Ежегодные отпуска и их компенсация при увольнении
Ежегодные отпуска делят на основной и дополнительные.
А дополнительные отпуска, в свою очередь, тоже делятся на несколько видов:
— за работу с вредными и тяжелыми условиями труда (ст. 7 Закона об отпусках*);
— за особый характер труда (ст. 8 Закона об отпусках);
— другие дополнительные отпуска, предусмотренные законодательством.
* Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР.
В общем случае право работника на ежегодные основной и дополнительные отпуска полной продолжительности в первый год работы наступает после окончания шести месяцев непрерывной работы на данном предприятии (ч. 5 ст. 10 Закона об отпусках).
В случае увольнения работника ему выплачивается денежная компенсация за все не использованные им дни ежегодного отпуска (основного и дополнительного), а также дополнительного отпуска на детей.
При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил отпуск, работодатель проводит отчисления за неотработанные дни отпуска работника из его зарплаты (ст. 127 КЗоТ, ч. 1 ст. 22 Закона об отпусках).
Однако есть особые ситуации, когда отчисления неотработанных отпускных при увольнении не проводят. Например, если работник увольняется с работы в связи с направлением на обучение, выходом на пенсию, смертью работника и т. п. Все особые ситуации перечислены в ч. 2 ст. 22 Закона об отпусках.
Важные нюансы при проведении отчислений за неотработанные дни отпуска вы найдете в статье «Незаработанные отпускные: можно ли удержать при увольнении?» // «Оплата труда», 2023, № 16.
Отпускные остатки/долги на день увольнения
В ситуации, которую мы рассматриваем, на день увольнения ежегодный дополнительный отпуск работник не использовал, а часть ежегодного основного отгулял наперед. Можно ли при расчете неиспользованных дней отпусков один компенсировать другим?
Хоть эти два отпуска (основной и дополнительный) относятся к ежегодным, считаем, что «сворачивать» их нельзя. То есть дополнительный отпуск, который нужно компенсировать, нельзя уменьшить на перегулянные дни основного отпуска. Поэтому работодателю придется начислить работнику компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск и сторнировать отпускные за дни неотработанного основного отпуска.
Рассмотрим пример, на котором объясним, как это сделать.
Пример. Работник (полная занятость), принятый 17.04.2023, увольняется по собственному желанию 20.03.2024. Полная продолжительность ежегодного основного отпуска составляет 24 календарных дня. Согласно коллективному договору продолжительность дополнительного отпуска «за вредность» составляет 7 календарных дней.
Сумма выплат, начисленных за период с 01.05.2023 по 31.12.2023, — 113654,32 грн. В том числе отпускные в сумме 11254,32 грн, начисленные за 24 календарных дня основного отпуска в декабре (с 6 по 29 декабря). Среднедневная зарплата для начисления отпускных — 468,93 грн. Сумма выплат, начисленных за период с 01.01.2024 по 29.02.2024, — 31360 грн.
Начнем с неотработанного ежегодного основного отпуска.
Неотработанные дни основного отпуска
Определим количество неотработанных дней использованного отпуска. Для этого нужны три показателя.
1. Полная продолжительность отпуска. В ситуации, которую мы рассматриваем, это 24 календарных дня.
2. Количество календарных дней полного рабочего года без учета праздничных и нерабочих дней. Имеем 366 календарных дней рабочего года 17.04.2023 — 16.04.2024.
Праздничных и нерабочих дней в этот период нет (ч. 6 ст. 6 Закона № 2136*).
3. Количество календарных дней рабочего года, которые учитываются в отпускной стаж. Правильно определить отпускной стаж вам поможет статья «Отпускной стаж для ежегодного отпуска: считаем по новым правилам после 24.12.2023» // «Оплата труда», 2024, № 2.
В отпускной стаж учитываем время фактической работы и время пребывания работника в ежегодном отпуске. Итак, заработанный отпускной стаж за период с 17.04.2023 — 20.03.2024 составляет 339 календарных дней (14апрель + 31май + 30июнь + 31июль + 31август + 30сентябрь + 31октябрь + 30ноябрь + 31декабрь + 31январь + 29февраль + 20март).
Исчислим количество дней заработанного на день увольнения основного отпуска:
24 : 366 х 339 = 22,2295 ≈ 22 к. дн.
Фактически работник использовал 24 календарных дня. Следовательно, незаработанный отпуск составляет 2 дня (24 - 22).
Сумму отпускных, начисленную за 2 дня перегулянного отпуска, нужно удержать из заработка работника, который увольняется. Исчислим ее.
Сумма перегулянных отпускных
При расчете суммы незаработанных отпускных нужно умножить количество дней перегулянного отпуска на среднедневную зарплату.
В случае с удержанием незаработанных отпускных новую среднедневную зарплату определять не нужно.
Берем среднедневную зарплату в том размере, в котором она была рассчитана при начислении отпускных
То есть берем «старую» среднюю, определенную в декабре 2023 года при начислении отпускных.
В приведенном примере отпускная среднедневная зарплата составляла 468,93 грн.
Исчислим сумму отпускных за 2 дня неотработанного отпуска:
2 х 468,93 = 937,86 (грн).
Количество дней отпуска «за вредность»
Работник отработал рабочий год не полностью. А значит, нужно рассчитать количество дней ежегодного дополнительного отпуска, которые работник заработал на день увольнения, и начислить компенсацию.
В расчет времени, дающего право на дополнительный отпуск «за вредность», засчитывают:
— время фактической работы с вредными, тяжелыми условиями или с особым характером труда, если работник занят в этих условиях не менее половины продолжительности рабочего дня, установленной для работников этого производства, цеха, профессии или должности;
— время ежегодных основного и дополнительных отпусков за работу с вредными, тяжелыми условиями и за особый характер труда;
— время работы беременных женщин, переведенных на основании медицинского заключения на более легкую работу, на которой они не подвергаются воздействию неблагоприятных производственных факторов (ч. 2 ст. 9 Закона об отпусках).
Определим фактическую продолжительность отпуска «за вредность». Для этого нам нужны три показателя:
1) продолжительность отпуска «за вредность», которая определена для работника. По условиям примера она составляет 7 дней;
2) количество рабочих дней в рабочем году, за который предоставляется этот отпуск согласно графику работы, установленному для работников этого производства, цеха, профессии или должности. В рабочем году 17.04.2023 — 16.04.2024 по графику работы работника 262 рабочих дня (10апрель + 23май + 22июнь + 21июль + 23август + 21сентябрь + 22октябрь + 22ноябрь + 21декабрь + 23январь + 21февраль + 21март + 12апрель);
3) стаж работника (в рабочих днях). Его рассчитаем за два периода. Для того, чтобы исчислить количество дней отпуска, заработанных до 31.12.2023 и после.
Итак:
— с 17.04.2023 по 31.12.2023 во «вредный» стаж работника засчитываем 185 рабочих дней. Из них работник фактически отработал 167 рабочих дней (10апрель + 23май + 22июнь + 21июль + 23август + 21сентябрь + 22октябрь + 22ноябрь + 3декабрь). Еще 18 рабочих дней пришлись на период основного отпуска;
— с 01.01.2024 по 20.03.2024 в отпускной стаж работника попадает 58 рабочих дней (23январь + 21февраль + 14март).
Определяем количество дней ежегодного дополнительного отпуска «за вредность», на которые работник приобрел право:
— до 31.12.2023:
7 : 262 х 185 = 4,9427;
— с 01.01.2024:
7 : 262 х 58 = 1,5496.
Дни должны быть определены в целых числах. И при математическом их округлении получится 7 календарных дней дополнительного отпуска (5 + 2). Но общее количество дней, подлежащих компенсации, — 6 календарных дней (7 : 262 х (185 + 58) = 6,4924 ≈ 6).
Как делать округление в таком случае, разъясняли специалисты Минэкономики в письме от 26.02.2024 № 4707-05/14491-09. Комментарий к нему вы можете прочитать в статье «Правила округления дней компенсации: разъяснение от Минэкономики» // «Налоги & бухучет», 2024, № 18 (ср. ).
Определим целые дни отпуска по разъяснениям Минэкономики:
— до 31.12.2023 — 4,9427 ≈ 5 календарных дней;
— с 01.01.2024 — 1,5496 ≈ 1 календарный день.
Сумма компенсации отпуска «за вредность»
При расчете отпускной компенсации руководствуемся Порядком № 100*.
* Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 № 100.
Сумму отпускной компенсации рассчитываем путем умножения количества дней неиспользованного отпуска на среднедневную зарплату.
По общему правилу исчисление средней заработной платы для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска проводится исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу выплаты компенсации (абз. 1 п. 2 Порядка № 100).
Однако исчисление компенсации за неиспользованные отпуска, на которые работник приобрел право до 31.12.2023, проводится исходя из выплат, начисленных в 2023 году.
В приведенном случае сумму компенсации должны рассчитать по двум расчетным периодам для отпуска, право на который приобретено:
— до 31.12.2023. Расчетным периодом будет май — декабрь 2023 года. В этом случае в расчет входят полные месяцы 2023 года пребывания в трудовых отношениях. Ведь работник находился в них менее 12 месяцев в течение 2023 года;
— с 01.01.2024. Расчетный период май 2023 года — февраль 2024 года. Здесь также нет полных 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения. То есть берем полные месяцы, предшествующие месяцу увольнения.
Исчислим среднедневную зарплату и компенсацию отпуска «за вредность» по каждому из расчетных периодов, а затем ее общую сумму.
1. Сумма отпускных за дни отпуска, накопленного до 31.12.2023 (расчетный период май — декабрь 2023 года).
Среднедневная зарплата:
(113654,32 - 937,86) : 245 = 460,07 (грн),
где 113654,32 — сумма выплат расчетного периода, грн;
937,86 — сумма сторнированных отпускных за декабрь 2023 года, грн;
245 — количество календарных дней в расчетном периоде.
Почему мы минусовали отпускные за декабрь? Вот смотрите. В соответствии с абз. 2 п. 3 Порядка № 100 при исчислении средней зарплаты суммы начисленной заработной платы, кроме премий и прочих поощрительных выплат по итогам работы за определенный период, учитываются в том месяце, ЗА который они начислены. Мы удержали сумму незаработанных отпускных за декабрь 2023 года, который входит в расчетный период. Соответственно и сторнированную сумму отпускных при исчислении средней относим к декабрю.
Сумма компенсации за 5 дней отпуска, накопленного до 31.12.2023:
460,07 х 5 = 2300,35 (грн).
2. Сумма отпускных за дни отпуска, накопленного с 01.01.2024 (расчетный период май 2023 года — февраль 2024 года).
Среднедневная зарплата:
(145014,32 - 937,86) : 305 = 472,38 (грн),
где 145014,32 — сумма выплат расчетного периода апрель 2023 года — февраль 2024 года (113654,32 + 31360);
937,86 — сумма сторнированных отпускных за декабрь 2023 года, грн;
305 — количество календарных дней в нем.
Сумма компенсации за 1 день отпуска, накопленного с 01.01.2024:
472,38 х 1 = 472,38 (грн).
3. Исчислим общую сумму компенсации отпуска «за вредность»:
2300,35 + 472,38 = 2772,73 (грн).
С расчетами закончили. Следующий шаг — отразить это в бухучете и отчетности. А это мы подробно рассмотрим в статье «Отпускная компенсация и незаработанные отпускные в бухучете и Объединонной отчетности» // «Оплата труда», 2024, № 6.
Выводы
- Работодатель должен выплатить работнику при увольнении компенсацию за неиспользованные им дни ежегодных отпусков (основного и дополнительного).
- При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже отгулял отпуск, работодатель может провести отчисления за неотработанные дни отпуска работника из его зарплаты.
- В случае, если на день увольнения по одному виду отпуска работнику полагается компенсация, а по второму — отпуск неотработан, то взаимозаменить дни этих отпусков нельзя. Нужно начислить компенсацию за дни неиспользованного отпуска одного вида и сторнировать отпускные за дни перегулянного отпуска другого вида.
