Механизм исправления ошибки
Отпускные в Д1 показывают в месяце их начисления в бухучете с разбивкой по месяцам, на которые приходятся дни отпуска. Отпускные в Д1 показывают в отдельной строке от зарплаты со специальным отпускным кодом (КТН) «10» в графе 09.
Иногда при формировании отчета бухгалтеры допускают ошибки в отношении выделения отпускных в Д1 и показывают их в одной строке с зарплатой. Также распространенной является ошибка отражения переходящих отпускных в одной строке без разбивки по месяцам.
Напомним, что под переходящими отпускными мы имеем в виду отпускные, которые полностью начислены в месяце начала/оплаты отпуска, дни которого приходятся на несколько месяцев.
Исправлять такие ошибки нужно. Механизм исправления будет зависеть от того, когда проводить корректировку в Д1: до истечения срока подачи отчетности за квартал, в которой ошиблись, или после его окончания.
Как исправить ошибки при неправильном отражении в Д1 отпускных, если срок подачи отчетности истек, вы можете почитать в статьях «Переходящие отпускные в Д1 не разбили по месяцам — исправляемся» // «Оплата труда», 2024, № 13 и «Отпускные в Д1 показали одной суммой с зарплатой: как исправить?» // «Оплата труда», 2024, № 13.
Если ошибку выявили до истечения срока подачи отчетности, то все ошибки (как суммовые, так и несуммовые) в поданном и принятом за отчетный квартал Налоговом расчете исправляем путем подачи Налогового расчета с типом «Звітний новий».
При этом неважно, сколько Налоговых расчетов за этот квартал с типом «Новий звітний» уже подано. Также не имеет значения, какая ошибка исправляется: суммовая или несуммовая. Механизм исправления будет одинаковым.
Принцип исправления в Д1 с типом «Звітний новий» реализован через введение строк, которые исправляем, с указанием в их графе 25 отметки:
— «1» для исключения строки с ранее поданной ошибочной информацией (отрицательные значения не применяем);
— «0» для ввода строки с правильными данными.
Переходящие отпускные показали в одной строке
Для того чтобы откорректировать отраженные в Д1 переходящие отпускные (за дни отпуска, приходящиеся на два месяца) одной строкой (без разбивки по месяцам), нужно в Д1 с типом «Звітний новий» сформировать три строки:
— в одной строке полностью повторить ошибочную строку из ранее поданного Д1 с нераспределенными отпускными. В ней в графе 25 указать отметку «1» — строка на исключение;
— в двух других строках отразить отпускные с разбивкой по месяцам, на дни отпуска которых они приходятся. При этом, в частности, в графе 09 проставить КТН «10», в графе 10 указать месяц и год, к которым отнесены отпускные, заполнить суммовые показатели в графах 16, 17 и 20, а в графе 25 поставить отметку «0» — строка на ввод.
Переходящие отпускные и зарплату показали одной строкой
Аналогично действуем, если отпускные показали в одной строке с зарплатой. В таком случае в новом отчетном Д1 формируем 4 строки:
— в одной строке изымаем неверную информацию, то есть полностью исключаем строку с ошибкой в ранее поданном Д1. Для этого повторяем ее и в графе 25 указываем «1»;
— формируем вторую строку на ввод с суммой зарплаты, в графе 25 которой указываем «0»;
— формируем еще две строки для отпускных, приходящихся на два месяца. Для ввода этой информации в этих строках также указываем «0» в графе 25.
Продемонстрируем на примере механизм такого исправления.
Пример. Работнику Мирошник П. Д. (основной, без инвалидности, полная занятость) предоставлен ежегодный основной отпуск с 22 апреля по 5 мая. За все время отпуска отпускные начислены в мае в сумме 7396,20 грн (в том числе за апрель — 4754,70 грн и за май — 2641,50 грн). Кроме того, начислена зарплата за апрель в сумме 11931,82 грн.
В Д1 за апрель II квартала показали общую сумму начисленного дохода 19328,02 грн (11931,82 зарплата + 7396,20 отпускные) одной строкой. Ошибку выявили в июле 2024 года, то есть до истечения срока подачи отчетности, но после того, как отчет был принят.
Поскольку срок подачи Объединенного отчета за II квартал 2024 года не истек, будем исправляться с помощью Налогового расчета с типом «Звітний новий». В его составе формируем только Д1 за апрель 2024 года. Как провести исправление в Д1, изображено на рисунке.
Фрагмент Д1 с типом «Звітний новий» за апрель 2024 года
На основании заполненного Д1 формируются суммовые значения основной части Налогового расчета. В приведенной ситуации она будет пустой. Ведь зарплата и отпускные в ней складываются в общую сумму. То есть в Д1 мы изъяли 19328,02 грн и прибавили такую же сумму (11931,82 грн + 4754,70 грн + 2641,50 грн = 19328,02 грн). Соответственно и сумма ЕСВ здесь будет равна нулю.
Выводы
- До истечения срока подачи Объединенного отчета за отчетный квартал исправления в ранее поданном отчете за этот квартал проводят путем подачи Налогового расчета с типом «Звітний новий».
- В Д1 с типом «Звітний новий» ошибки (как суммовые, так и несуммовые) исправляем с помощью отметок «1» и «0» в графе 25.
