Отпуск в связи с беременностью и родами: показываем в Объединенном отчете

Приложение Д5

В Д5 работодатели должны отражать начало и окончание отпуска в связи с беременностью и родами. Для этого в квартале, в котором начинается/заканчивается декретный отпуск, на работницу формируем отдельную строку. В ней, среди прочего, указываем:

— в графе 7 — категорию лица «5» (лица, которым предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами);

— в графе 10 — дату начала или окончания отпуска, который пришелся на отчетный период;

— в графе 16 (основание о начале/конце...) вносим реквизиты листка нетрудоспособности (бумажного или е-больничного) или реквизиты приказа. При этом реквизиты, как правило, будут одинаковыми для отражения начала и окончания декретного отпуска;

— графы 13 — 15 заполнять не нужно.

Рассмотрим практическую ситуацию.

Начало декретного отпуска приходится на 2 квартал 2024 года. И именно в нем в Д5 отражаем начало этого отпуска.

Для этого на работницу формируем одну строку. В ней указываем в графе 07 категорию лица «5», а в графе 10 — дату начала отпуска. В графе 16 указываем реквизиты документа, в соответствии с которым отпуск был предоставлен работнице (см. рис. 1).

В рассматриваемом нами примере основанием для предоставления отпуска в связи с беременностью и родами является электронный листок нетрудоспособности. Однако некоторые работодатели считают нужным к нему издать еще приказ (работница дополнительно должна написать еще заявление о предоставлении ей декретного отпуска). Это также не запрещено. Следовательно, каждый работодатель сам регулирует документооборот на предприятии в пределах законодательства.

Рис. 1. Фрагмент Д5 за 2 квартал 2024 года

Аналогично, в том квартале, в котором этот декретный отпуск закончится, отразим его окончание в Д5. Для этого сформируем отдельную строку, где в графе 07 также укажем «5», в графе 10 — дату окончания отпуска (7 августа), а в графе 16 — реквизиты того же листка нетрудоспособности, по которому его предоставляли. Ведь предоставлен он был на конкретный срок. Но если будет продление декретного отпуска (14 дней в случае осложнения), то дату окончания надо указать с учетом такого продления. А данные в графе 16 уже будут соответствовать реквизитам документа, которым продлен декретный отпуск.

Приложение Д1

Сумму пособия по беременности и родам отражаем в Д1:

— сформированном за тот месяц отчетного квартала, в котором оно было фактически начислено в бухучете;

— не общей суммой, а с распределением по месяцам отпуска в связи с беременностью и родами (пропорционально дням такого отпуска в каждом из месяцев). Такое распределение предусмотрено для равномерного формирования страхового стажа работницы, а также для правильного определения базы начисления ЕСВ, в частности при контроле ее максимального и минимального размера.

Пробежимся по важным графам при отражении в Д1 пособия по беременности и родам.

Графа 08. Обычный работодатель в строках с суммами такого пособия указывает в графе 08 (код категории застрахованного лица):

— «42» — для работницы, к доходу которой применяется ставка ЕСВ 22 %;

— «43» — декретные, начисленные работницы с инвалидностью (ЕСВ 8,41 %).

Графа 10. В строках с пособием в графе 10 указываем месяц и год, на которые приходится период отпуска в связи с беременностью и родами.

Графа 14 и 15. Поскольку пособие по беременности и родам отражается наперед, то, соответственно, дни пребывания в трудовых отношениях и дни декретного отпуска также должны заполнять заранее.

В строках с суммой пособия по беременности и родам:

— в месяце начала декретного отпуска, кроме пособия по беременности и родам, может быть начислена зарплата. И на работницу за такой месяц введены две строки (зарплатная и декретная). Количество дней пребывания в трудовых отношениях (графа 14) указываем только по одной строке за этот месяц, как правило, — по зарплатной. Тогда в строке с пособием в этом месяце графу 14 не заполняем, а в графе 15 проставляем количество дней декретного отпуска;

— за будущие полные месяцы отпуска графа 14 (количество дней пребывания в трудовых отношениях) = графе 15 (количество дней отпуска в связи с беременностью и родами). Соответственно в следующих отчетных месяцах в Д1 на работницу строки без суммовых показателей, но с данными в графе 14 не формируем (ведь мы их уже показали наперед);

— в месяце завершения отпуска, если он заканчивается не в последний календарный день месяца, значение графы 14 равно количеству календарных дней в таком месяце (то есть полный месяц).

Дополнительная база. Обратите внимание! Пособие по беременности и родам начисляется и отражается в отчетности наперед. И его сумма за месяц в каком-то из месяцев может оказаться меньше минзарплаты. И в случаях, предусмотренных законодательством, нужно выполнять требование об уплате ЕСВ с МЗП. Но наперед этого сделать нельзя. Поэтому доначисление ЕСВ проводим месяц в месяц.

Поэтому в месяце начисления пособия при необходимости определяем дополнительную базу за текущий месяц и за предыдущие месяцы (если отпуск в связи с беременностью и родами начался до месяца начисления пособия).

В месяце непосредственного начисления декретных за будущие месяцы базу ЕСВ за такие месяцы определяем исходя из фактических начислений без выполнения требования об уплате ЕСВ с МЗП. Ведь Порядок, утвержденный приказом Минфина от 13.01.2015 № 4, не предусматривает возможности отражения в текущем отчетном периоде доначислений ЕСВ за будущие месяцы отпуска в связи с беременностью и родами.

В Д1 дополнительную базу отражаем в месяце ее непосредственного определения. Для этого сформируем строку с дополнительной базой, в графе 08 которой укажем код категории застрахованного лица «42», а в графе 09 — код типа начислений «13». При этом графу 14 (количество дней трудовых отношений) не заполняем.

По условиям примера 2 в Д1 начисленное пособие по беременности и родам отражаем в апреле 2024 года (месяце начисления в бухучете) и с разбивкой по месяцам, на которые приходятся дни декретного отпуска.

В июне 2024 года фактическая база начисления взноса (7884,30 грн) оказалась меньше минималки (8000 грн). Поэтому непосредственно в июне определяем сумму доплаты ЕСВ, начисляем в бухучете и уплачиваем ее в установленные сроки (до 20-го числа месяца, следующего за месяцем, за который провели доначисление).

В Д1 в июне определяем и отражаем дополнительную базу начисления взноса 115,70 грн (8000,00 - 7884,30). ЕСВ на дополнительную базу составляет 25,45 грн (115,70 х 22 %).

Как отразить начисленную сумму пособия по беременности и родам и дополнительную базу начисления ЕСВ, изображено на рис. 2.

Рис. 2. Фрагмент Д1 за апрель и июнь 2024 года

Заметьте, в августе 2024 года сумма пособия также меньше минималки. Сразу после декретного отпуска работница, например, может пойти в отпуск для ухода за ребенком до 3 лет. При этом не будет иметь никаких зарплатных начислений в августе. А может пойти в ежегодный отпуск, за который ей будет начислена оплата, а после него пойти в отпуск для ухода или приступить к работе. То есть могут быть варианты.

Следовательно, в любом случае в августе определяем базу начисления взноса за август с учетом требования об уплате ЕСВ с МЗП и при необходимости доначисляем сумму взноса. Если фактическая база за август окажется меньше минималки, то в Д1 за август (аналогично июню) определим и покажем дополнительную базу начисления взноса и ЕСВ на нее.

Приложение 4ДФ

Сумма декретных не облагается НДФЛ и ВС (основание — п.п. 165.1.1 и п.п. 1.7 п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ). В то же время ее надо отражать в 4ДФ в отдельной от зарплаты строке, поскольку в НКУ пособие по беременности и родам относится к отдельному виду дохода.

В отличие от Д1, в 4ДФ в разделе І ее показываем общей суммой (без разбивки по месяцам) в месяце начисления в бухучете с признаком «128» в графе 6. В графах 3а (начисления) и 3 (выплаты) показываем, соответственно, ее начисление и выплату.

Воспользуемся условиями примера 2 и допустим, что пособие по беременности и родам было выплачено в апреле 2024 года. Его начисление и выплату показываем в 4ДФ за апрель 2024 года (см. рис. 3.).

Рис. 3. Фрагмент Д1 за апрель 2024 года

Налоговый расчет

Сумма пособия по беременности и родам отражается в отдельной строке (1.5) Налогового расчета. В него переносим общую сумму пособия по беременности и родам из Д1.