Зарплата в приложении 4ДФ
В приложении 4ДФ налоговые агенты отражают как начисление, так и выплату зарплаты, уплату НДФЛ, ВС. Под зарплатными выплатами здесь понимаем выплаты, включаемые в фонд оплаты труда в соответствии с Инструкцией № 5*, а также больничные, хоть они и не входят в него (о них пойдет речь ниже).
Начисления показывают в том месяце, в котором они проведены в бухучете и в той сумме, в которой они отражены в бухучете. Это графы 3а — доход начисленный, 4а — НДФЛ начисленный, 5а — ВС начисленный. А вот заполнение граф 3 (доход выплаченный), 4 (НДФЛ перечисленный) и 5 (ВС перечисленный) для зарплатных выплат имеют особенности.
Если начисленная зарплата выплачена в установленные сроки в месяце, следующем за месяцем начисления, то она должна быть отражена в 4ДФ за тот месяц, в котором такая зарплата была начислена. Аналогично в этом случае отражаем НДФЛ и ВС, удержанные и перечисленные с такой своевременно выплаченной зарплаты.
То есть если зарплата выплачена, налоги уплачены своевременно, то графы 3а = 3, 4а = 4, 5а = 5.
В строке, в которой отражены зарплатные выплаты, в графе 6 проставляем признак дохода «101».
Отпускные и отпускная компенсация
Показывать ли отдельной строкой сумму отпускной компенсации и отпускных и разбивать ли отпускные по тем месяцам отпуска, за которые они начислены?
Нет. Не путайте отражение суммы отпускных в приложении Д1 с отражением их в приложении 4ДФ. В 4ДФ отпускные показываем без разбивки по месяцам одной суммой вместе с зарплатой в месяце, в котором такие отпускные начислены.
Больничные
Пособие по временной нетрудоспособности и оплата первых пяти дней болезни работодателем не входят в фонд заработной платы. Однако НКУ в этом случае приравнивает их к зарплатным выплатам. Поэтому правила отражения больничных в 4ДФ такие же, как и для зарплаты с обычным признаком дохода в графе 6 — «101».
То есть в графе 3а раздела 1 приложения больничные показываем в общей сумме зарплаты в том месяце, в котором они начислены (без разбивки по месяцам, за которые они начислены). Отражение выплаты больничных тождественно заработной плате. То есть если выплата больничных осуществляется в месяце, следующем за месяцем начисления, то их сумму и сумму уплаченных НДФЛ и ВС отражаем в 4ДФ за месяц их начисления.
Декретные
Сумма пособия по беременности и родам не облагается НДФЛ и ВС. В то же время ее нужно отражать в приложении 4ДФ. Их показываем общей суммой (без разбивки по месяцам) в месяце начисления (фактической выплаты) в бухучете в отдельной от зарплаты строке с признаком дохода «128».
Поскольку НДФЛ и ВС не начисляются, в графах 3а и 3 раздела І нужно показать только начисленную и выплаченную сумму декретных. При этом графы 4а, 4, 5а и 5 будут пустыми.
Выплату пособия по беременности и родам в 4ДФ (графа 3) показываем по факту. Зарплатные правила отражения выплаты здесь не работают. Следовательно, если декретные начислены в одном месяце, а выплачены в следующем, то в месяце начисления показываем их только в графе 3а, при этом графу 3 оставляем пустой. А в следующем месяце в приложении 4ДФ сформируем строку только на выплату декретных, где их выплаченную сумму покажем в графе 3. При этом графа 3а будет пустой.
Сколько строк формировать на работника?
Увольнение — прием. В ситуации, когда работника в течение одного месяца уволили, а затем снова приняли на работу к тому же работодателю, формируем две зарплатные строки с признаком дохода «101» (конечно, если по обоим трудовым договорам работнику начислялись зарплатные выплаты). При этом:
— в одной строке указываем зарплату по дату увольнения, НДФЛ, ВС в соответствующих графах. А также фиксируем дату увольнения в графе 08;
— во второй — данные о заработке, начиная с даты начала работы по новому трудовому договору. В графе 07 показываем дату приема на работу.
Прием — увольнение. В случае, когда в одном месяце работник был принят, а затем уволен с работы, в приложении 4ДФ формируем одну строку. При этом заполняем зарплатные показатели, НДФЛ, ВС. В графе 07 указываем дату приема на работу, а в графе 08 — увольнения.
В месяце увольнения нет зарплатных начислений. Формировать ли в 4ДФ строку без доходов, но с датой увольнения в графе 08? Нет. Ведь в приложении 4ДФ показываем работника только в случае начисления сумм доходов плательщику налога — физическому лицу налоговым агентом. Нет начислений — нет обязанности подавать «нулевую» строку.
НСЛ по двум основаниям. В общем случае к зарплате работника, который имеет право на НСЛ по двум основаниям, применяется лишь одна НСЛ. Но есть исключение. Это ситуация, когда работник пользуется льготой на ребенка с инвалидностью и на другого ребенка (без инвалидности). Тогда НСЛ на ребенка с инвалидностью предоставляется по п.п. «б» п.п. 169.1.3 НКУ (в 2023 году — 2013 грн, признак льготы «02»), а на ребенка без инвалидности — по п.п. 169.1.2 НКУ (в 2023 году — 1342 грн, признак льготы «04»).
В случае наличия у физического лица в отчетном месяце двух признаков НСЛ «02» и «04» по одному признаку дохода «101», налоговый агент в разделе I приложения 4ДФ в отношении такого физического лица формирует две строки (см. разъяснение из подкатегории 103.25 ЗІР).
В обеих строках в графе 6 нужно указывать признак дохода «101», а в графе 9 — признак налоговой социальной льготы «02» и «04» соответственно.
При этом первую строку заполняем в общем порядке с отражением всех граф, а во второй строке графы 3а, 3, 4а, 4 и 5а, 5 остаются незаполненными.
Одно лицо — разные признаки дохода. Если одному лицу работодатель начисляет выплаты, для которых предусмотрены разные признаки дохода, то на работника формируется столько строк, сколько видов дохода с разными признаками в месяце начислялись. Например, такая ситуация может иметь место, когда в одном месяце были начисления зарплаты и пособия по беременности и родам или зарплаты и нецелевой благотворительной помощи и т. п.
Зарплата внутреннего совместителя. Зарплату, начисленную одним работодателем работнику, который у этого работодателя работает по нескольким трудовым договорам (например, основному и совместительству), отражаем в приложении 4ДФ общей суммой в одной строке с признаком дохода «101».
Выводы
- Начисленные зарплатные выплаты в 4ДФ нужно показывать в месяце начисления их в бухучете, а также удержания НДФЛ и ВС.
- Выплату начисленной зарплаты нужно показывать в месяце, в котором она начислена, если она выплачена в установленные сроки в месяце, следующем за месяцем начисления.
- Больничные в 4ДФ должны отражать в общей сумме зарплаты (без разбивки по месяцам болезни) в месяце, в котором они начислены. Их выплату в приложении 4ДФ показываем по зарплатным правилам.
