Безвозмездные обеды от работодателя: как оформить и обложить налогом

Организуем безвозмездное питание

Налоговые последствия от операции по предоставлению безвозмездных обедов работникам будут зависеть от того, как будет организовано и оформлено такое питание.

Поэтому работодателю сначала следует определить способ обеспечения работников безвозмездными обедами и порядок фиксации получения ими такого питания.

Так, например, работники могут получать безвозмездные обеды:

1)от стороннего заведения ресторанного хозяйства (дальше — ЗРХ), с которым у предприятия заключен договор на предоставление соответствующих услуг. При этом работники могут питаться как непосредственно в самом заведении, так и заказывая обеды в офис.

В таком случае фиксировать получение работниками безвозмездных обедов можно:

— или с помощью карточек на получение обедов определенной стоимости, талонов, реестров, сведений и т. п.;

— или собирая расчетные документы, которые подтверждают понесенные работниками расходы на питание, с дальнейшей их компенсацией работодателем;

2)от собственной столовой/буфета/кафетерия. Здесь работники могут получать питание:

— или с помощью карточек, талонов, реестров, сведений и т. п.;

— или по системе «шведского стола».

Определившись с порядком организации и учета бесплатного питания работников, работодатель прописывает/фиксирует их в соответствующих документах.

Оформляем документы

Порядок питания работников за счет предприятия обычно оформляют в виде приложения к трудовому или коллективному договору (в разделе «Оплата труда» или в разделе «Социальное обеспечение»).

Однако можно оформить также Положение о питании работников или издать отдельный приказ (распоряжение) руководителя предприятия.

Но как бы то ни было, в таком документе следует указать:

а) какие работники будут питаться за счет предприятия (все сотрудники или только те, кто задействован на определенных работах);

б) порядок организации безвозмездного питания:

— определить место, где работники будут получать безвозмездные обеды (стороннее ЗРХ, собственная столовая, рабочее место);

— порядок заказа безвозмездных обедов (кто будет составлять перечень работников, которые будут питаться за счет предприятия; до какого времени он должен быть составлен; кто будет заказывать безвозмездные обеды);

— порядок учета безвозмездных обедов, полученных работниками (по талонам, карточкам, ведомостям, по системе «шведского стола» или в соответствии с расчетными документами, которые подтверждают понесенные работниками расходы на питание);

в) порядок расчета суммы средств, необходимой для оплаты питания работников:

— в фиксированном размере на определенный период (на всех работников или в расчете на каждого работника);

— в зависимости от потребности работников в определенном периоде;

г) порядок оплаты питания работниками:

— будут ли обеды полученные вообще безвозмездными или с частичной оплатой;

— порядок расчета за питание, полученное работником сверх установленных предельных сумм (наличностью, безналично, через удержание из зарплаты);

— порядок компенсации стоимости питания (если работник предоставляет работодателю расчетные документы, которые подтверждают понесенные работником расходы, а работодатель их компенсирует);

д) порядок проведения расчетов с поставщиками безвозмездных обедов (периодичность проведения расчетов и сверка количества безвозмездных обедов);

е) порядок оформления и утверждения документов, связанных с питанием работников безвозмездными обедами и т. п.

Обратите внимание! От того, какой порядок питания выберет работодатель, будут зависеть налоговые последствия от такой операции. И здесь главный фактор — возможность персонификации.

Будет ли доход?

Главный вопрос для работодателя, который обеспечивает своих работников безвозмездными обедами, —возникает ли у них доход?

Ответ простой: все будет зависеть от того, можно ли такой доход персонифицировать. То есть может ли работодатель:

— определить конкретных получателей такого дохода (кто именно из работников получал безвозмездные обеды);

— выразить такой доход, полученный каждым работником — получателем питания, в конкретной сумме.

Когда нельзя персонифицировать. У работодателя отсутствует возможность персонифицировать безвозмездные обеды, когда он объективно не может проконтролировать количество потребленной каждым работником пищи и ее стоимость.

Это происходит, если питание организовано, в частности, по принципу «шведского стола», буфетного самообслуживания или фуршета. В таком случае доход работника в виде безвозмездного обеда:

— не включаются в его налогооблагаемый доход. Соответственно НДФЛ и ВС с него не удерживаются;

— не включается в базу начисления ЕСВ.

Именно такой позиции придерживались налоговики в письмах ГФСУ от 23.11.2016 № 25307/6/99-99-13-02-03-15 и от 22.03.2017 № 5683/6/99-99-13-02-03-15. Такого же мнения были и суды (см. постановление Верховного Суда от 10.06.2019 по делу № 808/3611/16).

Однако в последнее время в своих консультациях фискалы настаивают на том, что невозможность персонифицировать полученный доход не может служить основанием для освобождения работника от уплаты соответствующих налогов и сборов.

Контролеры утверждают, что стоимость питания по принципу «шведского стола» включается в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход как прочий доход и облагается НДФЛ и ВС на общих основаниях (см. консультации ГФСУ от 05.09.2018 № 3853/6/99-99-13-02-03-15/ІПК и ГНСУ от 14.04.2020 № 1512/6/99-00-07-01-01-06/ІПК).

Кроме того, из-за того, что такая выплата относится к фонду оплаты труда (в соответствии с Инструкцией № 5*) и не предусмотрена в Перечне № 1170**, она также является базой начисления ЕСВ (консультация ГФСУ от 06.09.2018 № 3881/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

* Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5.

** Перечень видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением КМУ от 22.12.2010 № 1170.

Однако, на наш взгляд, с такой позицией можно поспорить. Поскольку в ситуации, когда невозможно определить, кто из работников, сколько и какую пищу потребил, невозможно определить ни объект НДФЛ, ни его базу налогообложения, ни самого плательщика налога.

Кстати, к такому выводу приходят и сами налоговики в разъяснении, которое находится в категории 103.02 ЗІР. В нем контролеры отмечают, что еда, приобретенная за счет средств работодателя и предназначена для потребления любым работником, не может рассматриваться как объект обложения НДФЛ. Поскольку в таком случае невозможно определить конкретного получателя дохода.

Но, к сожалению, не исключаем, что такую точку зрения придется отстаивать в суде.

Когда есть персонификация. Если работодатель может проконтролировать количество потребленной каждым работником пищи и ее стоимость, то для каждого такого работника стоимость безвозмездного питания будет налогооблагаемым доходом.

Это происходит, в частности, когда:

— работники получают безвозмездные обеды по ведомости, талонам, карточкам;

— работодатель компенсирует стоимость обедов в соответствии с предоставленными работниками расчетными документами, которые подтверждают понесенные каждым из них расходы на питание.

Как правильно обложить налогом и отразить в отчетности такой доход, расскажем дальше.

Налогообложение безвозмездных обедов

НДФЛ и ВС. Прежде чем переходить к налогообложению дохода работников в виде безвозмездных обедов, его следует правильно классифицировать. И здесь есть несколько вариантов.

Вариант 1. Зарплата. Стоимость обедов для работников, оплаченная работодателем, классифицируется как зарплата, если возможность предоставления такого питания предусмотрена в колдоговоре (трудовом договоре, заключенном с работником) в разделе «Оплата труда».

Напомним, что заработная плата — это основная и дополнительная зарплата, другие поощрительные и компенсационные выплаты, которые выплачиваются (предоставляются) плательщику налога в связи с отношениями трудового найма (п.п. 14.1.48 НКУ).

При этом для определения перечня выплат, которые входят в состав заработной платы, налоговики рекомендуют использовать Инструкцию № 5, но только в части, которая не противоречит НКУ (см. статью «Зарплата: определяемся с составляющими» // «Налоги & бухучет», 2017, № 97).

В соответствии с п.п. 2.3.4 этой Инструкции к прочим поощрительным и компенсационным выплатам относятся, в частности, оплата или дотации на питание работников, в том числе в столовых, буфетах, профилакториях.

Поэтому если в разделе «Оплата труда» коллективного или трудового договора предусмотрена возможность оплаты питания работников (денежного возмещения расходов работника на питание), есть все основания считать такую выплату зарплатой.

Соответственно начисленная стоимость питания, которая входит в состав зарплаты, облагается налогом по общим правилам — с нее удерживается НДФЛ по ставке 18 % и ВС по ставке 1,5 %.

Обратите внимание! Поскольку доход предоставлен в неденежной форме, то в базу обложения НДФЛ он должен попасть увеличенным на «натуральный» коэффициент (1,219512). ВС удерживаем непосредственно от стоимости неденежной выплаты (без увеличения ее на «натуральный» коэффициент) (письмо ГФСУ от 08.06.2016 № 12626/6/99-99-13-02-03-15).

К начисленной стоимости обедов, которая входит в состав зарплаты, применяем налоговую социальную льготу в общем порядке, если работник имеет на нее право.

В приложении 4ДФ Объединенной отчетности стоимость обедов отражаем с признаком дохода «101».

Вариант 2. Дополнительное благо. Стоимость безвозмездных обедов для работников относим к доходу в виде дополнительного блага, если возможность их предоставления:

— не предусмотрена в колдоговоре (трудовом договоре, заключенном с работником). А например, оформлена отдельным приказом (распоряжением) руководителя;

— предусмотрена в других разделах таких договоров (например, «Социальное обеспечение»).

Именно так иногда классифицируют доход в виде безвозмездных обедов сами фискалы (см. письмо ГФСУ от 20.12.2016 № 27407/6/99-99-13-02-03-15). Основанием для этого является п.п. «б» п.п. 164.2.17 НКУ (ср. ).

Соответственно в таком случае с начисленной стоимости обедов удерживаем НДФЛ по ставке 18 % и ВС по ставке 1,5 %. Поскольку доход предоставлен в неденежной форме, к базе налогообложения НДФЛ применяем «натуральный» коэффициент.

В приложении 4ДФ Объединенной отчетности стоимость обедов отражаем с признаком дохода «126».

Вариант 3. Прочий доход. Именно так классифицировать доход, полученный работниками в виде безвозмездных обедов (а не как дополнительное благо), предлагают сами налоговики, даже в случае невозможности его персонифицировать (см., например консультацию ГНСУ от 14.04.2020 № 1512/6/99-00-07-01-01-06/ІПК).

Соответственно они отмечают обложение такого дохода НДФЛ по ставке 18 % и ВС по ставке 1,5 % на общих основаниях. А поскольку работник получает неденежный доход, то базу обложения НДФЛ следует определять с применением «неденежного» коэффициента (1,219512).

В приложении 4ДФ Объединенной отчетности стоимость обедов придется отразить с признаком дохода «127».

ЕСВ. Как свидетельствует абз. 1 п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ*, в базу начисления ЕСВ включается, в частности, сумма начисленной зарплаты по видам выплат, которые включают основную и дополнительную заработную плату, другие поощрительные и компенсационные выплаты, в том числе в натуральной форме, которые определяются в соответствии с Законом об оплате труда**.

* Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VI.

** Закон Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 № 108/95-ВР.

А как мы уже выяснили, к другим поощрительным и компенсационным выплатам, которые входят в фонд оплаты труда, относятся, в частности, оплата или дотации на питание работников, в том числе в столовых, буфетах, профилакториях (п.п. 2.3.4 Инструкции № 5).

Таким образом, независимо от того, как вы классифицируете эту выплату для целей обложения НДФЛ и ВС, для целей начисления ЕСВ она все равно будет заработной платой и будет входить в базу начисления ЕСВ.