

При этом учитываем следующие особенности.

1. Перерасчет проводим только для доходов в виде зарплаты.

Согласно п.п. 169.4.1 НКУ в годовом перерасчете НДФЛ должна принимать участие только заработная плата (признак дохода в приложении 4ДФ — «101»).

Внимание! Для целей обложения НДФЛ к заработной плате относят основную и дополнительную зарплату, другие поощрительные и компенсационные выплаты, которые выплачиваются (предоставляются) плательщику налога в связи с отношениями трудового найма (п.п. 14.1.48 НКУ).

А это значит, что НКУ приравнивает к зарплате также те выплаты, которые не относятся к фонду оплаты труда. В частности, пособие по временной нетрудоспособности (абз. 3 п.п. 169.4.1 НКУ). Поэтому для определения перечня выплат, которые входят в состав зарплаты, можно ориентироваться на Инструкцию № 5. Но! В части, не противоречащей НКУ.

2. Для каждой зарплатной выплаты — свой период.

В общем случае зарплатные выплаты облагают НДФЛ в том месяце, в котором они фактически начислены. В том числе:

• премии (за квартал, полугодие, год), доплаты и надбавки;

• суммы корректировки зарплаты (доначисленные/отсторнированные) (категория 103.25 ЗІР);

• суммы индексации (в том числе суммы доначисленной/сторнированной индексации).

То есть по всем этим выплатам руководствуйтесь правилом: в каком месяце начислена (доначислена/сторнирована) выплата — в таком и учитывайте для целей проведения перерасчета НДФЛ.

Например, в течение 2021 года отдельным бюджетникам была доначислена зарплата «задним числом». Так, например, в ноябре 2021 года работникам патронатных служб и рабочим, обслуживающим госорганы, нужно было пересчитать зарплату за октябрь 2021 года. Это было связано с тем, что с 21.10.2021 у них изменились должностные оклады. При этом для целей перерасчета НДФЛ суммы доначисленной в ноябре зарплаты за октябрь 2021 нужно включать в сумму зарплаты за ноябрь.

А вот специальные «переходящие» выплаты относим к доходам за тот месяц, за который они начислены. Речь идет исключительно о больничных и отпускных. Их суммы для целей перерасчета НДФЛ нужно отнести к тем месяцам, ЗА которые они начислены.

Проверяем наличие оснований для применения НСЛ.

Если работник пользовался правом на НСЛ в течение года, следует проверить наличие заявления о самостоятельном избрании им места применения НСЛ и документов, подтверждающих его право на НСЛ (при необходимости) (см. публикацию «Документы для применения НСЛ» // «ОТ», 2020, № 3, с. 30).

Напомним: работник имеет право на НСЛ только по одному месту работы. Поэтому если на предыдущей работе в месяце увольнения ему была предоставлена НСЛ, то при приеме его на работу в этом же месяце НСЛ предоставляться не должна.

И еще. Не забывайте, что НСЛ не применяется:

• к зарплате, которую работник в течение месяца получает одновременно со стипендией (студентов, аспирантов), выплачиваемой из бюджета;

• к среднему заработку «солдат» предприятия.

Проверяем право на НСЛ работников, которые пользовались льготой в течение 2021 года (в каждом отдельном месяце).

На данном этапе суммы доходов, определенные за каждый месяц (см. этап 1), сравниваем с предельным размером дохода работника, дающим право на НСЛ.

Напомним: в 2021 году предельный размер дохода, дающий право на применение (п.п. 169.4.1 НКУ):

• «общей» НСЛ составляет 3180 грн;

• «детской» НСЛ для одного из родителей определяется как 3180 грн, а для второго — как произведение: 3180 грн x количество детей.

Определяем новую сумму НДФЛ (отдельно за каждый месяц).

Для этого по каждому месяцу определяем новую базу обложения НДФЛ (с учетом проведенного уточнения по больничным и отпускным).

Полученное число уменьшаем на сумму НСЛ (для работников, имеющих право на льготу), а затем умножаем на ставку НДФЛ. Получаем новую сумму налога.

Рассчитываем общую годовую сумму НДФЛ.

Суммируем ежемесячные суммы НДФЛ, полученные в результате перерасчета.

Определяем результат перерасчета.

Сравниваем рассчитанную в результате перерасчета сумму НДФЛ с суммой НДФЛ, фактически удержанного из заработной платы работника за год.

В результате сравнения может получиться:

• либо переплата (рассчитанная сумма налога окажется меньше суммы фактически удержанного НДФЛ),

• либо недоплата (сумма рассчитанного налога превысит сумму фактически удержанного НДФЛ),

• либо выйдете в ноль.

Что с этим делать дальше? Сейчас расскажем.

Отражаем результаты перерасчета

Если в результате перерасчета выявлена переплата или недоплата, то такие суммы следует отразить в приложении 4ДФ за декабрь Объединенной отчетности за 4 квартал.

Недоплата. Если возникла недоплата НДФЛ, сумму такой недоплаты взыскивают за счет любого налогооблагаемого дохода работника (после его налогообложения) за соответствующий месяц. То есть в случае годового перерасчета — за декабрь.

Если суммы дохода недостаточно — сумму недоплаты покрывают за счет доходов следующих месяцев, до полного ее погашения (п.п. 169.4.4 НКУ).

Только не забывайте при этом об ограничении, установленном ст. 128 КЗоТ: в общем случае работодатель вправе удержать с суммы налогооблагаемого дохода работника недоплату по НДФЛ в сумме, не превышающей 20 % зарплаты, подлежащей выплате.

Результаты перерасчета показывают в Объединенной отчетности за тот квартал, в котором проведен перерасчет (в нашем случае — за 4 квартал 2021 года).

Делают это следующим образом. В строке 06 разд. I приложения 4ДФ (за декабрь) в графах 4а «Сума нарахованого податку» и 4 «Сума перерахованого податку» проставляют сумму НДФЛ с учетом суммы недоплаты, которая образовалась в результате перерасчета НДФЛ.

То есть эти показатели увеличивают на сумму выявленной недоплаты по НДФЛ (с учетом ограничения, установленного ст. 128 КЗоТ) (письмо ГФСУ от 12.04.2019 № 1594/6/99-99-13-03-02-15/ІПК, категория 103.25 ЗІР).

Если размер недоплаты превышает ограничение, то остаток отражают в приложении 4ДФ за следующие отчетные периоды по мере удержания с зарплаты работника.

Переплата. Если возникла переплата удержанного НДФЛ, то на ее сумму уменьшают сумму налогового обязательства работника, начисленного в декабре 2021 года (категория 103.25 ЗІР).

Делают это так. В строке 06 разд. I приложении 4ДФ (за декабрь) в графах 4а «Сума нарахованого податку» и 4 «Сума перерахованого податку» проставляют сумму НДФЛ, уменьшенную на сумму излишне удержанного НДФЛ.

Если суммы НДФЛ за декабрь не хватило для уменьшения переплаты (сумма переплаты превышает сумму налоговых обязательств за декабрь 2021 года), то на остаток суммы переплаты уменьшают показатели граф 4а и 4 приложения 4ДФ за следующие отчетные периоды.

В течение года к доходу работницы применялась «детская» НСЛ в размере 2270 грн (1135 грн x 2 ребенка), если начисленная сумма зарплаты в месяц не превышала 6360 грн (3180 грн x 2 ребенка).

Данные о доходах работницы и результат перерасчета приведем в таблице.

Годовой перерасчет НДФЛ

В результате перерасчета оказалось, что с дохода работницы фактически была удержана сумма НДФЛ на 817,20 грн больше, чем необходимо (9299,63 - 8482,43). То есть образовалась переплата. Эту сумму учитываем при уплате НДФЛ с декабрьской зарплаты.

В строке 06 разд. I приложения 4ДФ за декабрь 2021 года по этой работнице с признаком дохода «101»:

• в графах 3 и 3а указываем сумму начисленного и выплаченного дохода за декабрь 2021 года — 6500 грн,

• а в графах 4 и 4а — удержанную сумму НДФЛ за отчетный период с учетом суммы налога, подлежащей возврату, — 352,80 грн (1170 - 817,20).

Приложение 4ДФ Объединенной отчетности за декабрь 2021 года по условиям приведенного примера будет заполнено следующим образом:

Пример заполнения приложения 4ДФ за декабрь 2021 года