Механізм виправлення помилки
Відпускні в Д1 показують у місяці їх нарахування в бухобліку з розбивкою за місяцями, на які припадають дні відпустки. Відпускні в Д1 показують в окремому рядку від зарплати із спеціальним відпускним кодом (КТН) «10» у графі 09.
Іноді при формуванні звіту бухгалтери припускаються помилки щодо виокремлення відпускних у Д1 і показують їх в одному рядку із зарплатою. Також поширеною є помилка відображення перехідних відпускних в одному рядку без розподілу за місяцями.
Нагадаємо, що під перехідними відпускними ми маємо на увазі відпускні, що повністю нараховані в місяці початку / виплати відпустки, дні якої припадають на декілька місяців.
Виправляти такі помилки потрібно. Механізм виправлення залежатиме від того, коли проводити коригування в Д1: до спливу строку звітування за квартал, в якому помилилися, чи після його закінчення.
Як виправити помилки при неправильному відображенні в Д1 відпускних, якщо строк звітування сплив, ви можете почитати у статтях «Перехідні відпускні в Д1 не розбили за місяцями — виправляємося» // «Оплата праці», 2024, № 13 та «Відпускні в Д1 показали однією сумою із зарплатою: як виправити?» // «Оплата праці», 2024, № 13.
Якщо помилку виявили до спливу строку звітування, то всі помилки (як сумові, так і несумові) у поданому і прийнятому за звітний квартал Податковому розрахунку виправляємо шляхом подання Податкового розрахунку з типом «Звітний новий».
При цьому неважливо, скільки Податкових розрахунків за цей квартал із типом «Новий звітний» вже подано. Також не має значення, яка помилка виправляється: сумова чи несумова. Механізм виправлення буде однаковий.
Принцип виправлення в Д1 з типом «Звітний новий» реалізований через введення рядків, які виправляємо, із зазначенням в їх графі 25 позначки:
— «1» для вилучення рядка з раніше поданою помилковою інформацією (від’ємних значень не застосовуємо);
— «0» для введення рядка з правильними даними.
Перехідні відпускні показали в одному рядку
Для того щоб відкоригувати відображені в Д1 перехідні відпускні (за дні відпустки, які припадають на два місяці) одним рядком (без розподілу за місяцями), треба в Д1 з типом «Звітний новий» сформувати три рядки:
— в одному рядку повністю повторити помилковий рядок із раніше поданого Д1 з нерозподіленими відпускними. У ньому у графі 25 зазначити позначку «1» — рядок на вилучення;
— у двох інших рядках відобразити відпускні з розподілом за місяцями, на дні відпустки яких вони припадають. При цьому, зокрема, у графі 09 проставити КТН «10», у графі 10 зазначити місяць і рік, до якого віднесені відпускні, заповнити сумові показники у графах 16, 17 і 20, а у графі 25 зазначити позначку «0» — рядок на введення.
Перехідні відпускні і зарплату показали одним рядком
Аналогічно діємо, якщо відпускні показали в одному рядку із зарплатою. У такому разі в новому звітному Д1 формуємо 4 рядки:
— в одному рядку вилучаємо неправильну інформацію, тобто повністю вилучаємо рядок із помилкою в раніше поданому Д1. Для цього повторюємо його і в графі 25 зазначаємо «1»;
— формуємо другий рядок на введення із сумою зарплати, в графі 25 якого вказуємо «0»;
— формуємо ще два рядки для відпускних, які припадають на два місяці. Для введення цієї інформації в цих рядках також зазначаємо «0» у графі 25.
Продемонструємо на прикладі механізм такого виправлення.
Приклад. Працівнику Мірошнику П. Д. (основний, без інвалідності, повна зайнятість) надано щорічну основну відпустку з 22 квітня по 5 травня. За весь час відпустки відпускні нараховано у травні в сумі 7396,20 грн (у тому числі за квітень — 4754,70 грн і за травень — 2641,50 грн). Крім цього, нараховано зарплату за квітень у сумі 11931,82 грн.
У Д1 за квітень 2 кварталу показали загальну суму нарахованого доходу 19328,02 грн (11931,82 зарплата + 7396,20 відпускні) одним рядком. Помилку виявили в липні 2024 року, тобто до спливу строку звітування, але після того, як звіт було прийнято.
Оскільки строк подання Об’єднаного звіту за 2 квартал 2024 року не сплив, виправлятимемося за допомогою Податкового розрахунку з типом «Звітний новий». У його складі формуємо тільки Д1 за квітень 2024 року. Як провести виправлення в Д1, зображено на рисунку.
Фрагмент Д1 з типом «Звітний новий» за квітень 2024 року
На підставі заповненого Д1 формуються сумові значення основної частини Податкового розрахунку. У наведеній ситуації вона буде порожньою. Адже зарплата і відпускні в ній складаються в загальну суму. Тобто в Д1 ми вилучили 19328,02 грн і додали таку ж суму (11931,82 грн + 4754,70 грн + 2641,50 грн = 19328,02 грн). Відповідно і сума ЄСВ тут дорівнюватиме нулю.
Висновки
- До спливу строку подання Об’єднаного звіту за звітний квартал виправлення в раніше поданому звіті за цей квартал проводять шляхом подання Податкового розрахунку з типом «Звітний новий».
- У Д1 з типом «Звітний новий» помилки (як сумові, так і несумові) виправляємо за допомогою позначок «1» та «0» у графі 25.
