Собираем данные
Для того чтобы составить штатное расписание, нужно сделать 4 шага.
Шаг 1. Определяем структуру предприятия, формы и системы оплаты труда.
Как правило, предприятия определяют свою структуру в специальном документе — «Структура і штатна чисельність»*. Этот документ и будет основанием для составления штатного расписания.
* Его унифицированную форму можно найти в Сборникe унифицированных форм организационно-распорядительных документов, одобренном протоколом заседания Нормативно-методической комиссии Укргосархива от 22.11.2015 № 7.
Если же на предприятии такого документа нет, то его структуру определяют непосредственно при составлении штатного расписания. Какой она будет — предприятие решает по своему усмотрению (ст. 64 ХКУ). Наименование структурным подразделениям также присваивает самостоятельно.
Формы и системы оплаты труда, которые применяются на предприятии, должны быть установлены в коллективном договоре, Положении об оплате труда или другом локальном нормативном акте работодателя, согласованном с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем, другим представителем трудового коллектива).
Шаг 2. Устанавливаем перечень должностей и профессий работников.
В штатном расписании указывают все должности и профессии, необходимые для нормальной работы предприятия. То есть все должности и профессии, которые могут занимать работники, независимо от особенностей условий труда и условий трудового договора.
А значит, в штатное расписание войдут должности и профессии, которые занимают работники, работающие по основному месту работы, по совместительству, по срочному трудовому договору, на условиях неполного рабочего времени, дистанционно и т. п.
Заметьте, что в штатное расписание включают также должности, которые занимают:
— работницы, находящиеся в отпусках в связи с беременностью и родами и для ухода до 3 (6, 18) лет;
— временные и сезонные работники;
— работники, с которыми приостановлено действие трудового договора;
— мобилизованные работники.
Также в штатном расписании указывают вакантные должности, на которые планируется прием лиц.
В штатном расписании наименования должностей указывают в соответствии с действующим Классификатором профессий. На сегодняшний день — это Классификатор профессий ДК 003:2010*.
Заметьте, что недавно Минэкономики своим приказом от 13.12.2024 № 27751 утвердило Изменение № 14 к Классификатору профессий ДК 003:2010. Обязательно ознакомьтесь с ним при составлении штатного расписания на следующий год.
Обратите внимание: в штатном расписании не указывают фамилии работников, занимающих определенные должности (единицы). Если занятые должности (единицы) необходимо «привязать» к конкретным работникам, то для этих целей подойдет штатно-должностная книга.
Шаг 3. Рассчитываем численность штатных единиц.
В штатном расписании указывают количество штатных единиц для каждой должности (профессии) по каждому структурному подразделению и в целом по предприятию.
Хозрасчетные предприятия определяют количество штатных единиц самостоятельно, в зависимости от потребностей предприятия. В этом деле им могут помочь, в частности:
— Методика расчета численности отдельных категорий работников на основании норм по труду, утвержденная приказом Минтруда от 04.09.2000 № 222;
— межотраслевые нормативы численности работников.
Бюджетные учреждения и организации при определении численности штатных единиц руководствуются типовыми штатными нормативами*, утвержденными профильными министерствами.
* Детали — в статье «Штатний розпис: складаємо правильно» // «Оплата труда», 2019, № 12/1.
Обратите внимание, в штатном расписании допускается устанавливать количество штатных единиц по должностям менее 1 (например, 0,75 или 0,5). Так действуют в случаях, если по конкретной должности не нужна занятость работника полное рабочее время.
Кроме того, на одну «целую» единицу, указанную в штатном расписании по определенной должности (профессии), может быть принят как один работник, так и, например, два работника с неполным рабочим днем на 0,5 штатной единицы каждый. Это означает, что каждый из этих двух работников отработает 50 % рабочего времени и получит, соответственно, половину оклада, установленного по этой должности.
Заметьте, количество штатных единиц, указанное в штатном расписании, не обязательно должно соответствовать количеству работников, которые их занимают.
Шаг 4. Устанавливаем размеры окладов, надбавок, доплат.
Порядок формирования окладов, доплат и надбавок определяют внутренние документы предприятия, учреждения, организации (коллективный договор, Положение об оплате труда и т. п.).
В то же время при составлении штатного расписания обратите внимание на следующие моменты.
1. Должностные оклады работников бюджетных учреждений, организаций определяют на уровне, установленном нормативно-правовыми актами для соответствующей сферы (отрасли).
2. Минсоцполитики разрешает в штатном расписании утверждать одинаковые наименования должностей с разными должностными окладами (тарифными ставками) (письмо Минсоцполитики от 28.12.2016 № 1812/0/101-16/284). Однако для этого советуем обосновать различия размеров окладов разными должностными обязанностями, прописанными в должностных (рабочих) инструкциях.
3. Если в схеме должностных окладов указаны оклады в определенном диапазоне («вилка» окладов), то в штатном расписании указывают конкретный размер оклада работника в пределах «вилки» с учетом его личных качеств, загруженности и напряженности труда (см. письма Минсоцполитики от 17.03.2017 № 741/0/101-17/282).
4. Если для определенной должности в штатном расписании предусмотрена не целая штатная единица, а только ее часть, то в этом случае указывают полный должностной оклад (как для целой штатной единицы).
Кроме того, учтите, что в штатном расписании на 2025 год оклад (месячная тарифная ставка) работника не может быть ниже прожиточного минимума, установленного для трудоспособных лиц на 1 января текущего года (то есть 3028 грн).
Если по отдельным должностям назначены доплаты и/или надбавки, которые являются составляющими системы оплаты труда и носят постоянный характер, то их также следует указать в штатном расписании. Кстати, индексация в перечень таких выплат не входит.
А как быть, если на предприятии, в учреждении, организации применяются часовые тарифные ставки? В таком случае при составлении штатного расписания выбирают один из следующих вариантов:
— либо вводят отдельную графу «Годинна тарифна ставка», а в графе «Місячний фонд заробітної плати» рассчитывают сумму, равную произведению часовой тарифной ставки и среднемесячного количества рабочих часов за тот календарный год, на который утверждается штатное расписание;
— либо в графе «Оклад (тарифна ставка)» указывают среднемесячную ставку, рассчитанную как произведение часовой тарифной ставки на среднемесячное количество рабочих часов в календарном году;
— либо в графе «Оклад (тарифна ставка)» проставляют размер часовой тарифной ставки по конкретной должности (профессии). А графу «Місячний фонд заробітної плати» заполняют как в первом варианте.
А вот для работников, которым установлена сдельная оплата труда, Минсоцполитики советует в штатном расписании вообще не указывать размер оплаты, а приводить только количество штатных единиц (письмо Минсоцполитики от 13.09.2019 № 1127/0/204-19).
Утверждаем штатное расписание
После того как все составляющие штатного расписания будут определены, останется сделать еще два шага — разработать проект и утвердить штатное расписание.
Шаг 1. Разрабатываем проект штатного расписания.
Проект штатного расписания, как правило, готовит отдел организации труда и зарплаты. После этого этот документ согласовывают с руководителями отделов (служб), с заместителями руководителя. Далее — его утверждает руководитель предприятия.
Если на предприятии отдел организации труда и зарплаты не создан, разработка штатного расписания может быть возложена:
— либо на другое структурное подразделение (например, на кадровую службу, бухгалтерию, финансовый или экономический отдел);
— либо, по решению руководителя предприятия, на отдельного специалиста в порядке, предусмотренном внутренними нормативными актами.
Подписывают штатное расписание, как правило, один из заместителей руководителя предприятия и руководитель финансовой службы (главный бухгалтер).
Заметьте, согласовывать проект штатного расписания с профсоюзом (советом трудового коллектива) не нужно, поскольку такого требования в законодательстве нет.
Что касается бюджетных учреждений, то им разработку и утверждение штатного расписания следует осуществлять с соблюдением требований Порядка № 228*.
Шаг 2. Утверждаем штатное расписание.
Штатное расписание утверждают:
— либо путем издания соответствующего приказа (распоряжения) по основной деятельности;
— либо непосредственно грифом утверждения.
При этом датой документа считается дата его утверждения.
Обратите внимание! В штатном расписании желательно указывать дату его введения в действие, ведь дата утверждения штатного расписания и дата введения его в действие могут не совпадать.
В случае необходимости штатное расписание согласовывают с вышестоящей организацией. А в случае отсутствия такой организации — с райгосадминистрациями или исполнительными органами соответствующих местных советов (п. 35 Порядка № 228). Тогда обязательно оформляют гриф согласования.
Приведем ниже образец штатного расписания предприятия (рис. 1).
Рис. 1. Образец штатного расписания предприятия
Вносим изменения
Возможно, со временем в штатное расписание придется внести изменения. Это может произойти, например, в случае:
— изменения в организационной структуре предприятия, учреждения, организации;
— сокращения его штата или численности;
— изменения размера должностных окладов, доплат и надбавок работников;
— изменения наименований должностей и/или структурных подразделений и т. п.
Помните, что количество изменений и периодичность их внесения в штатное расписание законодательством не ограничены. Поэтому когда именно это делать и как часто, предприятие, учреждение, организация определяет по своему усмотрению.
Внося изменения в штатное расписание, действуют так:
— если изменения не существенные — издают приказ о внесении изменений в штатное расписание;
— если изменений много — штатное расписание излагают в новой редакции (издают приказ об утверждении нового штатного расписания).
Приказ о внесении изменений составляют в произвольной форме. В нем указывают основания изменений и конкретную дату, с которой изменения вступают в силу.
Учтите, что согласно ст. 32 КЗоТ об изменении существенных условий труда, в частности систем и размеров оплаты труда, совмещении профессий, изменении разрядов и наименования должностей, работник должен быть уведомлен в письменной форме не позднее чем за 2 месяца.
Однако в течение действия военного положения соблюдать 2-месячный срок не обязательно (ч. 2 ст. 3 Закона № 2136*). Уведомить работника следует не позднее чем до введения новых условий.
Приведем образец приказа о внесении изменений в штатное расписание на рис. 2.
Рис. 2. Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание
Выводы
- Чтобы составить штатное расписание, нужно определить структуру предприятия, установить перечень должностей (профессий) работников, рассчитать численность штатных единиц по каждой должности и установить размеры окладов, надбавок, доплат.
- После этого следует составить проект штатного расписания и утвердить этот документ.
- Штатное расписание утверждают либо путем издания соответствующего приказа (распоряжения) по основной деятельности, либо непосредственно грифом утверждения.
- В штатное расписание можно вносить изменения, либо издав приказ о внесении изменений в такой документ, либо изложив штатное расписание в новой редакции.
