Уведомление об изменении учетных данных: когда подавать в ТЦК

О каких изменениях нужно сообщать ТЦК

Требования нормативки. Сообщать ТЦК об изменении учетных данных работников требует от работодателя п. 34 Порядка № 1487*.

В соответствии с этой нормой работодатель должен направлять в ТЦК уведомление об изменении учетных данных призывников, военнообязанных и резервистов в случае:

1) приема их на работу;

2) увольнения с работы;

3) изменения их учетных данных. А именно:

— фамилии, имени и отчества (при наличии);

— реквизитов паспорта гражданина Украины и паспорта гражданина Украины для выезда за границу (при наличии);

— адреса задекларированного/зарегистрированного места жительства, адреса фактического места жительства;

— семейного положения;

— образования;

— места работы и должности. Кстати, считаем, что сюда можно отнести и информацию о последнем переводе/перемещении работника.

* Порядок организации и ведения воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов, утвержденный постановлением КМУ от 30.12.2022 № 1487.

Выполняя такую обязанность, работодатели должны помнить о следующих нюансах.

1. Сообщаем обо всех. Сообщать следует об изменении учетных данных всех призывников, военнообязанных и резервистов, которые работают на предприятии, в учреждении, организации. Даже если это:

— работники, имеющие отсрочку от мобилизации (забронированные, лица с инвалидностью и т. п.);

— женщины-военнообязанные*.

Ведь исключения в Порядке № 1487 не предусмотрены.

* Подробнее о воинском учете женщин читайте в статье «Воинский учет женщин» // «Налоги & бухучет», 2024, № 52.

2. Сообщаем при наличии подтверждающих документов. Сообщать ТЦК об изменении учетных данных работников надо только при наличии документов, подтверждающих такие изменения (соответствующих приказов, распоряжений, свидетельства о браке, дипломов об образовании и т. п.). Если таких документов у работодателя нет, то нет и оснований уведомлять ТЦК.

То есть в случае изменения учетных данных работника нужно соблюдать соответствующую процедуру. А именно:

— работник должен написать заявление об изменении учетных данных и приложить к нему копии документов, подтверждающих такое изменение;

— инспектор по кадрам — сверить предоставленные копии документов с оригиналами и засвидетельствовать их должным образом;

— руководитель — издать приказ (распоряжение) о внесении изменений в учетные документы работника;

— на основании приказа (распоряжения) отдел кадров вносит изменения в кадровые документы работника и предприятия, а ответственный за ведение воинского учета — в списки персонального воинского учета (приложение 5 к Порядку № 1487).

Обратите внимание! Внести изменения в списки персонального воинского учета нужно в пятидневный срок со дня подачи документов работником.

3. Дополнительно подаем приложение 1 при приеме/увольнении директора или ответственного лица. В случае приема на работу / увольнения с работы директора и/или ответственного лица по ведению воинского учета, кроме уведомления об изменении учетных данных, в ТЦК придется подать еще один документ. А именно — приложение 1 к Порядку № 1487.

Напомним, что такой документ подают:

— вместе с сопроводительным письмом. Образец такого сопроводительного письма ищите в статье «Организуем воинский учет с нуля: документальное сопровождение» // «Налоги & бухучет», 2024, № 48;

— в ТЦК, в котором предприятие, учреждение, организация состоит на учете. Подробнее об этом читайте в статье «Организуем воинский учет с нуля» // «Налоги & бухучет», 2024, № 48 (ср. );

— в 7-дневный срок с даты издания приказа о назначении или увольнении руководителя и лиц, ответственных за организацию и ведение воинского учета.

4. Изменение учетных данных отражаем в списках персонального учета. В случае изменения учетных данных призывников, военнообязанных и резервистов работодатель должен также внести изменения в списки персонального воинского учета (приложение 5 к Порядку № 1487).

Срок внесения изменений — в течение 5 дней со дня подачи документов, подтверждающих изменение учетных данных призывника, военнообязанного или резервиста.

Как сообщить

Форма. Для сообщения ТЦК об изменении учетных данных призывников, военнообязанных и резервистов предусмотрена отдельная форма — приложение 4 к Порядку № 1487.

Образец заполнения этого документа приведем на рисунке ниже.

Образец Уведомления об изменении учетных данных (приложение 4)

Остановимся на нюансах заполнения некоторых из его реквизитов.

«Реєстраційний номер облікового запису…». Регистрационный номер учетной записи в Едином государственном реестре призывников, военнообязанных и резервистов («штрихкод»/«VIN-код») имеют те призывники, военнообязанные и резервисты, которые недавно обновили свои данные.

Напомним, что сначала такой номер вклеивали в бумажные военно-учетные документы (далее — ВУД) призывников, военнообязанных и резервистов. А впоследствии они появились и в ВУД в электронной форме.

В то же время на сегодняшний день существует много расхождений между данными, указанными в бумажных ВУД, и данными, указанными в электронных ВУД. Учитывая это, на наш взгляд, вносить «VIN-код» в приложение 4 безопаснее только тогда, когда он указан в бумажном ВУД. В ином случае в этой графе можно указать РНУКНП призывника, военнообязанного или резервиста.

«Військово-обліковий документ». Напомним, что 18.06.2024 Кабмин своим постановлением от 18.06.2024 № 721 предоставил ВУД в электронной форме (в том числе распечатанному) такую же юридическую силу, что и у бумажного ВУД.

В связи с чем с этой даты работодатель получил возможность принимать на работу работников не только с бумажным, но и с электронным ВУД (конечно, при наличии в нем QR-кода).

В таком случае возникает вопрос — как заполнить приложение 4 при наличии такого электронного документа? Ведь у него нет ни серии, ни номера.

К сожалению, в Порядке № 1487 ответа нет. На наш взгляд, здесь можно продублировать номер записи в Едином государственном реестре призывников, военнообязанных и резервистов («VIN-код»), поскольку в соответствии с п. 2 приложения 1 к Порядку № 559 в новых бланках ВУД номер военно-учетного документа должен соответствовать номеру такой записи.

* Порядок оформления (создания) и выдачи военно-учетного документа для призывников, военнообязанных и резервистов и формы такого документа, утвержденный постановлением КМУ от 16.05.2024 № 559.

«Адреса місця проживання». В соответствии с требованиями Закона № 2232* граждане Украины должны состоять на воинском учете в ТЦК по месту их фактического проживания. Поэтому в этой графе более логично было бы указать именно такой адрес.

* Закон Украины «О воинской обязанности и военной службе» от 25.03.92 № 2232-XII.

В то же время работник не обязан извещать работодателя о месте своего фактического проживания (особенно если это работник-дистанционщик). Поэтому работодателю ничего не остается, как в приложении 4 указать зарегистрированный адрес проживания.

Исключение — если работник является внутренне перемещенным лицом. Тогда о фактическом месте жительства такого работника работодатель может узнать из его ВПЛ-справки.

Дата и номер уведомления. К сожалению, приложение 4 не содержит специальную строку, в которой можно было бы указать дату и номер уведомления. Поэтому их придется внести вручную.

Куда подавать

Пунктом 34 Порядка № 1487 предусмотрено, что работодатель должен направить уведомление об изменении учетных данных в соответствующие районные (городские) ТЦК.

Но в какие именно? На наш взгляд, подавать приложение 4 нужно в тот ТЦК, в котором работник состоит на учете. Это следует из требований ст. 38 Закона № 2232.

В какой срок

Направлять уведомление об изменении учетных данных призывников, военнообязанных и резервистов (приложение 4) в ТЦК нужно:

1) в случае приема на работу / увольнения с работы работника — в 7-дневный срок со дня издания соответствующего приказа (!). Учтите:

— дата, когда именно работник приступил к работе / был уволен с работы, здесь роли не играет;

— указанный срок надо отсчитывать в календарных (а не рабочих) днях. Ведь в п. 34 Порядка № 1487 не указано, что считать надо именно рабочие дни. А раз так, то ничего не остается, как считать календарные дни;

2) в случае изменения учетных данных — ежемесячно до 5-го числа.

Но как выполнить это требование? Об изменениях за какой период сообщать в указанный срок? К сожалению, п. 34 Порядка № 1487 это не объясняет. На наш взгляд, в указанные сроки можно сообщать ТЦК об изменениях, которые произошли в учетных данных работников в пределах 1 календарного месяца.

То есть, например, ответственный за ведение воинского учета должен известить ТЦК до 05.07.2024 обо всех изменениях в учетных данных работников, которые произошли с 01.06.2024 по 30.06.2024.

Каким способом

Пунктом 34 Порядка № 1487 предусмотрен только один способ извещения ТЦК об изменении учетных данных призывников, военнообязанных и резервистов. А именно — работодатель должен направить в соответствующий ТЦК приложение 4 по почте (!). То есть направить уведомление рекомендованным почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении.

А если не сообщить?

Предупреждаем, что соблюдение сроков для уведомления ТЦК об изменении учетных данных призывников, военнообязанных и резервистов — это один из вопросов, которые подлежат проверке по организации и ведению воинского учета (см. приложение 31 к Порядку № 1487). Поэтому избегать такой обязанности не стоит.

К тому же на сегодняшний день действуют новые размеры штрафов за нарушение законодательства об обороне, мобилизационной подготовке и мобилизации. В частности, если такое нарушение было совершено в особый период, на должностных лиц юрлица может быть наложен админштраф в размере от 34000 до 59500 грн (ст. 210¹ КУоАП*).

* Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 № 8073-X.

В связи с этим, если на предприятии, в учреждении, организации еще не подавали уведомление об изменении учетных данных работников, такой документ следует подать.

Тем более, что начиная с 18.05.2024 административное взыскание за совершение в особый период правонарушений, предусмотренных ст. 210¹ КУоАП, может быть наложено в течение 3 месяцев со дня его выявления, но не позднее одного года со дня его совершения.

Поэтому если в ходе проверки будет выявлено нарушение (в частности, не было подано уведомление об изменении учетных данных работника), с момента совершения которого не прошло одного года, и оно не было исправлено (нарушение продолжается), то избежать наказания за него не выйдет.

И еще одна причина для подачи уведомления — ТЦК может узнать о нарушении и вне проверки. Ведь информацию о призывниках, военнообязанных и резервистах (в том числе и об изменении их учетных данных) направляют в «военкоматы» не только работодатели. Такая обязанность возложена на:

— самих призывников, военнообязанных, резервистов (ч. 11 ст. 38 Закона № 2232);

— исполнительные органы сельских, поселковых, городских советов (п.п. 10 п. 24, п. 28 Порядка № 1487);

— заведения образования. Они уведомляют ТЦК о приеме на обучение, завершении обучения (отчислении из заведения образования) (п. 34 Порядка № 1487);

— органы регистрации места жительства. Они должны уведомлять ТЦК о декларировании/регистрации (снятии с задекларированного/зарегистрированного) места жительства (п. 54 Порядка № 1487);

— органы государственной регистрации актов гражданского состояния (п. 57 Порядка № 1487) и т. п.

Поэтому надеяться на то, что нарушение останется незамеченным, не стоит. Чтобы избежать лишних вопросов от ТЦК, советуем работодателю все же выполнить свою обязанность, предусмотренную п. 34 Порядка № 1487.