Зарплата, лікарняні, декретні: показуємо в додатку 4ДФ

Зарплата в додатку 4ДФ

У додатку 4ДФ податкові агенти відображають як нарахування, так і виплату зарплати, сплату ПДФО, ВЗ. Під зарплатними виплатами тут розуміємо виплати, що включаються в фонд оплати праці відповідно до Інструкції № 5*, а також лікарняні, хоч вони і не входять до нього (про них піде мова нижче).

* Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 № 5.

Нарахування показують у тому місяці, в якому вони проведені в бухобліку і в тій сумі, в якій вони відображені в бухобліку. Це графи 3а — дохід нарахований, 4а — ПДФО нарахований, 5а — ВЗ нарахований. А от заповнення граф 3 (дохід виплачений), 4 (ПДФО перерахований) та 5 (ВЗ перерахований) для зарплатних виплат мають особливості.

Якщо нараховану зарплату виплачено у встановлені терміни в місяці, що йде за місяцем нарахування, то вона має бути відображена в 4ДФ за той місяць, в якому така зарплата була нарахована. Аналогічно в цьому випадку відображаємо ПДФО та ВЗ, утримані й перераховані з такої своєчасно виплаченої зарплати.

Тобто якщо зарплата виплачена, податки сплачені своєчасно, то графи 3а = 3, 4а = 4, 5а = 5.

У рядку, в якому відображені зарплатні виплати, у графі 6 проставляємо ознаку доходу «101».

Відпускні та відпускна компенсація

Чи показувати окремим рядком суму відпускної компенсації і відпускних та чи розбивати відпускні за тими місяцями відпустки, за які вони нараховані?

Ні. Не плутайте відображення суми відпускних у додатку Д1 з відображенням їх у додатку 4ДФ. У 4ДФ відпускні показуємо без розбивки за місяцями однією сумою разом із зарплатою в місяці, в якому такі відпускні нараховані.

Лікарняні

Допомога по тимчасовій непрацездатності і оплата перших п’яти днів хвороби роботодавцем не входять до фонду заробітної плати. Проте ПКУ в цьому випадку прирівнює їх до зарплатних виплат. Тому правила відображення лікарняних у 4ДФ такі самі, як і для зарплати зі звичайною ознакою доходу в графі 6 — «101».

Тобто в графі 3а розділу 1 додатка 4ДФ лікарняні показуємо в загальній сумі зарплати в тому місяці, в якому вони нараховані (без розбиття за місяцями, за які вони нараховані).

Відображення виплати лікарняних тотожні заробітній платі. Тобто якщо виплата лікарняних здійснюється в місяці, що йде за місяцем нарахування, то їх суму й суму сплачених ПДФО та ВЗ відображаємо в 4ДФ за місяць їх нарахування.

Декретні

Сума допомоги по вагітності та пологах не оподатковується ПДФО та ВЗ. Водночас її треба відображати в додатку 4ДФ. Їх показуємо загальною сумою (без розбивки за місяцями) у місяці нарахування (фактичної виплати) у бухобліку в окремому від зарплати рядку з ознакою доходу «128».

Оскільки ПДФО і ВЗ не нараховуються, у графах 3а та 3 розділу І треба показати тільки нараховану і виплачену суму декретних. При цьому графи 4а, 4, 5а та 5 будуть порожніми.

Виплату допомоги по вагітності та пологах у 4ДФ (графа 3) показуємо за фактом. Зарплатні правила відображення виплати тут не працюють. Отже, якщо декретні нараховані в одному місяці, а виплачені в наступному, то у місяці нарахування показуємо їх тільки в графі 3а, при цьому графу 3 залишаємо порожньою. А в наступному місяці у додатку 4ДФ сформуємо рядок тільки на виплату декретних, де їх виплачену суму покажемо у графі 3. При цьому графа 3а буде порожньою.

Скільки рядків формувати на працівника?

Звільнення — прийняття. У ситуації, коли працівника протягом одного місяця звільнили, а потім знову прийняли на роботу до того ж роботодавця, формуємо два зарплатні рядки з ознакою доходу «101» (звісно, якщо за обома трудовими договорами працівнику нараховувалися зарплатні виплати). При цьому:

— в одному рядку зазначаємо зарплату по дату звільнення, ПДФО, ВЗ у відповідних графах. А також фіксуємо дату звільнення у графі 08;

— у другому — дані про заробіток, починаючи з дати початку роботи за новим трудовим договором. У графі 07 показуємо дату прийняття на роботу.

Прийняття — звільнення. У випадку, коли в одному місяці працівника було прийнято, а потім звільнено з роботи, в додатку 4ДФ формуємо один рядок. При цьому заповнюємо зарплатні показники, ПДФО, ВЗ. У графі 07 вказуємо дату прийняття на роботу, а у графі 08 — звільнення.

У місяці звільнення немає зарплатних нарахувань. Чи формувати в 4ДФ рядок без доходів, але з датою звільнення у графі 08? Ні. Адже в додатку 4ДФ показуємо працівника лише в разі нарахування сум доходів платнику податку — фізичній особі податковим агентом. Немає нарахувань — немає обов’язку подавати «нульовий» рядок.

ПСП за двома підставами. У загальному випадку до зарплати працівника, який має право на ПСП за двома підставами, застосовується лише одна ПСП. Але є виняток. Це ситуація, коли працівник користується пільгою на дитину з інвалідністю та на іншу дитину (без інвалідності). Тоді ПСП на дитину з інвалідністю надається за п.п. «б» п.п. 169.1.3 ПКУ (у 2023 році — 2013 грн, ознака пільги «02»), а на дитину без інвалідності — за п.п. 169.1.2 ПКУ (у 2023 році — 1342 грн, ознака пільги «04»).

У разі наявності у фізичної особи у звітному місяці двох ознак ПСП «02» та «04» за однією ознакою доходу «101», податковий агент у розділі I додатка 4ДФ щодо такої фізичної особи формує два рядки (див. роз’яснення з підкатегорії 103.25 ЗІР).

В обох рядках у графі 6 потрібно зазначати ознаку доходу «101», а у графі 9 — ознаку податкової соціальної пільги «02» та «04» відповідно.

При цьому перший рядок заповнюємо в загальному порядку з відображенням усіх граф, а в другому рядку графи 3а, 3, 4а, 4 та 5а, 5 залишаються не заповненими.

Одна особа — різні ознаки доходу. Якщо одній особі роботодавець нараховує виплати, для яких передбачені різні ознаки доходу, то на працівника формується стільки рядків, скільки видів доходу з різними ознаками у місяці нараховувалося. Наприклад, така ситуація може мати місце, коли в одному місяці були нарахування зарплати і допомоги по вагітності та пологах або зарплати і нецільової благодійної допомоги тощо.

Зарплата внутрішнього сумісника. Зарплату, нараховану одним роботодавцем працівнику, який у цього роботодавця працює за декількома трудовими договорами (наприклад, основним і сумісництвом), відображаємо в додатку 4ДФ загальною сумою у одному рядку з ознакою доходу «101».