Командировочные расходы: автобусный билет заполнен от руки

Компенсация: бюджетные работодатели

Право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебной командировкой гарантирует работникам ст. 121 КЗоТ. В ней упомянуты, в частности, расходы на проезд к месту командировки и обратно, а также по месту командировки. То есть работодатель обязан возместить работнику проездные расходы, понесенные в связи с командировкой.

Но также в вопросах командировочных расходов бюджетные работодатели обязаны соблюдать нормы Инструкции № 59*.

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59 (в редакции приказа Минфина от 17.03.2011 № 362).

Поэтому обратим внимание на предписание абз. 1 п. 12 разд. ІІ Инструкции № 59. Здесь сказано, что командировочные расходы возмещаются только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов. В части проездных расходов это должны быть следующие документы:

— транспортный билет или транспортный счет (багажная квитанция), в том числе электронный билет при наличии посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта;

— расчетный документ или документ, подтверждающий осуществление платежной операции по его приобретению в наличной или безналичной форме по всем видам транспорта.

Поэтому для возмещения транспортных расходов работник бюджетного учреждения должен предоставить 2 документа: транспортный билет и расчетный документ.

Хотя иногда может хватить только билета, поскольку он одновременно является и расчетным документом. Основанием является предписание п. 4 ст. 9 Закона об РРО*. Согласно ему РРО/ПРРО и расчетные книги не применяются при продаже проездных и перевозочных документов на автомобильном транспорте с выдачей талонов, квитанций, билетов с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью.

* Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 № 265/95-ВР.

Более того, в п. 2 приказа № 503* есть противоречивая норма: стоимость проезда по расчетам пассажирских перевозчиков, информация о перевозчике, страховщике и страховой сумме вносятся в билеты печатным способом. Но при этом тарифная стоимость (для пригородных и междугородних маршрутов) устанавливается путем умножения покилометрового тарифа на расстояние от начала маршрута до середины тарифной зоны. А значит, в таких случаях напечатать заранее номинальную стоимость таких билетов не удастся.

* Приказ Минтранссвязи «Об утверждении Типовых форм билетов на проезд пассажиров и перевозку багажа на маршрутах общего пользования» от 25.05.2006 № 503.

Поэтому возникает вопрос, считать ли вообще билет со стоимостью, вписанной от руки, заполненным верно? «Прикрыться» можно письмом Мининфраструктуры от 06.01.2017 № 62/25/10-17. Здесь специалисты этого министерства отметили: если приобретенный у водителя билет соответствует типовой форме, содержит информацию о перевозчике, страховщике, страховой сумме, а стоимость проезда, расстояние проезда, пункты отправления и прибытия вписаны в билет вручную печатными буквами, это не будет нарушением требований приказа № 503.

Но с такими разъяснениями следует быть крайне осторожными. И даже если принимать автобусные билеты с рукописной стоимостью как подтверждающий документ, то только с расчетным документом вместе.

Компенсация: коммерческие работодатели

Перечень документов, которые работник должен предоставить с целью подтверждения командировочных расходов (в том числе и проездных), коммерческое (хозрасчетное) предприятие устанавливает самостоятельно в Положении о командировке.

При этом часто за ориентир берут Инструкцию № 59. Но этот документ для небюджетных работодателей носит рекомендательный характер.

Поэтому формируя перечень подтверждающих документов, достаточно часто ориентируются на требования п.п. 170.9.1 НКУ, потому что соблюдение требований этой законодательной нормы позволяет не только возместить работнику его расходы на проезд, а еще и сделать это без удержания с возмещенных сумм НДФЛ и военного сбора (ВС).

Следовательно, если в Положении о командировке нет нормы, которая требует наличия расчетного документа для возмещения расходов на проезд, то это якобы можно сделать только на основании транспортного билета. К тому же формально это вписывается в нормы безналогового возмещения. Но здесь не все так однозначно. Детали — далее.

Налогообложение

Начиная с 01.04.2023 расходы на проезд в командировке должны подтверждаться транспортными билетами или транспортными счетами и багажными квитанциями (в том числе электронными билетами). При этом в п.п. 170.9.1 НКУ не упоминаются как обязательные документы посадочный талон и расчетные документы на приобретение транспортных билетов.

Но в то же время налоговики в своем разъяснении от 21.06.2024 указали, что только проездные документы, изготовленные, в частности, с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью, могут считаться соответствующими расчетными документами.

То как быть? Ведь с 01.04.2023 расчетный документ для безналогового возмещения не нужен.

Вынуждены констатировать, что на сегодняшний день снова стало опасно возмещать стоимость проезда по автобусному билету, заполненному от руки, без чека РРО/ПРРО от водителя автобуса или талона, квитанции, билета с напечатанной в типографии их номинальной стоимостью. Детали — в статье «Автобусный билет, заполненный от руки: можно ли безналогово компенсировать его стоимость» // «Налоги & бухучет», 2024, № 46.