Повідомлення про зміну облікових даних: коли подавати до ТЦК

Про які зміни потрібно повідомляти ТЦК

Вимоги нормативки. Повідомляти ТЦК про зміну облікових даних працівників вимагає від роботодавця п. 34 Порядку № 1487*.

Відповідно до цієї норми роботодавець має надсилати до ТЦК повідомлення про зміну облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів у разі:

1) прийняття їх на роботу;

2) звільнення з роботи;

3) зміни їх облікових даних. А саме:

— прізвища, імені та по батькові (за наявності);

— реквізитів паспорта громадянина України та паспорта громадянина України для виїзду за кордон (за наявності);

— адреси задекларованого / зареєстрованого місця проживання, адреси місця фактичного проживання;

— сімейного стану;

— освіти;

— місця роботи і посади. До речі, вважаємо, що сюди можна віднести й інформацію про останнє переведення / переміщення працівника.

* Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487.

Виконуючи такий обов’язок, роботодавці мають пам’ятати про такі нюанси.

1. Повідомляємо про всіх. Повідомляти слід про зміну облікових даних усіх призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які працюють на підприємстві, в установі, організації. Навіть якщо це:

— працівники, які мають відстрочку від мобілізації (заброньовані, особи з інвалідністю тощо);

— жінки-військовозобов’язані*.

Адже винятків у Порядку № 1487 не передбачено.

* Докладніше про військовий облік жінок читайте у статті «Військовий облік жінок» // «Податки & бухоблік», 2024, № 52.

2. Повідомляємо за наявності підтвердних документів. Повідомляти ТЦК про зміну облікових даних працівників треба тільки за наявності документів, що підтверджують такі зміни (відповідних наказів, розпоряджень, свідоцтва про шлюб, дипломів про освіту тощо). Якщо таких документів у роботодавця немає, то немає й підстав повідомляти ТЦК.

Тобто в разі зміни облікових даних працівника потрібно дотриматися відповідної процедури. А саме:

— працівник має написати заяву про зміну облікових даних та додати до неї копії документів, що підтверджують таку зміну;

— інспектор з кадрів — звірити надані копії документів з оригіналами й засвідчити їх належним чином;

— керівник — видати наказ (розпорядження) про внесення змін до облікових документів працівника;

— на підставі наказу (розпорядження) відділ кадрів вносить зміни до кадрових документів працівника та підприємства, а відповідальний за ведення військового обліку — до списків персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку № 1487).

Зверніть увагу! Внести зміни до списків персонального військового обліку потрібно у п’ятиденний строк з дня подання документів працівником.

3. Додатково подаємо додаток 1 при прийнятті / звільненні директора чи відповідальної особи. У разі прийняття на роботу / звільнення з роботи директора та/або відповідальної особи з ведення військового обліку, крім повідомлення про зміну облікових даних, до ТЦК доведеться подати ще один документ. А саме — додаток 1 до Порядку № 1487.

Нагадаємо, що такий документ подають:

— разом із супровідним листом. Зразок такого супровідного листа шукайте у статті «Організовуємо військовий облік з нуля: документальний супровід» // «Податки & бухоблік», 2024, № 48;

— до ТЦК, у якому підприємство, установа, організація стоїть на обліку. Детальніше про це читайте у статті «Організовуємо військовий облік з нуля» // «Податки & бухоблік», 2024, № 48 (ср. );

— у 7-денний строк з дати видання наказу про призначення або звільнення керівника та осіб, відповідальних за організацію та ведення військового обліку.

4. Зміну облікових даних відображаємо у списках персонального обліку. У разі зміни облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів роботодавець має також внести зміни до списків персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку № 1487).

Строк внесення змін — протягом 5 днів з дня подання документів, що підтверджують зміну облікових даних призовника, військовозобов’язаного чи резервіста.

Як повідомити

Форма. Для повідомлення ТЦК про зміну облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів передбачено окрему форму — додаток 4 до Порядку № 1487.

Зразок заповнення цього документа наведемо на рисунку нижче.

Зразок Повідомлення про зміну облікових даних (додаток 4)

Зупинимося на нюансах заповнення деяких з його реквізитів.

«Реєстраційний номер облікового запису…». Реєстраційний номер облікового запису в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів («штрихкод» / «VIN-код») мають ті призовники, військовозобов’язані та резервісти, які нещодавно оновили свої дані.

Нагадаємо, що спочатку такий номер вклеювали в паперові військово-облікові документи (далі — ВОД) призовників, військовозобов’язаних та резервістів. А згодом вони з’явилися й у ВОД в електронній формі.

Водночас на сьогодні існує багато розбіжностей між даними, вказаними в паперових ВОД, та даними, зазначеними в електронних ВОД. Ураховуючи це, на наш погляд, вносити «VIN-код» до додатка 4 безпечніше тільки тоді, коли він вказаний у паперовому ВОД. В іншому випадку в цій графі можна зазначити РНОКПП призовника, військовозобов’язаного чи резервіста.

«Військово-обліковий документ». Нагадаємо, що 18.06.2024 Кабмін своєю постановою від 18.06.2024 № 721 надав ВОД в електронній формі (у тому числі роздрукованому) таку ж юридичну силу, що й у паперового ВОД.

У зв’язку з чим з цієї дати роботодавець отримав можливість приймати на роботу працівників не тільки з паперовим, а й з електронним ВОД (звісно, за наявності в ньому QR-коду).

У такому разі постає запитання — як заповнити додаток 4 за наявності такого електронного документа? Адже в нього немає ані серії, ані номера.

На жаль, у Порядку № 1487 відповіді немає. На наш погляд, тут можна продублювати номер запису в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів («VIN-код»), оскільки відповідно до п. 2 додатка 1 до Порядку № 559* у нових бланках ВОД номер військово-облікового документа має відповідати номеру такого запису.

* Порядок оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів і форми такого документа, затверджений постановою КМУ від 16.05.2024 № 559.

«Адреса місця проживання». Відповідно до вимог Закону № 2232* громадяни України мають стояти на військовому обліку в ТЦК за місцем їх фактичного проживання. Тому в цій графі логічніше було б вказати саме таку адресу.

* Закон України «Про військовий обов’язок і військову службу» від 25.03.92 № 2232-XII.

Водночас працівник не зобов’язаний сповіщати роботодавця про місце свого фактичного проживання (особливо якщо це працівник-дистанційник). Тому роботодавцю нічого не залишається, як у додатку 4 вказати зареєстровану адресу проживання.

Виняток — якщо працівник є внутрішньо переміщеною особою. Тоді про фактичне місце проживання такого працівника роботодавець може дізнатися з його ВПО-довідки.

Дата і номер повідомлення. На жаль, додаток 4 не містить спеціального рядка, в якому можна було б зазначити дату і номер повідомлення. Тому їх доведеться внести вручну.

Куди подавати

Пунктом 34 Порядку № 1487 передбачено, що роботодавець має надіслати повідомлення про зміну облікових даних до відповідних районних (міських) ТЦК.

Але до яких саме? На наш погляд, подавати додаток 4 потрібно до того ТЦК, в якому працівник перебуває на обліку. Це випливає з вимог ст. 38 Закону № 2232.

В який строк

Направляти повідомлення про зміну облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 4) до ТЦК потрібно:

1) у разі прийняття на роботу / звільнення з роботи працівника — у 7-денний строк з дня видання відповідного наказу (!). Зауважте:

— дата, коли саме працівник приступив до роботи / був звільнений з роботи, тут ролі не відіграє;

— вказаний строк треба відлічувати в календарних (а не робочих) днях. Адже в п. 34 Порядку № 1487 не зазначено, що рахувати треба саме робочі дні. А оскільки так, то нічого не залишається, як рахувати календарні дні;

2) у разі зміни облікових даних — щомісяця до 5-го числа.

Але як виконати цю вимогу? Про зміни за який період повідомляти у вказаний строк? На жаль, п. 34 Порядку № 1487 це не пояснює. На наш погляд, у вказані строки можна повідомляти ТЦК про зміни, які відбулися в облікових даних працівників в межах 1 календарного місяця.

Тобто, наприклад, відповідальний за ведення військового обліку має сповістити ТЦК до 05.07.2024 про всі зміни в облікових даних працівників, що сталися з 01.06.2024 по 30.06.2024.

В який спосіб

Пунктом 34 Порядку № 1487 передбачений лише один спосіб сповіщення ТЦК про зміну облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів. А саме — роботодавець має надіслати до відповідного ТЦК додаток 4 поштою (!). Тобто направити повідомлення рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення.

А якщо не повідомити?

Попереджаємо, що дотримання строків для повідомлення ТЦК про зміну облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів — це одне з питань, що підлягають перевірці з організації та ведення військового обліку (див. додаток 31 до Порядку № 1487). Тому уникати такого обов’язку не варто.

До того ж на сьогодні діють нові розміри штрафів за порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію. Зокрема, якщо таке порушення було скоєне в особливий період, на посадових осіб юрособи може бути накладено адмінштраф у розмірі від 34000 до 59500 грн (ст. 210¹ КпАП*).

* Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 № 8073-X.

У зв’язку з цим, якщо на підприємстві, в установу, організації ще не подавали повідомлення про зміну облікових даних працівників, такий документ слід подати.

Тим паче, що починаючи з 18.05.2024 адміністративне стягнення за вчинення в особливий період правопорушень, передбачених ст. 210¹ КпАП, може бути накладено протягом 3 місяців з дня його виявлення, але не пізніше одного року з дня його вчинення.

Тому якщо під час перевірки буде виявлено порушення (зокрема, не було подано повідомлення про зміну облікових даних працівника), з моменту вчинення якого не минуло одного року, і воно не було виправлено (порушення триває), то уникнути покарання за нього не вийде.

І ще одна причина для подання повідомлення — ТЦК може дізнатися про порушення й поза перевіркою. Адже інформацію щодо призовників, військовозобов’язаних та резервістів (у тому числі й про зміну їх облікових даних) надсилають до «військкоматів» не тільки роботодавці. Такий обов’язок покладено на:

— самих призовників, військовозобов’язаних, резервістів (ч. 11 ст. 38 Закону № 2232);

— виконавчі органи сільських, селищних, міських рад (п.п. 10 п. 24, п. 28 Порядку № 1487);

— заклади освіти про прийняття. Вони повідомляють ТЦК про прийом на навчання, завершення навчання (відрахування із закладу освіти) (п. 34 Порядку № 1487);

— органи реєстрації місця проживання. Вони повинні повідомляти ТЦК про декларування / реєстрацію (зняття із задекларованого / зареєстрованого) місця проживання (п. 54 Порядку № 1487);

— органи державної реєстрації актів цивільного стану (п. 57 Порядку № 1487) тощо.

Тому сподіватися на те, що порушення залишиться непоміченим, не варто. Аби уникнути зайвих запитань від ТЦК, радимо роботодавцю все ж таки виконати свій обов’язок, передбачений п. 34 Порядок № 1487.