Витрати на відрядження: автобусний квиток заповнено від руки

Компенсація: бюджетні роботодавці

Право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовим відрядженням гарантує працівникам ст. 121 КЗпП. У ній згадані, зокрема, витрати на проїзд до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження. Тобто роботодавець зобов’язаний відшкодувати працівникові проїзні витрати, понесені у зв’язку з відрядженням.

Але також у питаннях витрат на відрядження бюджетні роботодавці зобов’язані дотримуватись норм Інструкції № 59*.

* Ін струкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59 (у редакції наказу Мінфіну від 17.03.2011 № 362).

Тож звернемо увагу на припис абз. 1 п. 12 розд. ІІ Інструкції № 59. Тут сказано, що витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат. У частині проїзних витрат це мають бути такі документи:

— транспортний квиток або транспортний рахунок (багажна квитанція), у тому числі електронний квиток за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту;

— розрахунковий документ або документ, що підтверджує здійснення платіжної операції з його придбання у готівковій чи безготівковій формі за всіма видами транспорту.

Тож для відшкодування транспортних витрат працівник бюджетної установи має надати 2 документи: транспортний квиток та розрахунковий документ.

Хоча іноді може вистачити лише квитка, оскільки він одночасно є і розрахунковим документом. Підставою є припис п. 4 ст. 9 Закону про РРО*. Згідно з ним РРО/ПРРО і розрахункові книжки не застосовуються при продажу проїзних і перевізних документів на автомобільному транспорті з видачею талонів, квитанцій, квитків з нанесеними друкованим способом серією, номером, номінальною вартістю.

* Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 № 265/95-ВР.

Ба більше, у п. 2 наказу № 503* є суперечлива норма: вартість проїзду за розрахунками пасажирських перевізників, інформація про перевізника, страховика та страхову суму вносяться у квитки друкованим способом. Але при цьому тарифна вартість (для приміських і міжміських маршрутів) установлюється шляхом множення покілометрового тарифу на відстань від початку маршруту до середини тарифної зони. А отже, в таких випадках надрукувати заздалегідь номінальну вартість таких квитків не вдасться.

* Наказ Мінтрансзв’язку «Про затвердження Типових форм квитків на проїзд пасажирів і перевезення багажу на маршрутах загального користування» від 25.05.2006 № 503.

Тож виникає питання, чи вважати взагалі квиток із вартістю, вписаною від руки, заповненим правильно? «Прикритись» можна листом Мінінфраструктури від 06.01.2017 № 62/25/10-17. Тут фахівці цього міністерства зауважили: якщо придбаний у водія квиток відповідає типовій формі, містить інформацію про перевізника, страховика, страхову суму, а вартість проїзду, відстань проїзду, пункти відправки та прибуття вписані у квиток вручну друкарськими літерами, це не буде порушенням вимог наказу № 503.

Але з такими роз’ясненнями слід бути вкрай обережними. І навіть якщо приймати автобусні квитки з рукописною вартістю як підтвердний документ, то лише з розрахунковим документом докупи.

Компенсація: комерційні роботодавці

Перелік документів, які працівник повинен надати з метою підтвердження витрат на відрядження (у тому числі й проїзних), комерційне (госпрозрахункове) підприємство встановлює самостійно в Положенні про відрядження.

При цьому часто за орієнтир беруть Інструкцію № 59. Але цей документ для небюджетних роботодавців носить рекомендаційний характер.

Тому формуючи перелік підтвердних документів, доволі часто орієнтуються на вимоги п.п. 170.9.1 ПКУ, оскільки дотримання вимог цієї законодавчої норми дозволяє не лише відшкодувати працівникові його витрати на проїзд, а ще й зробити це без утримання з відшкодованих сум ПДФО і військового збору (ВЗ).

Отже, якщо в Положенні про відрядження немає норми, яка вимагає наявність розрахункового документа для відшкодування витрат на проїзд, то це начебто можна зробити лише на підставі транспортного квитка. До того ж формально це вписується в норми безподаткового відшкодування. Але тут не все так однозначно. Деталі — далі.

Оподаткування

Починаючи з 01.04.2023 витрати на проїзд у відрядженні повинні підтверджуватися транспортними квитками або транспортними рахунками та багажними квитанціями (у тому числі електронними квитками). При цьому в п.п. 170.9.1 ПКУ не згадуються як обов’язкові документи посадковий талон та розрахункові документи на придбання транспортних квитків.

Але водночас податківці у своєму роз’ясненні від 21.06.2024 зазначають, що тільки проїзні документи, виготовлені, зокрема, з нанесеними друкарським способом серією, номером, номінальною вартістю, можуть вважатися відповідними розрахунковими документами.

То як бути? Адже з 01.04.2023 розрахунковий документ для безподаткового відшкодування не потрібен.

Змушені констатувати, що на сьогодні знов стало небезпечно відшкодовувати вартість проїзду за автобусним квитком, заповненим від руки, без чека РРО/ПРРО від водія автобуса або талона, квитанції, квитка з надрукованою в друкарні їх номінальною вартістю. Деталі — у статті «Автобусний квиток, заповнений від руки: чи можна безподатково компенсувати його вартість» // «Податки & бухоблік», 2024, № 46.