Незаработанные отпускные
Участились ситуации, когда на день увольнения у работника есть использованные, но незаработанные дни ежегодных основных отпусков. Почему это происходит?
Во-первых, ежегодный основной отпуск предоставляется работникам за рабочий год, который отсчитывается со дня заключения трудового договора (ч. 1 ст. 6 Закона об отпусках*). Отпуска за второй и следующие годы работы могут быть предоставлены работнику в любое время соответствующего рабочего года. То есть после начала второго и следующего рабочего года отпуск может быть предоставлен авансом, то есть наперед. Очередность предоставления отпусков определяется графиком.
* Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР.
Во-вторых, начиная с 24.12.2023 в отпускной стаж не засчитывается время пребывания работника в отпуске без сохранения зарплаты по соглашению сторон, который предоставлен согласно ст. 26 Закона об отпусках, а также время пребывания в неоплачиваемом 90-дневном отпуске переселенцам в период действия военного положения, предоставленном согласно ч. 4 ст. 12 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-IX. Соответственно если работник длительное время находился в отпуске без сохранения зарплаты, то за текущий рабочий год он может не заработать отпуск полной продолжительности.
Поэтому может случиться, что работник за текущий рабочий год использовал отпуск, а впоследствии решил уволиться, но на день увольнения не заработал отпуск.
При увольнении работника до окончания рабочего года, за который он уже использовал отпуск полной продолжительности,
работодатель имеет право проводить отчисление из зарплаты такого работника для покрытия задолженности за дни отпуска, которые были предоставлены ему в счет неотработанной части рабочего года
Это позволяют нормы ст. 127 КЗоТ, а также ч. 1 ст. 22 Закона об отпусках. Наряду с этим есть исключения, когда отчисление незаработанных отпускных не проводят. Они перечислены в ч. 2 и 3 ст. 22 Закона об отпусках. Это, в частности, увольнение в связи с отказом от перевода на работу в другую местность вместе с предприятием, а также отказом от продолжения работы в связи с существенным изменением условий труда, изменениями в организации производства и труда, в том числе ликвидацией, реорганизацией или перепрофилированием предприятия, сокращением численности или штата работников, восстановлением на роботе работника, который ранее выполнял эту работу, выходом на пенсию, смертью работника и т. п.
Отпускные, ЕСВ и приложение Д1
Сумы отпускных входят в фонд дополнительной зарплаты как выплата за неотработанное время (п.п. 2.2.12 Инструкции № 5*). Соответственно они включаются в базу начисления ЕСВ (абз. 1 ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ**).
Суммы начисленных отпускных в Д1 отражают в отдельных от зарплаты строках с особым для отпуска КТН «10» в графе 09 и с разбивкой по месяцам, на которые эти отпускные приходятся. При этом в графе 10 проставляют месяц и год, на дни которых приходится часть отпуска и начислены отпускные.
Сторнированные отпускные в Д1 отражают аналогично их начислению. Разница заключается только в том, что суммовые значения будут внесены со знаком «минус» в графах 16, 17, а также 20. Ведь абз. 50 п. 1 разд. IV Порядка, утвержденного приказом Минфина от 13.01.2015 № 4, допускается внесение отрицательных значений сумм отпускных.
Дополнительная база ЕСВ
Если база начисления ЕСВ за месяц ниже минзарплаты, то ЕСВ уплачиваем с минзарплаты. Это правило применяем только для работников по основному месту работы при условии пребывания весь месяц в трудовых отношениях.
Для контроля минимальной базы ЕСВ переходящие отпускные за каждый месяц суммируют с зарплатой за отработанные в этих месяцах дни и сравнивают с нужной величиной базы начисления ЕСВ, действовавшей в месяце, за который начислены отпускные.
В случае если срабатывает правило об уплате ЕСВ с МЗП (фактическая база начисления меньше минзарплаты), то в Д1 должны определять дополнительную базу начисления взноса.
Поскольку сторнированные отпускные в Д1 отражают в привязке к месяцу, за который проводится их сторнирование, то их сумма уменьшит базу начисления ЕСВ такого месяца. И она может оказаться меньше минималки. Тогда возникнет необходимость рассчитать в текущем месяце дополнительную базу за предыдущие месяцы и доначислить на нее ЕСВ.
В случае со сторнированием отпускных законодатели предусмотрели такой ход событий и реализовали корректировку дополнительной базы взноса за прошлый период специальным кодом типа начислений.
Для отражения в Д1 дополнительной базы начисления взноса за прошлый период в связи со сторнированием отпускных применяется КТН «14» в графе 09
Для наглядности продемонстрируем на примере.
Пример. Остапенко С. С. (основное место работы, полная занятость, без инвалидности) уволился 12 июня 2024 года. На день увольнения ему начислена зарплата за июнь в сумме 4000 грн (ЕСВ — 880 грн), неиспользованных дней отпуска нет. Вместо этого с работника удержано 1610,40 грн (ЕСВ — 354,29 грн) отпускных за 6 календарных дней излишне использованного отпуска, в котором он находился с 4 по 27 марта 2024 года.
Напомним, что расчет суммы отпускных за дни перегулянного отпуска проводим исходя из «старой» среднедневной зарплаты, с которой они начислялись в марте 2024 года. Новую среднюю рассчитывать не надо.
После сторнирования отпускных в июне за март проводим контроль минбазы ЕСВ (см. рис. 1).
Рис. 1. Фактическая база начисления ЕСВ за март 2024 года до и после перерасчета
В марте 2024 года размер минзарплаты составлял 7100 грн. Сначала фактическая база начисления взноса за март была больше минималки. Поэтому ЕСВ был уплачен с фактической базы. Это было отражено в Д1 за март 2024 года.
После перерасчета отпускных в июне за март 2024 года фактическая база начисления ЕСВ оказалась меньше минзарплаты (6259,77 < 7100). Поэтому должны выполнить требование об уплате ЕСВ с МЗП. Дополнительная база начисления ЕСВ — 840,23 грн (7100 - 6259,77).
А вот за июнь требование об уплате ЕСВ с минималки выполнять не надо. Ведь работник находился в трудовых отношениях с работодателем не все рабочие дни.
Перерасчет показываем в Д1 за июнь 2024 года в месяце, в котором он был проведен в бухучете.
При отражении перерасчета в Д1 за июнь надо указать дополнительную базу за март (840,23 грн). Начисленный на нее ЕСВ составит 184,85 грн (840,23 х 22 %). Для ее отражения за прошлый месяц применяем спецкод «14» в графе 09.
Как показать такой перерасчет отпускных и дополнительную базу в Д1 за июнь, изображено на рис. 2.
Рис. 2. Фрагмент Д1 за июнь 2024 года
Выводы
- В случае увольнения работника по собственному желанию работодатель имеет право удержать незаработанные работником отпускные.
- Сторнированные отпускные в Д1 отражаем в привязке к месяцу, за который проводится их сторнирование, с КТН «10» в графе 09 и со знаком «минус» в суммовых графах.
- Если после сторнирования отпускных за прошлый месяц база начисления ЕСВ будет составлять меньше чем МЗП, то возникнет необходимость рассчитать в текущем месяце дополнительную базу за предыдущий месяц и доначислить на нее ЕСВ.
- Дополнительную базу за прошлый месяц из-за сторнирования отпускных указывают с КТН «14» в графе 09.
