Заводим трудовую книжку и вносим записи о приеме, переводе, совместительстве

Начинающий работник

Если лицо трудоустраивается впервые, то по его требованию работодатель обязан завести и заполнить трудовую книжку (ст. 48 КЗоТ).

Срок оформления трудовой книжки — не позднее 5 дней после приема на работу.

Основание для оформления ТК — приказ (распоряжение) о приеме на работу начинающего работника.

Какие именно разделы трудовой книжки нужно будет заполнить работодателю в этом случае, рассмотрим далее.

Титульный лист. На титульном листе (первой странице) трудовой книжки указывают главную информацию о работнике, а именно:

— фамилию, имя, отчество (полностью, без сокращения и замены имени и отчества инициалами) работника;

— дату его рождения.

Для этого используют данные, указанные в паспорте работника или свидетельстве о рождении.

Ниже указывают дату оформления трудовой книжки.

Приведенную информацию сначала удостоверяет своей подписью работник, а затем — должностное лицо, ответственное за выдачу трудовой книжки.

Учтите, что рядом с подписью должностного лица стоит указывать фамилию должностного лица (разборчиво), поскольку личная подпись не позволяет установить, кто именно выписал трудовую книжку.

Также на титульном листе проставляют печать предприятия (при ее наличии) или печать отдела кадров/службы персонала.

Важно! Печать не должна закрывать ни подпись владельца трудовой книжки, ни подпись лица, которое ее оформило.

Раздел «Відомості про роботу». Заполнение раздела «Відомості про роботу» для работников, которые трудоустраиваются впервые, имеет определенные особенности.

До внесения записи о приеме на работу в этот раздел отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов работодатель должен внести данные о (п. 2.19 Инструкции № 58*):

* Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 № 58.

— времени службы в составе ВСУ и других войсках, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

— времени обучения в профессиональных, учебно-воспитательных заведениях и других заведениях, в учебно-курсовых комбинатах (центре, пункте и т. п.);

— времени обучения в высших учебных заведениях (включая и время работы в студенческих лагерях, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики) и о времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре*;

* Если на момент трудоустройства у такого выпускника не было трудовой книжки.

— времени ухода за лицом с инвалидностью I группы или ребенком с инвалидностью в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который по заключению медицинского заведения нуждается в постоянном постороннем уходе. Этот период засчитывается в стаж работы для назначения трудовых пенсий на основании п. «є» ч. 3 ст. 56 Закона Украины «О пенсионном обеспечении» от 05.11.91 № 1788-XII.

А вот записи о получении лицом пособия по безработице и прекращении его выплаты вносятся в трудовую книжку ответственным лицом органа государственной службы занятости до занесения сведений о приеме лица на работу на предприятие.

Основаниями для внесения таких записей в трудовую книжку являются справки об обучении, службе в ВСУ (в частности, военный билет) и т. п. Издавать отдельный приказ (распоряжение) на внесение таких записей не нужно.

После этого (в строке ниже) вносят запись о приеме на работу начинающего работника.

Приведем пример заполнения трудовой книжки в таком случае на рис. 1.

Рис. 1. Заполняем трудовую книжку начинающего работника

Принимаем на работу

Общий случай. Принимая работника на работу, работодатель вносит соответствующую запись в его трудовую книжку:

— в раздел «Відомості про роботу»;

— после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, но не позднее недельного срока после его издания (п.п. 2.2 Инструкции № 58).

Последовательность записей следующая:

а) в первой строке в гр. 3 в виде заголовка указываем полное название предприятия (учреждения, организации), в том числе название его организационно-правовой формы. При этом графы 1, 2 и 4 оставляем пустыми;

б) в строке ниже (между записями в трудовой книжке не должно быть пропущенных строк):

— в гр. 1 указываем порядковый номер записи по порядку. Напомним: нумерация записей во всем разделе сквозная;

— в гр. 2 — дату приема на работу в соответствии с приказом (распоряжением) (п. 2.14 Инструкции № 58). Даже если трудовую книжку заполняем позже;

— в гр. 3 — формулировку записи о приеме работника. Например: «Прийнятий/ призначений на посаду ______ до відділу________» с указанием его конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда.

Внимание! Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, выполняются в соответствии с Классификатором профессий*;

* Национальный классификатор Украины ДК 003: 2010 «Классификатор профессий», утвержденный приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 № 327.

— в гр. 4 — название (без сокращений), дату и номер приказа (распоряжения), на основании которого внесена запись.

Обратите внимание! Записи о приеме на работу в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту соответствующего приказа (распоряжения) (п. 2.4 Инструкции № 58).

Приведем пример заполнения трудовой книжки в указанной ситуации на рис. 2.

Рис. 2. Заполняем трудовую книжку при приеме на работу

Учтите, что в записи о приеме на работу НЕ указывают:

— вид трудового договора (срочный, бессрочный, с нефиксированным рабочим временем) (письмо Минтруда от 29.05.2007 № 126/13/133-07);

— характер работы (сезонная, временная);

— режим работы (полное, неполное рабочее время);

— форму организации труда (надомная, дистанционная);

— испытательный срок.

Эти данные прописывают только в приказе о приеме на работу.

А вот условие о заключении контракта в трудовой книжке указывают. Например, делают запись: «Прийнятий на посаду директора за контрактом».

Принимаем на работу госслужащего / должностное лицо ОМС. Порядок заполнения трудовых книжек госслужащих имеет определенные особенности. Так, в трудовую книжку госслужащего (по его требованию) вносят записи о:

— назначении его на должность по конкурсному отбору, из кадрового резерва, по результатам стажировки;

— о принесении присяги — для работников, которые впервые засчитываются на госслужбу (ч. 3 ст. 36 Закона о госслужбе*);

— о присвоении, изменении и лишении ранга (ст. 39 Закона о госслужбе).

* Закон Украины «О государственной службе» от 10.12.2015 № 889-VIII.

Обратите внимание! Если госслужащего назначают на должность с испытательным сроком, ранг ему присваивают после окончания испытания (ч. 5 ст. 39 Закона о госслужбе).

То же самое касается и должностных лиц органов местного самоуправления (ст. 11 и 15 Закона о службе в ОМС*).

* Закон Украины «О службе в органах местного самоуправления» от 07.06.2001 № 2493-III.

Приведем пример заполнения трудовой книжки госслужащего на рис. 3.

Рис. 3. Заполняем трудовую книжку госслужащего

Перевод на другую постоянную работу

Пункт 2.2 Инструкции № 58 обязывает работодателя вносить в трудовую книжку работника записи о:

— переводе такого работника на другую постоянную работу (ч. 1 ст. 32 КЗоТ);

— переводе на более легкую работу на постоянной основе (ст. 170 КЗоТ).

Исходя из этого, в трудовую книжку работника не нужно вносить записи о:

— временном переводе работника на другую работу, не обусловленную трудовым договором (ст. 33 КЗоТ, ч. 1 ст. 3 Закона № 2136*);

— временном переводе на другую работу в случае простоя (ст. 34 КЗоТ);

— временном переводе на более легкую работу в соответствии с медицинским заключением (ст. 170 КЗоТ);

— переводе на более легкую работу беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет (ст. 178 КЗоТ);

— перемещении работника на том же предприятии (ч. 2 ст. 32 КЗоТ).

* Закон Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-IX.

Подробно о переводе работника на другую работу читайте в статье «Переводим работника на другую работу» // «Налоги & бухучет», 2022, № 38 (ср. ).

Что же касается записи в трудовую книжку о переводе работника, то ее заносят в таком же порядке, что и при приеме на работу, но без указания наименования предприятия (п. 2.14 Инструкции № 58).

Наглядно покажем, как это сделать, на рис. 4.

Рис. 4. Заполняем трудовую книжку при переводе на другую постоянную работу

Если работник-совместитель

Внешний совместитель. Если работник является внешним совместителем, то запись о периоде его работы на предприятии по совместительству в его трудовую книжку не вносят.

Запись о работе по совместительству по желанию работника вносит в его трудовую книжку основной работодатель (п. 1.1 Инструкции № 58).

Запись делают отдельной строкой в разделе «Відомості про роботу», в которой указывают:

— в гр. 2 — дату внесения записи в трудовую книжку работника;

— в гр. 3 — запись о периоде работы работника по совместительству.

Основаниями для внесения таких записей являются:

— либо справка о работе по совместительству (в произвольной форме);

— либо удостоверенные копии (извлечения из) приказов о приеме на работу и увольнении, выданные неосновным работодателем.

Считаем, если такую справку неосновной работодатель выдаст работнику в момент увольнения с работы по совместительству, то основной работодатель внесет в трудовую книжку одновременно и запись о приеме на работу, и запись об увольнении.

Как заполнить трудовую книжку такого работника, покажем на рис. 5.

Рис. 5. Пример заполнения ТК работника — внешнего совместителя

Внутренний совместитель. Если работник является внутренним совместителем, то записи о таком совместительстве работодатель заносит в трудовую книжку по желанию такого работника исходя из своих внутренних документов. Порядок внесения записей аналогичен тому, что используется для внесения записей о работе работника — внешнего совместителя (см. выше).