Декретный отпуск: как оформить и отразить в Д5

Оформляем декретный отпуск

В общем случае отпуск в связи с беременностью и родами предоставляется женщине на 126 календарных дней: 70 календарных дней до родов и 56 дней — после родов (ч. 1 ст. 179 КЗоТ). При рождении двух и более детей и в случае осложнения родов женщине вместо 56 послеродовых дней предоставляется 70 (ч. 1, 2 ст. 179 КЗоТ). Тогда получается не 126, а 140 дней декретного отпуска.

Отпуск в связи с беременностью и родами предоставляется женщинам на основании соответствующего листка нетрудоспособности (бумажного или электронного), который выписывается на основании медицинского заключения.

Практика оформления декретного отпуска допускает несколько вариантов:

1-й вариант — на основании только листка нетрудоспособности (е-больничного);

2-й вариант — на основании приказа о предоставлении декретного отпуска, изданного на основании заявления работницы и листка нетрудоспособности (е-больничного).

В свое время разъяснения об этом предоставили специалисты Минсоцполитики в письме от 28.02.2019 № 228/0/206-19. Они указали, что Законом об отпусках* не предусмотрено, что одновременно с листком нетрудоспособности женщина должна подать заявление о предоставлении отпуска. Однако они рекомендовали соблюдать именно такую процедуру, поскольку женщина может воспользоваться таким правом не с даты, которая указана в листке нетрудоспособности, а позже. В таком случае дата начала отпуска не будет совпадать с датой, определенной в листке нетрудоспособности.

* Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР.

Следовательно, оба варианта имеют право на жизнь, ведь в ни одном из этих вариантов не прослеживается нарушение законодательства.

Даже если дата начала декретного отпуска совпадает с указанной в листке нетрудоспособности, на наш взгляд, стоит оформить соответствующий приказ о предоставлении отпуска, в котором четко указать период, на который он предоставляется.

За время декретного отпуска работодатель должен начислить пособие по беременности и родам, подать заявку-расчет на финансирование в ПФУ и после поступления средств от ПФУ выплатить их работнице.

Декретный отпуск и пособие по беременности и родам работодатель должен обязательно отразить в Объединенном отчете. Декретный отпуск — в Д5, а сумму пособия по беременности и родам — в Д1 и 4ДФ Налогового расчета.

В этой статье остановимся на особенностях отражения декрета в Д5.

Отражаем декретный отпуск в Д5

В Д5 работодатели обязательно должны отражать начало и окончание отпуска в связи с беременностью и родами. Для этого в квартале, в котором начинается/заканчивается декретный отпуск, на работницу формируем отдельную строку. В ней, среди прочего, указываем:

— в графе 7 — категорию лица «5»;

— в графе 16 (основание о начале/конце...) вносим серию и номер бумажного листка нетрудоспособности или номер е-больничного, если идем по 1-му варианту (без издания приказа) или реквизиты приказа, если оформление отпуска состоялось через приказ. При этом реквизиты будут одинаковыми для отражения как начала, так и окончания декретного отпуска;

— графы 13 — 15 в Д5 заполнять не нужно.

Продемонстрируем это на примерах.

Начало декретного отпуска

Декретный отпуск отражаем в Д5 в I квартале 2023 года. При этом на работницу формируем строку. В ней указываем в графе 07 категорию лица «5», а в графе 10 — дату начала отпуска. Поскольку в примере 1 работодатель оформил предоставление декретного отпуска работнице приказом, то в графе 16 (Документ-основание...) указываем реквизиты этого приказа (см. рис. 1).

Рис. 1. Начало декретного отпуска (на основании приказа) в Д5

Аналогично, в том квартале, в котором этот декретный отпуск закончится, отразим его окончание в Д5. Для этого сформируем отдельную строку, где в графе 07 также укажем «5», в графе 10 — дату окончания отпуска, а в графе 16 — тот же приказ, которым его предоставляли. Ведь предоставлен он был на конкретный срок. Но если будет продление декретного отпуска (14 дней в случае осложнения), то дату окончания надо указать с учетом такого продления. А данные в графе 16 уже будут отвечать реквизитам приказа, которым продлен декретный отпуск.

Окончание декретного отпуска

Дальше, на другом примере, рассмотрим отражение в Д5 окончания декретного отпуска, предоставленного без приказа. Сразу отметим, что в большинстве случаев за декретным отпуском сразу идет «уходовый»*. В примере, который мы рассмотрим, работница после декрета пойдет в отпуск для ухода за ребенком до 3 лет.

* Подробно о нем вы можете прочитать в следующей статье этого номера «Уходовый отпуск до 3 лет: предоставляем, прерываем, показываем в Д5».

В этом случае в Д5 за I квартал 2023 года формируем на работницу 2 строки.

В одной показываем окончание декретного отпуска следующим образом. В графе 07 указываем категорию лица «5», в графе 10 — дату окончания отпуска. При этом в графе 16 указываем реквизиты листка нетрудоспособности. Ведь декретный отпуск был предоставлен работнице без издания приказа, на основании бумажного больничного.

Обратите внимание, если декретный отпуск продлевается на основании листка нетрудоспособности (продление) на 14 календарных дней, то графу 10 заполняем с учетом такого продления. При этом в графе 16 указываем реквизиты второго листка нетрудоспособности (продление).

Во второй сформированной строке показываем начало «уходового» отпуска. Для этого в графе 07 указываем категорию лица «6», в графе 10 — дату начала «уходового» отпуска, а в графе 16 — реквизиты приказа (см. рис. 2).

Рис. 2. Окончание декретного и начало «уходового» отпуска в Д5