Декретна відпустка: як оформити і відобразити у Д5

Оформлюємо декретну відпустку

У загальному випадку відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами надається жінці на 126 календарних днів: 70 календарних днів до пологів і 56 днів — після пологів (ч. 1 ст. 179 КЗпП). При народженні двох і більше дітей та у разі ускладнення пологів жінці замість 56 післяпологових днів надається 70 (ч. 1, 2 ст. 179 КЗпП). Тоді виходить не 126, а 140 днів декретної відпустки.

Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами надається жінкам на підставі відповідного листка непрацездатності (паперового чи електронного), який виписується на підставі медичного висновку.

Практика оформлення декретної відпустки допускає декілька варіантів:

1 варіант — на підставі лише листка непрацездатності (е-лікарняного);

2 варіант — на підставі наказу про надання декретної відпустки, виданого на підставі заяви працівниці та листка непрацездатності (е-лікарняного).

Свого часу роз’яснення щодо цього надали фахівці Мінсоцполітики в листі від 28.02.2019 № 228/0/206-19. Вони вказали, що Законом про відпустки* непередбачено, що одночасно з листком непрацездатності жінка має подати заяву про надання відпустки. Проте вони рекомендували дотримуватися саме такої процедури, оскільки жінка може скористатися таким правом не з дати, яка зазначена в листку непрацездатності, а пізніше. У такому випадку дата початку відпустки не збігатиметься з датою, визначеною у листку непрацездатності.

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

Отже, обидва варіанти мають право на життя, адже в жодному з цих варіантів не простежується порушення законодавства.

Навіть якщо дата початку декретної відпустки збігається із зазначеною в листку непрацездатності, на наш погляд, варто оформити відповідний наказ про надання відпустки, в якому чітко зазначити період, на який вона надається.

За час декретної відпустки роботодавець має нарахувати допомогу по вагітності та пологах, подати заявку-розрахунок на фінансування до ПФУ і після надходження коштів від ПФУ виплатити їх працівниці.

Декретну відпустку і допомогу по вагітності та пологах роботодавець повинен обов’язково відобразити в Об’єднаному звіті. Декретну відпустку — у Д5, а суму допомоги по вагітності та пологах — у Д1 та 4ДФ Податкового розрахунку.

У цій статті зупинимося на особливостях відображення декрету в Д5.

Відображаємо декретну відпустку в Д5

У Д5 роботодавці обов’язково повинні відображати початок і закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Для цього у кварталі, в якому починається/закінчується декретна відпустка, на працівницю формуємо окремий рядок. У ньому, серед іншого, зазначаємо:

— у графі 7 — категорію особи «5»;

— у графі 16 (підстава про початок/кінець…) вносимо серію та номер паперового листка непрацездатності чи номер е-лікарняного, якщо йдемо по 1 варіанту (без видання наказу) або реквізити наказу, якщо оформлення відпустки відбулося через наказ. При цьому реквізити будуть однаковими для відображення як початку, так і закінчення декретної відпустки;

— графи 13 — 15 у Д5 заповнювати не потрібно.

Продемонструємо це на прикладах.

Початок декретної відпустки

Декретну відпустку відображаємо в Д5 у 1 кварталі 2023 року. При цьому на працівницю формуємо рядок. У ньому зазначаємо в графі 07 категорію особи «5», а в графі 10 — дату початку відпустки. Оскільки у прикладі 1 роботодавець оформив надання декретної відпустки працівниці наказом, то у графі 16 (Документ-підстава…) вказуємо реквізити цього наказу (див. рис. 1).

завантажити файл

Рис. 1. Початок декретної відпустки (на підставі наказу) в Д5

Аналогічно, у тому кварталі, в якому ця декретна відпустка закінчиться, відобразимо її закінчення в Д5. Для цього сформуємо окремий рядок, де у графі 07 також зазначимо «5», у графі 10 — дату закінчення відпустки, а у графі 16 — той самий наказ, яким її надавали. Адже надана вона була на конкретний строк. Але якщо буде продовження декретної відпустки (14 днів у разі ускладнення), то дату закінчення треба вказати з урахуванням такого продовження. А дані у графі 16 вже будуть відповідати реквізитам наказу, яким продовжено декретну відпустку.

Закінчення декретної відпустки

Далі, на іншому прикладі, розглянемо відображення в Д5 закінчення декретної відпустки, наданої без наказу. Відразу зазначимо, що у більшості випадків за декретною відпусткою одразу йде «доглядова»*. У прикладі, що ми розглянемо, працівниця після декрету піде у відпустку для догляду за дитиною до 3 років.

* Детально про неї ви можете прочитати у наступній статті цього номера «Доглядова відпустка до 3 років: надаємо, перериваємо, показуємо у Д5».

У цьому випадку у Д5 за 1 квартал 2023 року формуємо на працівницю 2 рядки.

В одному показуємо закінчення декретної відпустки таким чином. У графі 07 зазначаємо категорію особи «5», у графі 10 — дату закінчення відпустки. При цьому у графі 16 вказуємо реквізити листка непрацездатності. Адже декретна відпустка була надана працівниці без видання наказу, на підставі паперового лікарняного.

Зверніть увагу, якщо декретна відпустка продовжується на підставі листка непрацездатності (продовження) на 14 календарних днів, то графу 10 заповнюємо з урахуванням такого продовження. При цьому у графі 16 вказуємо реквізити другого листка непрацездатності (продовження).

У другому сформованому рядку показуємо початок «доглядової» відпустки. Для цього у графі 07 зазначаємо категорію особи «6», у графі 10 — дату початку «доглядової» відпустки, а у графі 16 — реквізити наказу (див. рис. 2).

завантажити файл

Рис. 2. Закінчення декретної і початок «доглядової» відпустки в Д5