Знакомимся
Суточные — это компенсация работнику понесенных им расходов на питание и прочие собственные нужды в связи с командировкой.
Порядок их выплаты бюджетникам регламентируют Инструкция № 59* и постановление № 98**.
* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденная приказом МФУ от 13.03.1998 № 59.
** Постановление КМУ от 02.02.2011 № 98.
Согласно им, суточные выплачиваются:
• до начала командировки, но не ранее даты издания приказа о направлении в командировку (письмо Минсоцполитики от 07.11.2013 № 998/13/155-13);
• в гривне (для поездок в пределах Украины).
Внимание! Пункт 15 разд. I Инструкции № 59 гласит: суточные — это отдельный вид расходов, который не требует специального документального подтверждения.
Однако совсем без документов тут не обойтись. Где именно они сыграют важную роль — читайте дальше.
Считаем дни командировки
Суточные расходы выплачивают командированному работнику за каждый календарный день пребывания в служебной поездке (п.п. 170.9.1 НКУ).
То есть и за рабочие, и за выходные, и за праздничные, и за нерабочие дни, включая также время нахождения работника в дороге (вместе с вынужденными остановками).
Определить количество дней пребывания работника в командировке помогут приказ о командировке и документы, подтверждающие нахождение работника в служебной поездке или же намерения и фактичность осуществления командировки (письмо ГНСУ от 18.06.2011 № 11327/6/15-0516).
Но будьте внимательны! Суточные не выплачиваются:
• при отсутствии приказа о командировке;
• за время задержки работника в командировке без уважительных причин. Это дни, которые не покрываются приказом о командировке и на них не был издан приказ о продлении командировки.
«Легально» задержаться в командировке (с выплатой суточных) можно только в некоторых случаях (см. рис.);
Выплата суточных при задержке в командировке
• если день начала командировки и дата «выездного» билета не совпали (то же самое по завершению командировки);
• работник не предоставил авансовый отчет после возвращения из командировки в установленные сроки.
Также учтите, что при подсчете дней командировки:
• дни отъезда-приезда для выплаты суточных засчитываются как два отдельных дня. Даже если в этот период работник находился на работе (например, уехал только в 20:00 или приехал в 3:00);
• при командировке работника сроком на один день или в такую местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные возмещаются как за полные сутки (письмо Минфина от 12.10.2009 № 31-18030-07-21/27231);
• если день прибытия из предыдущей командировки и день выбытия в следующую командировку совпадают (являются одним днем), суточные выплачиваются за один день (письма Минфина от 20.01.2007 № 31-18030-07-10/854).
А в каком размере выплачивать суточные?
«Суточная» норма
Инструкция № 59 и постановление № 98 устанавливают размер суточных только для органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, полностью либо частично финансируемых за счет бюджетных средств.
Внимание! Незадолго до Нового года Кабмин своим постановлением от 23.12.2021 № 1355 изложил в новой редакции приложение 1 к постановлению № 98.
В результате, с 1 января 2022 года у бюджетников
Внимание!
минимальный размер суточных для поездок по Украине составляет 300 грн.
Что касается коммерческих предприятий, то для них ограничения в размере суточных не установлены. Такие субъекты определяют размер суточных в положении о командировках, в отдельном приказе или приказе о направлении работника в командировку.
Но! В качестве ориентира тут лучше все-таки выбрать «бюджетные» Инструкцию № 59 и постановление № 98.
В то же время, по мнению Минсоцполитики, размер суточных не может быть ниже размера, установленного для бюджетников (письмо Минсоцполитики от 21.12.2016 № 1732/0/101-16/28). Поэтому не стоит устанавливать размер суточных расходов по Украине менее 300 грн.
Максимальный размер суточных для командировок на территории Украины работников хозрасчетных предприятий тоже не установлен.
В то же время пп. «а» п. п. 1 70.9.1 НКУ установлен предельный размер суточных, который не облагается НДФЛ и военным сбором.
ВАЖНО!
Необлагаемый налогами размер суточных в 2022 году — 650 грн.
Это означает, что предприятие может установить размер суточных расходов для командировок по Украине выше указанной границы. К примеру, 1000 грн.
Но! В таком случае следует помнить, что сумму превышения 350 грн (1000 - 650) придется обложить НДФЛ и ВС на основании п.п. 164.2.11 НКУ (как сумму излишне израсходованных средств на командировку и не возвращенных в установленные законодательством сроки).
Конкретный размер суточных (но не менее 300 грн) хозрасчетные предприятия устанавливают самостоятельно.
Это может быть либо единый усредненный размер суточных на 1 день командировки, либо целая система для определения размера суточных в зависимости от определенных критериев (см. таблицу).
Критерии для определения размера «суточной» нормы
| Критерий | Пояснение |
| Место командировки | В абз. 2 п. 15 разд. І Инструкции № 59 сказано: суточные расходы возмещаются в единой сумме независимо от статуса населенного пункта. Однако в разных городах (будь то столица или городок районного масштаба) стоимость питания будет разной. Поэтому и суточные для крупных городов должны быть чуть выше, а для поездок в рамках района — чуть меньше |
| Время выбытия-прибытия из командировки | Для ситуаций, когда работники уезжают в командировку после 14:00, а возвращаются из нее до 14:00, можно оговорить, что работнику выплачиваются суточные в размере 50 % от общего размера. Но! Если нормы об уменьшении размера суточных в положении о командировках не прописаны, суточные нужно выплатить в полном размере |
| Разовость питания в отеле | Если стоимость питания / бытовых услуг включена в гостиничный счет, размер суточных может составлять: 80 % от рассчитанной суммы суточных, если было одноразовое питание; 55 % — двухразовое и 35 % — трехразовое питание |
| Необходимость нести представительские расходы | Для руководителей, которые в силу должностных обязанностей должны нести в командировке дополнительные расходы, связанные с хоздеятельностью предприятия. Например, на питание в дорогих ресторанах при заключении договоров (контрактов) |
НДФЛ, ВС и ЕСВ
Суточные расходы в пределах налоговой нормы, установленной п. п. 170.9.1 НКУ, не считаются доходом работника, а потому не облагаются ни НДФЛ, ни военным сбором.
Также суточные не входят в фонд оплаты труда (п. 3.15 Инструкции № 5) и не упоминаются в Перечне № 1170, поэтому на них не начисляется и ЕСВ.
В то же время сверхнормативные суточные (сумма превышения суточной нормы, предусмотренной пп. «а» п. 170.9.1 НКУ, в 2022 году — 650 грн) считаются суммами излишне израсходованных средств, полученных на командировку, и попадают под обложение НДФЛ и военным сбором на основании пп. 164.2.11 НКУ (ср. ).
В налогооблагаемый доход также включается вся сумма суточных при отсутствии приказа о командировке и документов, подтверждающих пребывание работника в служебной поездке (категория 103.17 ЗІР).
База обложения НДФЛ определяется с применением натурального коэффициента из п. 164.5 НКУ (1,242236). Поскольку в документе, устанавливающем размер суточных расходов, работодатель указывает сумму суточных, которую следует выплатить работнику на руки.
А вот облагать сверхнормативные суточные военным сбором следует без применения указанного коэффициента (письмо ГФСУ от 17.05.2017 № 232/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).
В приложении 4ДФ Объединенной отчетности, по мнению налоговиков, начисленную сумму налогооблагаемых суточных следует отражать с кодом «118» (категория 103.02 ЗІР).
А вот удерживать и перечислять в бюджет удержанные суммы НДФЛ и ВС с облагаемой части суточных, на наш взгляд, нужно в день утверждения авансового отчета.
ЕСВ на сверхнормативные суточные не начисляется.
Ответственность
Гарантии, предусмотренные ст. 121 КЗоТ для работников, направленных в служебные командировки, входят в перечень минимальных госгарантий (ст. 12 3акона об оплате труда).
Поэтому за невыплату командированным работникам суточных или же выплату их в заниженном размере работодателю грозит штраф в размере 2 МЗП, установленной на момент выявления нарушения, за каждого «пострадавшего» работника (абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗоТ).
Должностным лицам работодателя — административный штраф согласно ч. 1 ст. 41 КоАП (от 510 до 1700 грн, а при повторном нарушении — от 1700 до 5100 грн).
