Электронные трудовые книжки: увольняем работника

* Читайте статьи «Электронные трудовые книжки: общие вопросы» и «Электронные трудовые книжки: принимаем работника» // «Оплата труда», 2024, № 11.

Нет, не должен. Такой обязанности законодательство не содержит.

Пунктом 2 разд. ІІ «Заключительные положения» Закона № 1217* предусмотрено, что собственник или уполномоченный им орган обязан в день увольнения выдать надлежащим образом оформленную ТК работнику, который трудоустроен до 10.06.2021 и увольняется до завершения процедуры включения в РЗЛ отсутствующих сведений о трудовой деятельности.

* Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» от 05.02.2021 № 1217-IX.

То есть если бумажная ТК еще не отсканирована, а работник увольняется, то работодатель должен выдать ее работнику в общем порядке. Напомните работнику, что он может сам оцифровать свою ТК.

Конечно, работодатель может оцифровать бумажную ТК работника. Но не советуем запрыгивать в последний вагон уходящего поезда, сканировать и отправлять бумажную ТК в ПФУ за день-два до увольнения. Ведь вариант с оцифровкой через загрузку скан-копий на Портал ПФУ наиболее времязатратный. И при обработке документа специалистами ПФУ могут возникнуть уточнения, которые не удастся исправить, потому что лицо уже не будет вашим работником.

Нет, не нужно. Ведь они попадают в ЭТК из Объединенного отчета.

Но работодатель может это сделать с помощью функции «Додати запис» (подробнее в статье «Электронные трудовые книжки: общие вопросы» // «Оплата труда», 2024, № 11). Причиной может быть, например, то, если данные не подтянулись по техническим причинам. Также это стоит сделать для того, чтобы ускорить процесс добавления информации о застрахованном лице в РЗЛ. Ведь Объединенный отчет подается раз в квартал.

Например, если этого не сделать, то может возникнуть вопрос: а как работник подтвердит свое увольнение новому работодателю? Здесь есть несколько вариантов:

1) если у него есть бумажная ТК, то может попросить старого работодателя внести запись об увольнении в нее;

2) доказательством является копия приказа об увольнении, которую работодатель должен выдать ему в день увольнения согласно предписанию ст. 47 КЗоТ;

3) работник может сам оцифровать данные об увольнении на основании копии приказа через личный кабинет застрахованного лица на Портале ПФУ.

Это можно сделать. И даже не дожидаясь окончания 5-летнего переходного периода.

Предписанием п. 2 разд. ІІ «Заключительные положения» Закона № 1217 предусмотрено следующее: включение ПФУ в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее — РЗЛ) отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников осуществляется в течение 5 лет со дня вступления в силу данного Закона на основании сведений, поданных страхователем или застрахованным лицом. После завершения этих работ имеющиеся трудовые книжки выдаются работникам лично под подпись.

Закон № 1217 вступил в силу 10.06.2021. Таким образом включение ПФУ данных в РЗЛ проводится до 10.06.2026.

Не совсем понятно было, какой именно срок имели в виду законодатели, говоря, что бумажные ТК нужно раздать «после завершения этих работ»: уже после того, как отсканировали, загрузили и получили подтверждение от ПФУ, что данные включены в РЗЛ, или же следует дождаться полного перехода на ЭТК (10.06.2026)? С этим вопросом мы обратились к специалистам Гоструда. И по их мнению, долго ждать не стоит. Если отсутствующие сведения о трудовой деятельности внесены в РЗЛ, то ТК можно выдать работнику до завершения пятилетнего срока.

Письмо Гоструда от 31.05.2024 № 2013/2/2.1-24а, а также ответы на вопросы, как проверить наличие данных в РЗЛ и как выдать бумажные ТК, ищите в статье «Отсканированные трудовые книжки можно отдать работникам!» // «Оплата труда», 2024, № 11.