Продление/перенос отпуска
Ежегодный отпуск должен быть перенесен на другой период или продлен в случае временной нетрудоспособности работника, удостоверенной в установленном порядке. Такие нормы установлены предписаниями ч. 2 ст. 80 КЗоТ и ч. 2 ст. 11 Закона об отпусках*.
* Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР.
Из них следует, что продление/перенос на другой период:
— происходит, если заболел именно работник, а не, например, его ребенок;
— это обязанность работодателя. При этом решение о продлении или переносе отпуска принимается по согласию между работником и работодателем;
— касается ежегодных отпусков: основного и дополнительного. Кстати, если болезнь работника приходится на соцотпуск на детей, то такой отпуск также подлежит продлению/переносу на другой период по правилам, установленным для ежегодного отпуска (ч. 7 ст. 20 Закона об отпусках). Другие отпуска, например без сохранения зарплаты, учебный, чернобыльский, боевой и т. п., продлению/переносу не подлежат;
— происходит, если временная нетрудоспособность работника удостоверена в установленном порядке.
Временная нетрудоспособность удостоверена в установленном порядке
С вводом е-больничных работодатель узнает о болезни работника сразу после открытия такого больничного. Но до сих пор больничный может быть выписан лицам в бумажном виде.
Но в любом случае подтверждением болезни работника будет:
— либо закрытый, оформленный в соответствии с нормами законодательства и предоставленный работодателю бумажный больничный;
— либо е-больничный, когда он приобретет статус «готовий до сплати» (обычный больничный — через семь дней после его закрытия, на восьмой).
Механизм продления/переноса на другой период отпуска
Приказ. Когда работодатель узнал о болезни работника, которая совпадает с отпуском, например со слов работника, но без подтверждающего болезнь больничного, то он ничего не должен делать с днями совпадения отпуска и больничного. Такие дни продолжают быть отпуском до документального подтверждения болезни.
После того как у работодателя будет либо бумажный больничный, либо е-больничный со статусом «готовий до сплати», он начинает работать с днями накладки их на отпуск.
На продление отпуска, который был прерван больничным, работодатель издает соответствующий приказ. О порядке, общем алгоритме и нюансах, которые возникают в связи с его оформлением, читайте в статье «Болезнь в отпуске: что нужно знать» // «Оплата труда», 2023, № 16.
Табель. Когда еще болезнь не подтверждена должным образом, работодатель табелирует дни отпуска (в том числе те, которые совпадают с болезнью) обычно буквой «В» (отпуск). Если болезнь продолжается и после отпуска, то неподтвержденные дни болезни отмечает, как правило, «НЗ» (неявки по невыясненным причинам).
После подтверждения работником болезни нужно откорректировать данные табеля:
— изменить код «В» на код «ТН» (если временная нетрудоспособность оплачиваемая) или «НН» (если больничный не подлежит оплате) в дни совпадения отпуска и больничного;
— изменить код «НЗ» (при наличии таких дней) на код «ТН» или «НН» соответственно.
Больничные. Дни временной нетрудоспособности вследствие заболевания или травмы (в том числе на период реабилитации), не связанной с несчастным случаем на производстве, дни которой совпали с ежегодным отпуском, оплачиваются в общем порядке (абз. 3 ч. 2 ст. 15 Закона о соцстраховании*). На это также обращают внимание специалисты Гоструда.
* Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-XIV.
Заметьте, отпуск также продлевается/переносится, если болезнь в отпуске подтверждена больничным, но он не подлежит оплате.
Перерасчет отпускных
Если дата начала продленного/перенесенного отпуска (его части), который покрыл больничный, приходится:
— на тот же месяц, что и дата начала такого отпуска, то сумма отпускных не пересчитывается. Сдвинется только период его использования;
— на другой месяц нежели начало такого отпуска, то сумму отпускных нужно пересчитать. То есть сторнировать начисленные изначально отпускные за дни наложения отпуска с больничным. И далее, на основании изданного приказа на продление/перенос отпуска начислить новую сумму отпускных. При этом расчет будет проведен исходя из новой среднедневной зарплаты в соответствии с Порядком № 100*.
* Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 № 100.
Продление/ПЕРЕНОС отпуска из-за болезни в Д1
Отпускные в Д1 отражают в месяце их начисления в бухучете отдельной строкой от зарплаты с кодом «10» в графе 09 и с указанием месяца, на дни отпуска которого приходится сумма отпускных в графе 10.
Если при перерасчете отпускных нужно сторнировать их сумму, то в Д1 такая корректировка отражается с отрицательным значением. То есть в Д1 сторнированные отпускные надо отразить в месяце их сторнирования в бухучете с кодом «10» в графе 09 с указанием месяца, за который такое сторнирование проведено. При этом в графах 16 и 17 сумма отпускных будет со знаком «минус», соответственно отрицательной будет и сумма ЕСВ в графе 20.
Рассмотрим пример.
Пример. Работнику Завада А. П. (основной, без инвалидности) предоставлен основной ежегодный отпуск на 19 календарных дней с 15 апреля по 3 мая 2024 года. В апреле работнику начислена зарплата в сумме 8863,64 грн и отпускные в сумме 11251,80 грн (из расчета среднедневной зарплаты 592,20 грн), в том числе за 16 дней отпуска апреля — 9475,20 грн и за 3 дня отпуска мая — 1776,60 грн. С 29 апреля по 8 мая 2024 года работник болел (есть е-больничный). По соглашению сторон работнику продлен отпуск на 5 календарных дней (с 9 по 13 мая). В мае ему:
— начислена зарплата за май в сумме 11869,57 грн;
— начислены больничные за 2 дня апреля — 830,40 грн и за 8 дней мая — 3321,60 грн;
— сторнована сумма отпускных за 2 дня отпуска апреля — 1184,40 грн и за 3 дня отпуска мая — 1776,60 грн (из расчета старой средней зарплаты 592,20 грн);
— начислена сумма отпускных за 5 дней продленного отпуска в мае — 1776,60 грн (из расчета новой средней зарплаты 598,50 грн).
Работник заболел в апреле, но подтверждающий болезнь е-больничный приобрел статус «готовий до сплати» в мае (на 8-й день после его закрытия). Соответственно весь перерасчет (начисление больничных, сторнирование отпускных за дни совпадения с болезнью, а также начисление отпускных за согласованный продленный отпуск) работодатель проводил уже в мае. Их суммы приведены в условиях примера.
Также обратите внимание, что сторнированная сумма отпускных рассчитана исходя из средней зарплаты, по которой начислялись отпускные в апреле (расчетный период: апрель 2023 года — март 2024 года). А сумма начисленных отпускных за дни продленного отпуска рассчитана исходя из новой средней зарплаты (расчетный период: май 2023 года — апрель 2024 года), поскольку первый день продленного отпуска приходится на май 2024 года.
На рис. 1 продемонстрируем, как по приведенным в примере данным заполнить Д1 Налогового расчета за апрель и май III квартала 2024 года.
Рис. 1. Фрагмент Д1 за апрель и май 2024 года
Обратите внимание, в Д1 за май суммы новых (за дни продленного отпуска) и сторнированных отпускных за май «свернуты» в одну строку, поскольку они относятся к одному и тому же месяцу — маю (2992,50 - 1776,60 = 1215,90 (грн)).
Отпускные и больничные в 4ДФ
В 4ДФ сумму отпускных, а также больничных отражаем в общей сумме с зарплатой в том месяце отчетного квартала, в котором они были фактически начислены/выплачены, с признаком дохода «101». Отдельно отпускные не выделяем.
Для отражения отпускных и больничных в этом приложении держим ориентир на месяц их начисления/выплаты.
На рис. 2 заполнен 4ДФ за апрель и май 2024 года по условиям примера, который приведен выше. Допустим, что доход выплачен работнику своевременно.
Рис. 2. Фрагмент 4ДФ за апрель и май 2024 года
За апрель 2024 года в разделе 1 4ДФ на работника формируем одну строку. В ее графах 3а и 3 общей суммой показываем начисленный и выплаченный работнику в апреле доход 20115,44 грн (8863,64 грн зарплата + 11251,80 грн отпускные). В графе 9 проставляем признак дохода «101».
За май 2024 года на работника также формируем одну строку с признаком дохода «101». В ее графах 3а и 3 указываем начисленный и выплаченный доход в сумме 16053,07 грн (11869,57 грн зарплата + 830,40 грн больничные апреля + 3321,60 грн больничные мая - 1184,40 грн отпускные за апрель - 1776,60 грн отпускные за май + 2992,50 грн отпускные за май).
Выводы
- Основанием для продления отпуска на дни болезни является оформленный должным образом больничный лист (бумажный или е-больничный).
- Если начало первоначального и продленного отпуска приходится на разные месяцы, то сумму отпускных, которые начислены за дни совпадения с больничными, надо пересчитать исходя из новой средней зарплаты.
- В Д1 сумму сторнированных отпускных отражают в отдельной от зарплаты строке с кодом «10» в графе 09 в месяце их сторнирования с отрицательным значением.
- В 4ДФ отпускные (как сторнированные, так и начисленные) и больничные отражают в общей сумме с зарплатой с признаком дохода «101» в графе 6.
