Для командировки за границу выдали гривню: будет ли допблаго у работника

Гривни & загранкомандировка

Предприятие, командирующее работника, должно обеспечить его средствами для осуществления текущих расходов во время служебной командировки (авансом) (п. 4 разд. I Инструкции № 59*).

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.98 № 59.

При этом аванс может быть выдан:

— как в наличной форме;

— так и в безналичной форме: перечислен на личную карту работника или на корпоративную платежную карту предприятия, направляющего работника в командировку.

При этом предприятие, направляющее работника в командировку за границу, должно обеспечить его авансом:

— либо в национальной валюте государства, в которое командируется работник;

— либо в долларах США/евро;

— либо в гривневом эквиваленте по официальному курсу НБУ, установленному на день представления уполномоченному банку расчета командировочных расходов.

Это четко указано в п. 5 разд. III Инструкции № 59. А значит, пересчитывать на загранкомандировку аванс в гривни вполне законно.

Почему возникают разницы?

В бухучете операции по выдаче аванса на командировку за границу отражаются в соответствии с НП(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов».

В соответствии с этим документом, если аванс на командировку за границу был выдан в иностранной валюте, то(п. 5 П(С)БУ 21):

— командировочные расходы пересчитывают в национальную валюту (гривню) по курсу НБУ на дату выдачи (перечисления) аванса;

— расходы сверх суммы аванса — на дату утверждения авансового отчета.

Но если аванс на командировку выдается в гривне, то все немного иначе.

Во-первых, на дату выдачи аванса в гривне пересчитывать по курсу НБУ ничего не нужно (ведь валютной операции еще нет).

Во-вторых, движение средств по личной карте работника будет происходить также в гривне и оно никак не влияет на учет предприятия. Да и определить, по какому курсу (тем более, что он коммерческий) проводилась та или иная операция, предприятие не сможет.

Фактически, предприятие получит возможность отразить в учете понесенные работником валютные расходы лишь на дату утверждения авансового отчета. Поэтому и сумму расходов оно будет пересчитывать по курсу НБУ, действовавшему именно на эту дату.

Конечно, может получиться так, что курс, действовавший на дату проведения работником расчетов за границей, отличается от курса НБУ, установленного на дату утверждения авансового отчета.

Из-за этого сумма в гривне, потраченная работником на оплату проживания, не будет совпадать с суммой в гривне, которую предприятие должно возместить работнику в связи с командировкой.

Так, например, если курс НБУ на дату утверждения авансового отчета оказался больше курса, по которому работник оплатил проживание, то предприятие должно возместить работнику большую сумму в гривнях, чем он потратил. В то же время сумма расходов в валюте не изменится.

Если же курс НБУ на дату утверждения авансового отчета наоборот оказался меньше курса, по которому работник оплатил проживание, предприятию придется возместить работнику меньшую сумму, чем он потратил. А значит, работник потеряет в гривне.

В нашем случае произошел второй вариант. Поэтому не удивительно, что работник обратился к предприятию с просьбой компенсировать потерю средств из-за изменения курса валют. И если предприятие согласилось это сделать, то возникает закономерный вопрос: должно ли предприятие компенсировать работнику эти суммы?

Компенсировать или нет?

В п. 4 разд. І Инструкции № 59 прямо указано: работнику в том числе возмещаются понесенные в связи со служебной командировкой комиссионные расходы в случае обмена валюты, суммы комиссионного вознаграждения за предоставленные банком услуги, связанные с использованием платежных карт и наличных денег.

Получается, работник может рассчитывать на то, что предприятие ему возместит расходы, связанные с оплатой комиссии банка за:

— проведение безналичных расчетов в валюте, отличающейся от валюты счета платежной карты;

— получение наличных денег с применением платежной карты;

— конвертацию наличной иностранной валюты в национальную валюту государства командировки и т. п.

Но для этого работник должен обязательно предоставить предприятию документальное подтверждение таких расходов.

Такими подтверждающими документами могут стать (п.п. 170.9.1 НКУ) :

— документы (выписки и/или ведомости со счета), содержащие информацию о выполненных платежных операциях по карточному счету;

— документы, подтверждающие выполнение операции с использованием платежной карты.

Иначе говоря, если работник предоставит предприятию выписку с личной карты или чек банкомата, где будет указана сумма комиссии банка, то в соответствии с п. 4 разд. І Инструкции № 59 предприятие должно компенсировать работнику такие расходы.

Более того, такие суммы не войдут в налогооблагаемый доход работника согласно п.п. 170.9.1 НКУ. Ведь они непосредственно связаны с командировкой.

Что касается разницы в валютных курсах (если на дату проведения расчетов и на дату утверждения авансового отчета они отличаются), то, к сожалению, о компенсации таких расходов ни в одном нормативно-правовом акте речи нет. Более того, такие расходы не являются оплатой банковских услуг, потому воспользоваться вышеописанными правилами возмещения не удастся.

В момент оплаты за проживание известно только то, что работник потратил определенную сумму валюты. После того как будет утвержден авансовый отчет, предприятие определит сумму расходов на проживание (эквивалент в гривнях по курсу НБУ). Ведь НП(С)БУ 21 другие варианты расчета задолженности в гривне при оплате валютой не предусматривает. А потому говорить о каких-либо бухгалтерских расхождениях не стоит.

Работник сможет предоставить выписку со своего карточного счета об оплате за проживание, чтобы подтвердить, какую сумму в гривне он потратил, но эту операцию нельзя рассматривать как расходы на приобретение валюты.

Вот и получается, что связать потери (доходы) работника из-за изменения курсов валют с командировкой не выйдет.

Поэтому разницы в валютных курсах, как правило, являются расходами самого командированного работника.

Конечно, предприятие может по собственному желанию компенсировать такие расходы работнику (если это прописано в коллективном или трудовом договорах).

Но предупреждаем, в таком случае сумма расходов, компенсированная предприятием, превращается для работника в налогооблагаемый доход в виде допблага (п.п. «г» п.п. 164.2.17 НКУ).

А значит, сумма такой компенсации подлежит обложению НДФЛ по ставке 18 % и ВС по ставке 1,5 %. В приложении 4ДФ Объединенной отчетности ее отражают с кодом «126».

Поэтому фактически работник получит на руки сумму компенсации, уменьшенную на суммы НДФЛ и ВС.

Более того, сумма компенсации входит в фонд оплаты труда как прочие выплаты, имеющие индивидуальный характер (п.п. 2.3.4 Инструкции № 5*). Поэтому включается в базу начисления ЕСВ.

* Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5.

Чтобы избежать этих трудностей, можно пойти другим путем — вместо прямой компенсации расходов через валютные курсы работнику выдать нецелевую благотворительную помощь.

Напомним, такая помощь является разовой (п. 3.31 Инструкции № 5). А значит, не входит в базу начисления ЕСВ.

А если она совокупно за 2023 год не превышает 3760 грн, то еще и не облагается НДФЛ (п.п. 170.7.3 НКУ). Из этой суммы не удерживают и ВС.

Как именно действовать — решать предприятию.

Сравним фактические расходы работника и расходы, рассчитанные на момент утверждения авансового отчета, в таблице ниже.

Как видите, из-за разницы в валютных курсах, установленных на дату проведения расчетов и на дату утверждения авансового отчета, с личной карты работника было списано на 500 гривень больше, чем сумма расходов, утвержденная в авансовом отчете.

Кроме того, сумма суточных, рассчитанная по курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета, 17346 грн (6 × 70€ × 41,3 грн/€).

Всего признано расходов 58646 грн (6608 + 34692+17346). Остаток выданного аванса 354 грн (59000 - 58646) работник должен вернуть в кассу предприятия.

Если работодатель решит компенсировать расходы работника, которые он понес при конвертации гривни в валюту, то может предоставить ему нецелевую благотворительную помощь в сумме 500 грн.