Штатний розпис: як скласти та затвердити

Збираємо дані

Для того щоб скласти штатний розпис, треба зробити 4 кроки.

Крок 1. Визначаємо структуру підприємства, форми і системи оплати праці.

Зазвичай підприємства визначають свою структуру у спеціальному документі — «Структура і штатна чисельність»*. Цей документ і буде підставою для складання штатного розпису.

* Його уніфіковану форму можна знайти у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 № 7.

Якщо ж на підприємстві такого документа немає, то його структуру визначають безпосередньо під час складання штатного розпису. Якою вона буде — підприємство вирішує на власний розсуд (ст. 64 ГКУ). Найменування структурним підрозділам також присвоює самостійно.

Форми і системи оплати праці, які застосовуються на підприємстві, мають бути встановлені в колективному договорі, Положенні про оплату праці або іншому локальному нормативному акті роботодавця, погодженому з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником, іншим представником трудового колективу).

Крок 2. Установлюємо перелік посад і професій працівників.

У штатному розписі зазначають усі посади і професії, необхідні для нормальної роботи підприємства. Тобто всі посади та професії, які можуть займати працівники, незалежно від особливостей умов праці та умов трудового договору.

А отже, у штатний розпис увійдуть посади та професії, які займають працівники, що працюють за основним місцем роботи, за сумісництвом, за строковим трудовим договором, на умовах неповного робочого часу, дистанційно тощо.

Зауважте, що до штатного розпису включать також посади, які займають:

— працівниці, які перебувають у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами та для догляду до 3 (6, 18) років;

— тимчасові та сезонні працівники;

— працівники, з якими призупинено дію трудового договору;

— мобілізовані працівники.

Також у штатному розписі вказують вакантні посади, на які планується прийняття осіб.

У штатному розписі найменування посад зазначають відповідно до чинного Класифікатора професій. На сьогодні — це Класифікатор професій ДК 003:2010*.

* Національний класифікатор України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затверджений наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327.

Зауважте, що нещодавно Мінекономіки своїм наказом від 13.12.2024 № 27751 затвердилоо Зміну № 14 до Класифікатора професій ДК 003:2010. Обовязково ознайомтесь із нею при складанні штатного розпису на наступний рік.

Зверніть увагу: в штатному розписі не зазначають прізвища працівників, які обіймають певні посади (одиниці). Якщо зайняті посади (одиниці) необхідно «прив’язати» до конкретних працівників, то для цих цілей підійде штатно-посадова книга.

Крок 3. Розраховуємо чисельність штатних одиниць.

У штатному розписі зазначають кількість штатних одиниць для кожної посади (професії) щодо кожного структурного підрозділу та в цілому по підприємству.

Госпрозрахункові підприємства визначають кількість штатних одиниць самостійно, залежно від потреб підприємства. У цій справі їм може допомогти, зокрема:

— Методика розрахунку чисельності окремих категорій працівників на підставі норм з праці, затверджена наказом Мінпраці від 04.09.2000 № 222;

— міжгалузеві нормативи чисельності працівників.

Бюджетні установи та організації при визначенні чисельності штатних одиниць керуються типовими штатними нормативами*, затвердженими профільними міністерствами.

* Деталі — у статті «Штатний розпис: складаємо правильно» // «Оплата праці», 2019, № 12/1.

Зверніть увагу, у штатному розписі допускається встановлювати кількість штатних одиниць за посадами менше 1 (наприклад, 0,75 або 0,5). Так діють у випадках, якщо за конкретною посадою не потрібна зайнятість працівника повний робочий час.

Крім того, на одну «цілу» одиницю, зазначену в штатному розписі за певною посадою (професією), може бути прийнятий як один працівник, так і, наприклад, два працівники з неповним робочим днем на 0,5 штатної одиниці кожен. Це означає, що кожен із цих двох працівників відпрацює 50 % робочого часу й отримає, відповідно, половину окладу, встановленого за цією посадою.

Зауважте, кількість штатних одиниць, зазначена у штатному розписі, не обов’язково має відповідати кількості працівників, що їх займають.

Крок 4. Установлюємо розміри окладів, надбавок, доплат.

Порядок формування окладів, доплат та надбавок визначають внутрішні документи підприємства, установи, організації (колективний договір, Положення про оплату праці тощо).

Водночас при складанні штатного розпису зверніть увагу на такі моменти.

1. Посадові оклади працівників бюджетних установ, організацій визначають на рівні, встановленому нормативно-правовими актами для відповідної сфери (галузі).

2. Мінсоцполітики дозволяє у штатному розписі затверджувати однакові найменування посад з різними посадовими окладами (тарифними ставками) (лист Мінсоцполітики від 28.12.2016 № 1812/0/101-16/284). Проте для цього радимо обґрунтувати відмінності розмірів окладів різними посадовими обов’язками, прописаними в посадових (робочих) інструкціях.

3. Якщо у схемі посадових окладів зазначені оклади у певному діапазоні («вилка» окладів), то в штатному розписі вказують конкретний розмір окладу працівника у межах «вилки» з урахуванням його особистих якостей, завантаженості та напруженості праці (див. листи Мінсоцполітики від 17.03.2017 № 741/0/101-17/282).

4. Якщо для певної посади в штатному розписі передбачена не ціла штатна одиниця, а лише її частина, то в цьому випадку зазначають повний посадовий оклад (як для цілої штатної одиниці).

Крім того, зауважте, що в штатному розписі на 2025 рік оклад (місячна тарифна ставка) працівника не може бути нижче за прожитковий мінімум, установлений для працездатних осіб на 1 січня поточного року (тобто 3028 грн).

Якщо за окремими посадами призначені доплати та/або надбавки, які є складовими системи оплати праці та носять постійний характер, то їх також слід зазначити у штатному розписі. До речі, індексація у перелік таких виплат не входить.

А як бути, якщо на підприємстві, в установі, організації застосовуються годинні тарифні ставки? В такому разі при складанні штатного розпису обирають один з наступних варіантів:

— або вводять окрему графу «Годинна тарифна ставка», а в графі «Місячний фонд заробітної плати» розраховують суму, яка дорівнює добутку годинної тарифної ставки і середньомісячної кількості робочих годин за той календарний рік, на який затверджується штатний розпис;

— або в графі «Оклад (тарифна ставка)» вказують середньомісячну ставку, розраховану як добуток годинної тарифної ставки на середньомісячну кількість робочих годин у календарному році;

— або в графі «Оклад (тарифна ставка)» проставляють розмір годинної тарифної ставки за конкретною посадою (професією). А графу «Місячний фонд заробітної плати» заповнюють як у першому варіанті.

А ось для працівників, яким установлено відрядну оплату праці, Мінсоцполітики радить у штатному розписі взагалі не зазначати розмір оплати, а наводити тільки кількість штатних одиниць (лист Мінсоцполітики від 13.09.2019 № 1127/0/204-19).

Затверджуємо штатний розпис

Після того як усі складові штатного розпису буде визначено, залишиться зробити ще два кроки — розробити проєкт та затвердити штатний розпис.

Крок 1. Розробляємо проєкт штатного розпису.

Проєкт штатного розпису зазвичай готує відділ організації праці та зарплати. Після цього цей документ погоджують з керівниками відділів (служб), із заступниками керівника. Далі — його затверджує керівник підприємства.

Якщо на підприємстві відділ організації праці та зарплати не створений, розробка штатного розпису може бути покладена:

— або на інший структурний підрозділ (наприклад, на кадрову службу, бухгалтерію, фінансовий або економічний відділ);

— або, за рішенням керівника підприємства, на окремого фахівця в порядку, передбаченому внутрішніми нормативними актами.

Підписують штатний розпис зазвичай один із заступників керівника підприємства і керівник фінансової служби (головний бухгалтер).

Зауважте, погоджувати проєкт штатного розпису із профспілкою (радою трудового колективу) не треба, оскільки такої вимоги в законодавстві немає.

Щодо бюджетних установ, то їм розробку та затвердження штатного розпису слід здійснювати з дотриманням вимог Порядку № 228*.

* Порядок складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджений постановою КМУ від 28.02.2002 № 228.

Крок 2. Затверджуємо штатний розпис.

Штатний розпис затверджують:

— або шляхом видання відповідного наказу (розпорядження) з основної діяльності;

— або безпосередньо грифом затвердження.

При цьому датою документа вважається дата його затвердження.

Зверніть увагу! У штатному розписі бажано зазначати дату його введення в дію, адже дата затвердження штатного розпису і дата введення його в дію можуть не збігатися.

У разі потреби штатний розпис погоджують з організацією вищого рівня. А в разі відсутності такої організації — з райдержадміністраціями або виконавчими органами відповідних місцевих рад (п. 35 Порядку № 228). Тоді обов’язково оформлюють гриф погодження.

Наведемо нижче зразок штатного розпису підприємства (рис. 1).

Рис. 1. Зразок штатного розпису підприємства

Вносимо зміни

Можливо, з часом до штатного розпису доведеться внести зміни. Це може статися, наприклад, у разі:

— зміни в організаційній структурі підприємства, установи, організації;

— скорочення його штату або чисельності;

— змiни розміру пoсадових окладів, доплат і надбавок працівників;

— змiни найменувань посад та/або структурних підрозділів тoщо.

Пам’ятайте, що кількість змін та періодичність їх внесення до штатного розпису законодавством не обмежена. Тому коли саме це робити та як часто, підприємство, установа, організація визначає на власний розсуд.

Вносячи зміни в штатний розпис, діють так:

— якщо зміни не істотні — видають наказ про внесення змін до штатного розпису;

— якщо змін багато — штатний розпис викладають у новій редакції (видають наказ про затвердження нового штатного розпису).

Наказ про внесення змін складають у довільній формі. У ньому вказують підстави змін та конкретну дату, з якої зміни набирають чинності.

Зауважте, що згідно зі ст. 32 КЗпП про зміну істотних умов праці, зокрема систем і розмірів оплати праці, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад, працівник має бути повідомлений у письмовій формі не пізніше ніж за 2 місяці.

Однак протягом дії воєнного стану дотримуватися 2-місячного терміну не обов’язково (ч. 2 ст. 3 Закону № 2136*). Повідомити працівника слід не пізніш як до запровадження нових умов.

* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.

Наведемо зразок наказу про внесення змін до штатного розпису на рис. 2.

Рис. 2. Зразок наказу про внесення змін до штатного розпису