Как долго хранить больничные листы: вердикт Верховного Суда

Кучерова Оксана, юрист ООО «ФАКТОР-МЕДИА»
Оплата труда Февраль, 2021/№ 3
В избранном В избранное
Печать
Фонд социального страхования (далее — ФСС) активно проводит проверки даже во время карантина. Конечно, застраховаться от них невозможно. Однако, можно к ним подготовиться. Например, одна из любимых «фишек» — требование показать больничные листы, которые были оплачены еще «за царя Панька». В такую ситуацию может попасть каждый страхователь. Поэтому сколько времени следует хранить больничные листы и к каким последствиям может привести их отсутствие? Давайте разбираться. А поможет нам в этом Верховный Суд.

Суть спора

Все началось в 2018 году. Именно тогда ФСС провел внеплановую проверку страхователя за периоды с 2011 по 2018 годы. По результатам такой проверки контролеры обнаружили выплату пособия по временной нетрудоспособности при отсутствии необходимых документов (то есть отсутствовал листок нетрудоспособности, выданный в 2012 году) и, конечно, не замешкались со штрафными санкциями. Было принято решение о возврате средств Фонду и применении финансовых санкций за нарушение законодательства об общеобязательном государственном социальном страховании. Именно такая ситуация недавно рассматривалась Верховным Судом (постановление от 13.10.2020 г. по делу № 440/57/19).

Позиция сторон

Контролеры считают, что принятое ими решение является правомерным. Дело в том, что листок нетрудоспособности во время проверки отсутствовал, а отсутствие первичных документов о потраченной сумме средств Фонда привело к неподтверждению правомерного (целевого) использования страховых средств. Их основной аргумент сводится к тому, что первичные документы хранят 3 года, но с примечанием «при условии завершения проверки».

Страхователь, в свою очередь, указал, что принятое контролерами решение является безосновательным. Дело в том, что указанный листок нетрудоспособности был уничтожен по истечении предельного срока хранения (3 года). Поэтому еще во время проверки он предлагал предоставить другие документы, которые подтверждали бы правомерность как начисления, так и выплаты помощи.

Решение дела судами

Суды как первой, так и апелляционной инстанции стали на сторону страхователя. Их решение поддержал и Верховный Суд.

Да, действительно, по общему правилу основанием для назначения пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам является выданный в установленном порядке листок нетрудоспособности.

Для того, чтобы определить срок его хранения, Верховный Суд обращается к Перечню типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденному приказом Минюста Украины 12.04.2012 г. № 578/5 (далее — Перечень).

В нем определено, что срок хранения документов (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения, заявления, справки, списки работников) о выплате пособий, пенсий, оплате листков нетрудоспособности из Фонда социального страхования составляет 3 года (п. 320 Перечня).

Более того, такой же срок хранения установлен и п. 716 Перечня: срок хранения листков нетрудоспособности, корешков листков нетрудоспособности — 3 года.

Отсюда Верховный Суд делает вывод:

ЦИТАТА

…законодательно отсутствует обязанность хранить документы в подтверждение оплаты листков нетрудоспособности из Фонда социального страхования дольше трехлетнего срока.

Более того, ВС учел предоставленные страхователем документы как подтверждение правомерности начисления и выплаты пособия. Так, среди них были копия приказа о принятии соответствующего лица на постоянную работу, выписка по лицевому счету в банке о финансировании для предоставления застрахованным лицам материального обеспечения согласно заявке за 2012 год, а также письмо соответствующего медзаведения о том, что им был выдан соответствующий листок нетрудоспособности в 2012 году.

Мнение редакции

Во время документальных проверок страхователей контролеры ФСС проверяют, в частности, правомерность назначения и выплаты материального обеспечения застрахованным лицам и отдельных выплат потерпевшим на производстве. И конечно, их будут интересовать листки нетрудоспособности. Но сколько лет их нужно хранить?

С одной стороны, их относят к первичным документам, а следовательно, действует правило: первичные документы и приложения к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и являются основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых документах, хранят 3 года, но с примечанием «при условии завершения проверки» (п. 336 Перечня).

Более того, помним о том, что во время плановых проверок хоть по «старому», хоть по «новому» Порядку их проведения контролеры могут проверять документы за отчетные периоды как текущего, так и предыдущих лет, за которые не осуществлялась проверка (сроков давности нет). Кстати, более детальную информацию о новом порядке проверок ФСС вы можете найти в статье «Апгрейд проверок ФСС: анализируем изменения» // «ОТ», 2020, № 21.

С другой же стороны, есть специальные нормы этого же Перечня, которые устанавливают срок хранения листков нетрудоспособности в 3 года. Как видим, этой позиции сейчас придерживается и ВС, поскольку подчеркивает, что законодательство не обязывает страхователя хранить документы в подтверждение оплаты листков нетрудоспособности из Фонда социального страхования дольше трехлетнего срока.

Поэтому советуем вам запастись копией упомянутого судебного решения, чтобы иметь возможность отстоять свою правоту перед контролерами. Найти его можно по ссылке: reyestr.court.gov.ua/Review/92173040.

Кстати, стоит напомнить, что исчисление сроков хранения документов осуществляется с 1 января года, который наступает после года завершения их делопроизводством (п. 2.10 Перечня). Проще говоря, в ситуации, которая рассматривалась ВС, больничный лист был выдан в 2012 году, следовательно, его нужно было хранить 2013, 2014 и 2015 годы.

Более того, аналогичная ситуация была рассмотрена и в постановлении ВС от 26.11.2020 г. по делу № 810/2017/16. В нем Суд пришел к заключению о том, что суть выявленного ФСС нарушения заключалась не в отсутствии во время проверки листков нетрудоспособности или их копий, заверенных страхователем, а в том, что страхователь не подтвердил наличие оснований для назначения и выплаты средств Фонда, правомерность их использования.

Как видим, представители Фемиды достаточно лояльно относятся к страхователям, которые подтверждают правомерность начисления и выплаты пособия иными документами, нежели листком нетрудоспособности (при условии окончания срока его хранения).

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
Скачайте наше мобильное приложение iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити всього за 10 грн
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд