Ежегодный дополнительный отпуск: компенсируем без увольнения

Условия для выплаты компенсации

Прежде всего давайте ответим на главный вопрос: а можно ли компенсировать ежегодный дополнительный отпуск без увольнения? Ведь, как правило, отпускную компенсацию работнику начисляют и выплачивают при увольнении. И то за основной отпуск.

Да, компенсировать ежегодный дополнительный отпуск да еще и без увольнения можно! Но должны быть выполнены важные условия.

1. Работник совершеннолетний. Замена отпуска денежной компенсацией возможна только для совершеннолетних работников. Хоть при увольнении, хоть без него. Это зафиксировано предписанием ч. 5 ст. 24 Закона об отпусках*: лицам до 18 лет замена любого вида отпуска на компенсацию не допускается.

* Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР.

2. Работник отгулял 24 дня отпуска. Без увольнения компенсировать деньгами можно часть ежегодного отпуска (основного и/или дополнительного), который положен работнику за соответствующий рабочий год. При этом продолжительность предоставленных работнику ежегодного и дополнительных отпусков должна быть не менее 24 календарных дней (ч. 4 ст. 24 Закона об отпусках).

Специалисты Минэкономики в письме от 03.05.2023 № 4706-05/20086-09 отмечают: по желанию работника, только после использования им 24 календарных дней ежегодного отпуска (за рабочий год, за который предоставляется отпуск), за остальные дни неиспользованного ежегодного отпуска должна быть выплачена денежная компенсация.

Нельзя сначала выплатить компенсацию за часть отпуска, а затем предоставить сам отпуск (см. письмо Минсоцполитики от 25.06.2014 № 248/13/116-14).

И еще стоит отметить: компенсации без увольнения подлежит ежегодный отпуск. А к нему относятся как основной, так и дополнительные: за вредность и особый характер труда (ст. 4 Закона об отпусках). А еще дополнительные отпуска, предусмотренные законами. Например, за стаж государственной службы и службы в органах местного самоуправления.

Работодатель не может отказать работнику в выплате денежной компенсации, если выполнены все условия для ее получения.

Для того чтобы получить компенсацию, работник должен написать заявление в произвольной форме. На его основании работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение).

3. Работник перед военной службой. С 24.12.2023 появилась категория работников, которым можно предоставлять компенсацию за все не использованные ими дни ежегодного отпуска и дополнительного социального на детей. Без увольнения и выполнения условия использования 24 дней. Это работники, призванные или принятые на военную службу (ч. 2 ст. 24 Закона об отпусках):

— на срочную военную службу;

— военную службу по призыву лиц офицерского состава;

— военную службу по призыву во время мобилизации, на особый период;

— военную службу по призыву лиц из числа резервистов в особый период;

— военную службу по контракту.

Выплачивать компенсацию следует только по их желанию. А оно должно быть оформлено заявлением, поданным не позднее последнего дня месяца, в котором работник был освобожден от работы в связи с призывом на военную службу. Кстати, пример заявления и приказа о выплате компенсации работнику, который пошел защищать нашу страну, приведены в журнале «Кадровику», № 4.

Как посчитать компенсацию?

Считая отпускные и компенсацию за неиспользованный отпуск, руководствуемся нормами Порядка № 100*.

* Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 № 100.

Как правило, для исчисления средней зарплаты расчетным периодом являются 12 месяцев, предшествующих соответствующему событию. С отпускными все просто. Здесь соответствующим событием является месяц начала отпуска. А вот с компенсацией ситуация несколько иная.

Но с 12.09.2023 появилась еще одна загвоздка в расчете компенсации. Напомним, отпускных (когда именно гуляют отпуск, а не заменяют его деньгами) эти правила не касаются.

Итак, для расчета отпускной компенсации решающим является год приобретения права на отпуск. Среднюю зарплату за дни неиспользованного отпуска, заработанные:

— до 31.12.2023, считают исходя из выплат, начисленных в 2023 году;

— с 01.01.2024, — по общим правилам, исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу выплаты компенсации.

А теперь наконец рассмотрим пример. И не какой-нибудь «с потолка», а реальный от нашей читательницы.

Во-первых, отпуск за ненормированный рабочий день относится к ежегодным дополнительным. Поэтому теоретически его можно компенсировать.

Во-вторых, по 24 календарных дня ежегодного основного отпуска за соответствующие рабочие годы использовано. Поэтому ежегодный дополнительный отпуск можно компенсировать деньгами без увольнения.

В-третьих, все 14 дней дополнительного отпуска (7 + 7) заработаны до 31.12.2023. А значит, действуют спецправила расчета отпускной компенсации: надо брать выплаты за 2023 год.

И отсюда следует в-четвертых: для определения расчетного периода дата приказа о начислении отпускной компенсации не важна. При применении особых правил 2023 года расчетным периодом является январь — декабрь 2023 года.

Доход (который учитывается при расчете отпускной компенсации) за 2023 год составляет 105240 грн.

Среднедневная зарплата равна:

105240 грн : 365 к. дн. = 288,33 грн,

где 365 к. дн. — количество календарных дней в расчетном периоде январь — декабрь 2023 года (нерабочие и праздничные дни по ст. 73 КЗоТ во время действия военного положения являются обычными, поэтому не вычитаем их из общего количества).

Сумма отпускной компенсации равна:

288,33 грн х 14 к. дн. = 4036,62 грн,

где 14 к. дн. — общее количество дней неиспользованного дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день.

Кстати, если в 2023 году не было заработка, то компенсацию следует считать из должностного оклада, установленного работнику на момент расчета компенсации. А если он меньше текущей минзарплаты, то следует брать МЗП. Подробно об этом читайте в статье «Компенсация отпуска в 2024 году: год без заработка» // «Оплата труда», 2024, № 2.