* Цитата з кінофільму «Іронія долі, або З легкою парою!».
Обов’язковий чи ні?
Ще на початку 2021 року урядовці заговорили про зменшення кількості обов’язкових кадрових документів, зокрема йшлося і про графік відпусток. І хоча до прийняття закону справи ще не дійшли**, проте ініціатива похвальна.
** Проєкт Закону про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо дерегуляції трудових відносин від 16.04.2021 № 5388.
Наразі графік відпусток залишається обов’язковим документом для кожного роботодавця, зокрема і для ФОП, що мають найманих працівників (див. лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15, лист Держпраці від 13.09.2019 № К-975/02.04/12-08/10796).
Його відсутність контролери розцінюють як «інше порушення трудового законодавства», за яке:
• роботодавцю загрожує «трудовий» штраф у розмірі 1 МЗП, установленої на момент виявлення порушення (з 1 грудня 2021 року — 6500 грн). Під час перевірки контролери зазвичай знаходять чимало «інших порушень». А за новими правилами такий штраф застосовується за кожне з них, тож може набігти солідна сума;
• посадовим особам роботодавця, а також ФОП — адмінштраф у розмірі від 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КпАП).
Тож давайте розбиратися, як правильно складати графік відпусток: коли його треба затвердити, у якій формі, які види відпусток до нього включити та на що ще потрібно звернути увагу.
Основні правила складання
Дотримуємося строків. Графік відпусток потрібно складати не пізніше за 5 січня поточного року. Саме на таких строках наполягає Мінсоцполітики у листі від 25.08.2015 № 475/13/116-15. Хоча, на думку Держпраці, не вважатиметься «криміналом» пізніша дата складання графіка, якщо це передбачено у внутрішніх документах підприємства***. Адже ані КЗпП, ані Закон про відпустки не містять вимог щодо граничного строку для його складання.
*** Див. офіційне роз’яснення Держпраці: pl.dsp.gov.ua/news/stosovno-skladannia-hrafika-vidpusto/
Ми радимо затвердити цей документ ще до початку відповідного року, адже досить часто працівники беруть відпустки на новорічні свята, і цей відпочинок теж краще заздалегідь спланувати.
Складаємо у довільній формі. Законодавство не містить вимог щодо форми графіка відпусток, тож його можна складати у довільній формі (див. лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15). Для зручності зазвичай використовують таблицю з відповідними графами. Приклад такого графіка ви можете знайти у статті «Графік відпусток — 2021: від теорії до практики» // «ОП», 2020, № 24/1.
Не забудьте погодити цей документ із профспілкою (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом та довести його до відома всіх працівників, причому краще під підпис.
Враховуємо усіх працівників. Графік відпусток складають щодо всіх працівників, які перебувають з роботодавцем у трудових відносинах на дату його погодження та затвердження: як зайнятих за основним місцем роботи, так і сумісників, у тому числі сезонних і тимчасових працівників, та працівників, з якими укладено строкові трудові договори. Причому внутрішніх сумісників рекомендуємо відображати у графіку відпусток окремо — за основним місцем роботи та за сумісництвом.
Плануємо всі «передбачувані» відпустки. Обов’язковість складання графіка відпусток передбачена в ст. 10 Закону про відпустки і стосується лише щорічних (основної та додаткових (за наявності)) відпусток.
Усі інші відпустки роботодавець може на власний розсуд або запланувати у графіку, або ж не вносити до графіка і надавати на підставі заяви працівника. Звісно, для того, щоб побачити відпускну картину на наступний рік та забезпечити повноцінний робочий процес, радимо обирати перший варіант. Простіше кажучи, якщо щось можна спланувати, краще це зробити. Тому радимо включати до графіка всі види обов’язкових відпусток, що піддаються плануванню, зокрема соцвідпустки на дітей, додаткові «чорнобильські» відпустки, додаткові відпустки учасникам бойових дій тощо. Майте на увазі: такі відпустки надаються не за робочий, а за календарний рік.
До речі, якщо відпустка ділиться на частини — це також вказують у графіку.
Пам’ятаємо про залишок відпусток. При складанні графіка відпусток слід не забувати про відпускні «хвости» працівників. Річ у тім, що щорічні відпустки не мають строку давності. А згідно зі ст. 11 Закону про відпустки забороняється не надавати щорічні відпустки повної тривалості протягом двох років поспіль. Отже, поряд із щорічною відпусткою (основною та додатковою) поточного року працівник може скористатися такими відпустками і за минулі роки, тому їх потрібно включити до графіка. Більше того, для контролерів це буде доказом того, що роботодавець робить усе можливе, аби дотримуватися вищезазначеної норми.
Якщо ви вносите до графіка додаткові соціальні відпустки на дітей, то слід пам’ятати, що чинним законодавством також не передбачено строку давності, після якого працівник втрачає право на таку відпустку. Отже, якщо він з якихось причин не скористався своїм правом за попередній рік чи за кілька років, то має право використати її (в тому числі і всі разом). Тому не забудьте включити до графіка відпустки на дітей, які не були використані в минулих роках. Це підкреслює Мінсоцполітики у листі від 06.02.2018 № 204/0/101-18-284.
Дотримуємося балансу інтересів. При складанні графіка слід враховувати як інтереси працівників, так і інтереси роботодавця та потреби виробництва. Проте є окрема категорія працівників, яким роботодавець зобов’язаних надати відпустку у зручний для них час (ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки). Наприклад, до «пільговиків» належать особи віком до 18 років, жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю, особи з інвалідністю; одинокі матері (батьки), які виховують дитину без батька (матері). При цьому цей перелік не є вичерпним. Тому радимо при складанні графіка відпусток спочатку враховувати працівників, які мають переважне право на щорічну відпустку.
Змінюємо у разі потреби. Кадрове життя підприємства зазвичай дуже динамічне: хтось звільняється, когось приймають на роботу, хтось іде у відпустку чітко за графіком, а хтось бажає відпочити у зручний для нього і несподіваний для роботодавця час. У таких випадках заново затверджувати графік не потрібно — достатньо оформити наказ про внесення змін до графіка відпусток і довести його до відома працівників, яких стосуються ці зміни.
