Заводимо трудову книжку та вносимо записи про прийняття, переведення, сумісництво

Працівник-початківець

Якщо особа працевлаштовується вперше, то за її вимогою роботодавець зобов’язаний завести та заповнити трудову книжку (ст. 48 КЗпП).

Строк оформлення трудової книжки — не пізніше 5 днів після прийняття на роботу.

Підстава для оформлення ТК — наказ (розпорядження) про прийняття на роботу працівника-початківця.

Які саме розділи трудової книжки потрібно буде заповнити роботодавцю в цьому випадку, розглянемо далі.

Титульний аркуш. На титульному аркуші (першій сторінці) трудової книжки вказують головну інформацію про працівника, а саме:

— прізвище, ім’я, по батькові (повністю, без скорочення та заміни імені та по батькові ініціалами) працівника;

— дату його народження.

Для цього використовують дані, зазначені у паспорті працівника чи свідоцтві про народження.

Нижче вказують дату оформлення трудової книжки.

Наведену інформацію спочатку засвідчує своїм підписом працівник, а потім — посадова особа, відповідальна за видачу трудової книжки.

Зауважте, що поряд з підписом посадової особи варто вказувати прізвище посадової особи (розбірливо), оскільки особистий підпис не дозволяє встановити, хто саме виписав трудову книжку.

Також на титульному аркуші проставляють печатку підприємства (за її наявності) або печатку відділу кадрів/служби персоналу.

Важливо! Печатка не повинна закривати ані підпис власника трудової книжки, ані підпис особи, яка її оформила.

Розділ «Відомості про роботу». Заповнення розділу «Відомості про роботу» для працівників, які працевлаштуються вперше, має певні особливості.

До внесення запису про прийняття на роботу до цього розділу окремим рядком з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів роботодавець має внести дані про (п. 2.19 Інструкції № 58*):

* Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58.

— час служби у складі ЗСУ та інших військах, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

— час навчання в професійних, навчально-виховних закладах та інших закладах, у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);

— час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики) та про час перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі*;

* Якщо на момент працевлаштування у такого випускника не було трудової книжки.

— час догляду за особою з інвалідністю I групи або дитиною з інвалідністю віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду. Цей період зараховується до стажу роботи для призначення трудових пенсій на підставі п. «є» ч. 3 ст. 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення» від 05.11.91 № 1788-XII.

А ось записи про одержання особою допомоги по безробіттю та припинення її виплати вносяться до трудової книжки відповідальною особою органу державної служби зайнятості до занесення відомостей про прийняття особи на роботу на підприємство.

Підставами для внесення таких записів у трудову книжку є довідки про навчання, службу у ЗСУ (зокрема, військовий квиток) тощо. Видавати окремий наказ (розпорядження) на внесення таких записів не потрібно.

Після цього (у рядку нижче) вносять запис про прийняття на роботу працівника-початківця.

Наведемо приклад заповнення трудової книжки у такому випадку на рис. 1.

Рис. 1. Заповнюємо трудову книжку працівника-початківця

Приймаємо на роботу

Загальний випадок. Приймаючи працівника на роботу, роботодавець вносить відповідний запис у його трудову книжку:

— у розділ «Відомості про роботу»;

— після видання наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, але не пізніше тижневого строку після його видання (п.п. 2.2 Інструкції № 58).

Послідовність записів така:

а) у першому рядку у гр. 3 у вигляді заголовка вказуємо повну назву підприємства (установи, організації), у тому числі назву його організаційно-правової форми. При цьому графи 1, 2 та 4 залишаємо порожніми;

б) у рядку нижче (між записами в трудовій книжці не має бути пропущених рядків):

— у гр. 1 вказуємо порядковий номер запису за порядком. Нагадаємо: нумерація записів у всьому розділі наскрізна;

— у гр. 2 — дату прийняття на роботу відповідно до наказу (розпорядження) (п. 2.14 Інструкції № 58). Навіть якщо трудову книжку заповнюємо пізніше;

— у гр. 3 — формулювання запису про прийняття працівника. Наприклад: «Прийнятий/ призначений на посаду ______ до відділу________» із зазначенням його конкретного найменування, а також роботи, професії або посади і присвоєного розряду.

Увага! Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, виконуються відповідно до Класифікатора професій*;

* Національний класифікатор України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затверджений наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327.

— у гр. 4 — назву (без скорочень), дату та номер наказу (розпорядження), на підставі якого внесено запис.

Зверніть увагу! Записи про прийняття на роботу у трудовій книжці повинні точно відповідати тексту відповідного наказу (розпорядження) (п. 2.4 Інструкції № 58).

Наведемо приклад заповнення трудової книжки у вказаній ситуації на рис. 2.

Рис. 2. Заповнюємо трудову книжку при прийнятті на роботу

Зауважте, що у записі про прийняття на роботу НЕ зазначають про:

— вид трудового договору (строковий, безстроковий, з нефіксованим робочим часом) (лист Мінпраці від 29.05.2007 № 126/13/133-07);

— характер роботи (сезонна, тимчасова);

— режим роботи (повний, неповний робочий час);

— форма організації праці (надомна, дистанційна);

— строк випробування.

Ці дані прописують лише у наказі про прийняття на роботу.

А ось умову про укладення контракту у трудовій книжці зазначають. Наприклад, роблять запис: «Прийнятий на посаду директора за контрактом».

Приймаємо на роботу держслужбовця / посадовця ОМС. Порядок заповнення трудових книжок держслужбовців має певні особливості. Так, до трудової книжки держслужбовця (за його вимогою) вносять записи про:

— призначення його на посаду за конкурсним відбором, з кадрового резерву, за результатами стажування;

— про складання присяги — для працівників, які вперше зараховуються на держслужбу (ч. 3 ст. 36 Закону про держслужбу*);

— про присвоєння, зміну та позбавлення рангу (ст. 39 Закону про держслужбу).

* Закон України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII.

Зверніть увагу! Якщо держслужбовця призначають на посаду зі строком випробування, ранг йому присвоюють після закінчення випробування (ч. 5 ст. 39 Закону про держслужбу).

Те ж саме стосується й посадових осіб органів місцевого самоврядування (ст. 11 та 15 Закону про службу в ОМС*).

* Закон України «Про службу в органах місцевого самоврядування» від 07.06.2001 № 2493-III.

Наведемо приклад заповнення трудової книжки держслужбовця на рис. 3.

Рис. 3. Заповнюємо трудову книжку держслужбовця

Переведення на іншу постійну роботу

Пункт 2.2 Інструкції № 58 зобов’язує роботодавця вносити до трудової книжки працівника записи про:

— переведення такого працівника на іншу постійну роботу (ч. 1 ст. 32 КЗпП);

— переведення на більш легку роботу на постійній основі (ст. 170 КЗпП).

Виходячи з цього, у трудову книжку працівника не потрібно вносити записи про:

— тимчасове переведення працівника на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором (ст. 33 КЗпП, ч. 1 ст. 3 Закону № 2136*);

— тимчасове переведення на іншу роботу у разі простою (ст. 34 КЗпП);

— тимчасове переведення на більш легку роботу відповідно до медичного висновку (ст. 170 КЗпП);

— переведення на легшу роботу вагітних жінок та жінок, які мають дітей віком до 3 років (ст. 178 КЗпП);

— переміщення працівника на тому самому підприємстві (ч. 2 ст. 32 КЗпП).

* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX.

Детально про переведення працівника на іншу роботу читайте у статті «Переводимо працівника на іншу роботу» // «Податки & бухоблік», 2022, № 38 (ср. ).

Що ж до запису в трудову книжку про переведення працівника, то її заносять у такому ж порядку, що й при прийнятті на роботу, але без вказівки найменування підприємства (п. 2.14 Інструкції № 58).

Наочно покажемо, як це зробити, на рис. 4.

Рис. 4. Заповнюємо трудову книжку при переведенні на іншу постійну роботу

Якщо працівник-сумісник

Зовнішній сумісник. Якщо працівник є зовнішнім сумісником, то запис про період його роботи на підприємстві за сумісництвом у його трудову книжку не вносять.

Запис про роботу за сумісництвом за бажанням працівника вносить до його трудової книжки основний роботодавець (п. 1.1 Інструкції № 58).

Запис роблять окремим рядком у розділі «Відомості про роботу», в якому зазначають:

— у гр. 2 — дату внесення запису до трудової книжки працівника;

— у гр. 3 — запис про період роботи працівника за сумісництвом.

Підставами для внесення таких записів є:

— або довідка про роботу за сумісництвом (у довільній формі);

— або засвідчені копії (витяги з) наказів про прийняття на роботу та звільнення, видані неосновним роботодавцем.

Вважаємо, якщо таку довідку неосновний роботодавець видасть працівникові в момент звільнення з роботи за сумісництвом, то основний роботодавець внесе до трудової книжки одночасно і запис про прийняття на роботу, і запис про звільнення.

Як заповнити трудову книжку такого працівника, покажемо на рис. 5.

Рис. 5. Приклад заповнення ТК працівника — зовнішнього сумісника

Внутрішній сумісник. Якщо працівник є внутрішнім сумісником, то записи про таке сумісництво роботодавець заносить у трудову книжку за бажанням такого працівника виходячи зі своїх внутрішніх документів. Порядок внесення записів аналогічний тому, що використовується для внесення записів про роботу працівника — зовнішнього сумісника (див. вище).