Безоплатні обіди від роботодавця: як оформити та оподаткувати

Організовуємо безоплатне харчування

Податкові наслідки від операції з надання безоплатних обідів працівникам залежатимуть від того, як буде організоване та оформлене таке харчування.

Тому роботодавцю спочатку слід визначити спосіб забезпечення працівників безоплатними обідами та порядок фіксації отримання ними такого харчування.

Так, наприклад, працівники можуть отримувати безоплатні обіди:

1) від стороннього закладу ресторанного господарства (далі — ЗРГ), з яким у підприємства укладений договір на надання відповідних послуг. При цьому працівники можуть харчуватися як безпосередньо у самому закладі, так і замовляючи обіди в офіс.

У такому разі фіксувати отримання працівниками безоплатних обідів можна:

— або за допомогою карток на отримання обідів певної вартості, талонів, реєстрів, відомостей тощо;

— або збираючи розрахункові документи, що підтверджують понесені працівниками витрати на харчування, з подальшою їх компенсацією роботодавцем;

2) від власної їдальні / буфету / кафетерію. Тут працівники можуть отримувати харчування:

— або за допомогою карток, талонів, реєстрів, відомостей тощо;

— або за системою «шведського столу».

Визначившись із порядком організації та обліку безкоштовного харчування працівників, роботодавець прописує фіксує їх у відповідних документах.

Оформляємо документи

Порядок харчування працівників за рахунок підприємства зазвичай оформлюють у вигляді додатка до трудового або колективного договору (у розділі «Оплата праці» або у розділі «Соціальне забезпечення»).

Проте можна оформити також Положення про харчування працівників або видати окремий наказ (розпорядження) керівника підприємства.

Але як би там не було, в такому документі слід зазначити:

а) які працівники будуть харчуватися за рахунок підприємства (усі співробітники або тільки ті, хто задіяний на певних роботах);

б) порядок організації безоплатного харчування:

— визначити місце, де працівники отримуватимуть безоплатні обіди (сторонній ЗРГ, власна їдальня, робоче місце);

— порядок замовлення безоплатних обідів (хто складатиме перелік працівників, які харчуватимуться за рахунок підприємства; до якого часу він має бути складений; хто замовлятиме безоплатні обіди);

— порядок обліку безоплатних обідів, отриманих працівниками (за талонами, картками, відомостями, за системою «шведського столу» або відповідно до розрахункових документів, що підтверджують понесені працівниками витрати на харчування);

в) порядок розрахунку суми коштів, необхідної для оплати харчування працівників:

— у фіксованому розмірі на певний період (на усіх працівників або у розрахунку на кожного працівника);

— залежно від потреби працівників у певному періоді;

г) порядок оплати харчування працівниками:

— чи будуть отримані обіди взагалі безоплатними чи з частковою оплатою;

— порядок розрахунку за харчування, отримане працівником понад установлені граничні суми (готівкою, безготівково, через утримання із зарплати);

— порядок компенсації вартості харчування (якщо працівник надає роботодавцю розрахункові документи, що підтверджують понесені працівником витрати, а роботодавець їх компенсує);

ґ) порядок проведення розрахунків з постачальниками безоплатних обідів (періодичність проведення розрахунків та звірки кількості безоплатних обідів);

д) порядок оформлення та затвердження документів, пов’язаних з харчуванням працівників безоплатними обідами тощо.

Зверніть увагу! Від того, який порядок харчування вибере роботодавець, будуть залежати податкові наслідки від такої операції. І тут головний фактор — можливість персоніфікації.

Чи буде дохід?

Головне питання для роботодавця, який забезпечує своїх працівників безоплатними обідами, — чи виникає у них дохід?

Відповідь проста: все буде залежати від того, чи можна такий дохід персоніфікувати. Тобто чи може роботодавець:

— визначити конкретних одержувачів такого доходу (хто саме із працівників отримував безоплатні обіди);

— виразити такий дохід, отриманий кожним працівником — отримувачем харчування, у конкретній сумі.

Коли не можна персоніфікувати. У роботодавця відсутня можливість персоніфікувати безоплатні обіди, коли він об’єктивно не може проконтролювати кількість спожитої кожним працівником їжі і її вартість.

Це відбувається, якщо харчування організовано, зокрема, за принципом «шведського столу», буфетного самообслуговування або фуршету. У такому разі дохід працівника у вигляді безоплатного обіду:

— не включаються в його оподатковуваний дохід. Відповідно ПДФО та ВЗ з нього не утримуються;

— не включається в базу нарахування ЄСВ.

Саме такої позиції притримувалися податківці у листах ДФСУ від 23.11.2016 № 25307/6/99-99-13-02-03-15 та від 22.03.2017 № 5683/6/99-99-13-02-03-15. Такої ж думки були й суди (див. постанову Верховного Суду від 10.06.2019 у справі № 808/3611/16).

Проте останнім часом у своїх консультаціях фіскали наполягають на тому, що неможливість персоніфікувати отриманий дохід не може слугувати підставою для звільнення працівника від сплати відповідних податків та зборів.

Контролери стверджують, що вартість харчування за принципом «шведського столу» включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу як інший дохід та оподатковується ПДФО та ВЗ на загальних підставах (див. консультації ДФСУ від 05.09.2018 № 3853/6/99-99-13-02-03-15/ІПК та ДПСУ від 14.04.2020 № 1512/6/99-00-07-01-01-06/ІПК).

Крім того, через те, що така виплата належить до фонду оплати праці (відповідно до Інструкції № 5*) і не передбачена у Переліку № 1170**, вона також є базою нарахування ЄСВ (консультація ДФСУ від 06.09.2018 № 3881/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

* Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5.

** Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170.

Проте, на наш погляд, з такою позицією можна посперечатися. Оскільки у ситуації, коли неможливо визначити, хто з працівників, скільки та яку їжу спожив, неможливо визначити ані об’єкт ПДФО, ані його базу оподаткування, ані самого платника податку.

До речі, до такого висновку доходять і самі податківці у роз’ясненні, що знаходиться у категорії 103.02 ЗІР. У ньому контролери зазначають, що їжа, придбана за рахунок коштів роботодавця та призначена для споживання будь-яким працівником, не може розглядатися як об’єкт оподаткування ПДФО. Оскільки в такому разі неможливо визначити конкретного отримувача доходу.

Але, на жаль, не виключаємо, що таку точку зору доведеться відстоювати у суді.

Коли є персоніфікація. Якщо роботодавець може проконтролювати кількість спожитої кожним працівником їжі і її вартість, то для кожного такого працівника вартість безоплатного харчування буде оподатковуваним доходом.

Це відбувається, зокрема, коли:

— працівники отримують безоплатні обіди за відомістю, талонами, картками;

— роботодавець компенсує вартість обідів відповідно до наданих працівниками розрахункових документів, що підтверджують понесені кожним з них витрат на харчування.

Як правильно оподаткувати і відобразити у звітності такий дохід, розкажемо далі.

Оподаткування безоплатних обідів

ПДФО та ВЗ. Перш ніж переходити до оподаткування доходу працівників у вигляді безоплатних обідів, його слід правильно класифікувати. І тут є декілька варіантів.

Варіант 1. Зарплата. Вартість обідів для працівників, оплачена роботодавцем, класифікується як зарплата, якщо можливість надання такого харчування передбачена в колдоговорі (трудовому договорі, укладеному з працівником) у розділі «Оплата праці».

Нагадаємо, що заробітна плата — це основна і додаткова зарплата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які виплачуються (надаються) платникові податку у зв’язку з відносинами трудового найму (п.п. 14.1.48 ПКУ).

При цьому для визначення переліку виплат, які входять до складу заробітної плати, податківці рекомендують використовувати Інструкцію № 5, але тільки в частині, що не суперечить ПКУ (див. статтю «Зарплата: визначаємося із складовими» // «Податки & бухоблік», 2017, № 97).

Відповідно до п.п. 2.3.4 цієї Інструкції до інших заохочувальних та компенсаційних виплат належить, зокрема, оплата або дотації на харчування працівників, у тому числі в їдальнях, буфетах, профілакторіях.

Тому якщо в розділі «Оплата праці» колективного або трудового договору передбачена можливість оплати харчування працівників (грошового відшкодування витрат працівника на харчування), є всі підстави вважати таку виплату зарплатою.

Відповідно нарахована вартість харчування, що входить до складу зарплати, оподатковується за загальними правилами — з неї утримується ПДФО за ставкою 18 % та ВЗ за ставкою 1,5 %.

Зверніть увагу! Оскільки дохід надано у негрошовій формі, то в базу оподаткування ПДФО він повинен потрапити збільшеним на «натуральний» коефіцієнт (1,219512). ВЗ утримуємо безпосередньо від вартості негрошової виплати (без збільшення її на «натуральний» коефіцієнт) (лист ДФСУ від 08.06.2016 № 12626/6/99-99-13-02-03-15).

До нарахованої вартості обідів, що входить до складу зарплати, застосовуємо податкову соціальну пільгу в загальному порядку, якщо працівник має на неї право.

У додатку 4ДФ Об’єднаної звітності вартість обідів відображаємо з ознакою доходу «101».

Варіант 2. Додаткове благо. Вартість безоплатних обідів для працівників відносимо до доходу у вигляді додаткового блага, якщо можливість їх надання:

— не передбачена в колдоговорі (трудовому договорі, укладеному з працівником). А наприклад, оформлене окремим наказом (розпорядженням) керівника;

— передбачене в інших розділах таких договорів (наприклад, «Соціальне забезпечення»).

Саме так іноді класифікують дохід у вигляді безоплатних обідів самі фіскали (див. лист ДФСУ від 20.12.2016 № 27407/6/99-99-13-02-03-15). Підставою для цього є п.п. «б» п.п. 164.2.17 ПКУ (ср. ).

Відповідно в такому разі з нарахованої вартості обідів утримуємо ПДФО за ставкою 18 % та ВЗ за ставкою 1,5 %. Оскільки дохід надано в негрошовій формі, до бази оподаткування ПДФО застосовуємо «натуральний» коефіцієнт.

У додатку 4ДФ Об’єднаної звітності вартість обідів відображаємо з ознакою доходу «126».

Варіант 3. Інший дохід. Саме так класифікувати дохід, отриманий працівниками у вигляді безоплатних обідів (а не як додаткове благо), пропонують самі податківці, навіть у разі неможливості його персоніфікувати (див., наприклад, консультацію ДПСУ від 14.04.2020 № 1512/6/99-00-07-01-01-06/ІПК).

Відповідно вони наголошують на оподаткуванні такого доходу ПДФО за ставкою 18 % та ВЗ за ставкою 1,5 % на загальних підставах. А оскільки працівник отримує негрошовий дохід, то базу оподаткування ПДФО слід визначати із застосуванням «негрошового» коефіцієнта (1,219512).

У додатку 4ДФ Об’єднаної звітності вартість обідів доведеться відобразити з ознакою доходу «127».

ЄСВ. Як свідчить абз. 1 п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ*, до бази нарахування ЄСВ включається, зокрема, сума нарахованої зарплати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону про оплату праці**.

* Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI.

** Закон України «Про оплату праці» від 24.03.95 № 108/95-ВР.

А як ми вже з’ясували, до інших заохочувальних та компенсаційних виплат, які входять до фонду оплати праці, належить, зокрема, оплата або дотації на харчування працівників, у тому числі в їдальнях, буфетах, профілакторіях (п.п. 2.3.4 Інструкції № 5).

Таким чином, незалежно від того, як ви класифікуєте цю виплату для цілей оподаткування ПДФО та ВЗ, для цілей нарахування ЄСВ вона все одно буде заробітною платою і входитиме в базу нарахування ЄСВ.