У запитанні описано досить розповсюджену сьогодні ситуацію. Рятуючись від війни, працівники тікають у безпечні місця, у тому числі за кордон. Є багато варіантів оформлення їх відсутності на роботі. Серед них відпустки, простій, дистанційка. Але якщо жоден не підходить, то є ще варіант — неявки з нез’ясованих причин. У табелі обліку використання робочого часу такі дні відображають позначкою «НЗ». Також використовують позначку «І» (інші причини неявок). Коли працівник повернеться, слід запропонувати йому надати пояснення щодо причин відсутності. Імовірніше, у період війни причина відсутності буде поважною.
ВАЖЛИВО!
Період, позначений у табелі обліку робочого часу «НЗ», оплаті не підлягає.
Заповнення Об’єднаного звіту в описаній ситуації розглянемо на прикладі.
Приклад. Працівниця Гомоненко Вікторія Олегівна (основне місце роботи, повна зайнятість, ставка ЄСВ — 22 %) з 24.02.2022 відсутня на роботі. Зарплата за лютий становить 6300 грн (ПДФО — 1134 грн, ВЗ — 94,50 грн, ЄСВ — 1386 грн). Дохід виплачено, податки сплачено своєчасно.
Заповнення Об’єднаного звіту почнемо з додатка Д1 за лютий 2022 року. Тут на працівницю слід заповнити два рядки:
— перший — на суму фактично нарахованої зарплати (6300 грн у графах 16 і 17) та відповідно суму ЄСВ із неї (1386 грн у графі 20);
— другий — на різницю між МЗП та фактичною зарплатою і донарахованою до мінімального внеску сумою ЄСВ. У графі 09 зазначаємо код типу нарахувань «13», у графі 18 — 200 грн (різницю між фактичною та мінімальною зарплатою), а у графі 20 — 44 грн (ЄСВ із різниці). Зверніть увагу: у прикладі виходимо з того, що працівниця трудиться за основним місцем роботи (повна зайнятість) і не має інвалідності (ЄСВ нараховується за ставкою 22 %), а також перебувала у трудових відносинах увесь місяць (поки немає пояснень причин відсутності). А отже, маємо справу з ЄСВ з МЗП.
Дні неявок з нез’ясованих причин, позначені у табелі як «НЗ», в додатку Д1 жодним чином не виокремлюємо. До з’ясування причин відсутності працівника вони є днями перебування у трудових відносинах. Тож у першому рядку (зарплатному) у графі 14 зазначаємо 28 календарних днів лютого-2022.
УВАГА!
У жодному разі не позначайте період неявки як відпустку без збереження зарплати та не зазначайте його дні у графі 13.
Адже фонди соцстрахування використовують дані з Д1 для обчислення середньої зарплати для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соцстрахуванням (непрацездатна допомога, виплати на випадок безробіття тощо). При цьому відпустка без збереження зарплати належить до поважних причин, які виключаються з розрахункового періоду (див. Порядок № 1266). Водночас нез’ясовані неявки до таких причин не віднесені. Отже, дні такої відсутності залишаються в розрахунку середньої зарплати.
У березні 2022 року на працівницю формуємо рядок із кількістю днів у трудових відносинах («31» у графі 14) і без сумових показників.
Приклад заповнення додатків Д1 за лютий та березень наведено на рис. 1.
Рис. 1. Фрагменти додатків Д1 за лютий та березень 2022 року
У 4ДФ за лютий-2022 на працівницю формуємо один рядок. Зазначаємо в ньому суму зарплати (6300,00 грн) та утримані/перераховані з неї ПДФО (1134,00 грн) і військовий збір (94,50 грн). Ознака доходу — «101».
За березень жодних виплат немає, тож у додатку 4ДФ ця працівниця не засвітиться.
Приклад заповнення додатка 4ДФ наведено на рис. 2.
Рис. 2. Фрагмент додатка 4ДФ за лютий 2022 року
У додатку Д5 жодним чином не фіксуємо початок і закінчення періоду неявок.
