Компенсація відпустки «за шкідливість» і перегуляна щорічна основна

Щорічні відпустки і їх компенсація при звільненні

Щорічні відпустки поділяють на основну та додаткові.

А додаткові відпустки, у свою чергу, теж поділяються на декілька видів:

— за роботу із шкідливими і важкими умовами праці (ст. 7 Закону про відпустки*);

— за особливий характер праці (ст. 8 Закону про відпустки);

— інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

У загальному випадку право працівника на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на цьому підприємстві (ч. 5 ст. 10 Закону про відпустки).

У разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки (основної і додаткової), а також додаткової відпустки на дітей.

При звільненні працівника до закінчення того робочого року, в рахунок якого він вже одержав відпустку, роботодавець проводить відрахування за невідпрацьовані дні відпустки працівника із його зарплати (ст. 127 КЗпП, ч. 1 ст. 22 Закону про відпустки).

Проте є особливі ситуації, коли відрахування невідпрацьованих відпускних при звільненні не проводять. Наприклад, якщо працівник звільняється з роботи у зв’язку з направленням на навчання, виходом на пенсію, смертю працівника тощо. Всі особливі ситуації перелічені у ч. 2 ст. 22 Закону про відпустки.

Важливі нюанси при проведенні відрахувань за невідпрацьовані дні відпустки ви знайдете у статті «Незароблені відпускні: чи можна утримати при звільненні?» // «Оплата праці», 2023, № 16.

Відпускні залишки/борги на день звільнення

У ситуації, яку ми розглядаємо, на день звільнення щорічну додаткову відпустку працівник не використав, а частину щорічної основної відгуляв наперед. Чи можна при розрахунку невикористаних днів відпусток одну компенсувати іншою?

Хоч ці дві відпустки (основна і додаткова) належать до щорічних, вважаємо, що «згортати» їх не можна. Тобто додаткову відпустку, яку треба компенсувати, не можна зменшити на перегуляні дні основної відпустки. Тому роботодавцю доведеться нарахувати працівнику компенсацію за невикористану додаткову відпустку і сторнувати відпускні за дні невідпрацьованої основної відпустки.

Розглянемо приклад, на якому пояснимо, як це зробити.

Почнемо з невідпрацьованої щорічної основної відпустки.

Невідпрацьовані дні основної відпустки

Визначимо кількість невідпрацьованих днів використаної відпустки. Для цього потрібні три показники.

1. Повна тривалість відпустки. У ситуації, що ми розглядаємо, це 24 календарних дні.

2. Кількість календарних днів повного робочого року без урахування святкових і неробочих днів. Маємо 366 календарних днів робочого року 17.04.2023 — 16.04.2024.

Святкових та неробочих днів у цей період немає (ч. 6 ст. 6 Закону № 2136*).

* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.

3. Кількість календарних днів робочого року, які ураховуються до відпускного стажу. Правильно визначити відпускний стаж вам допоможе стаття «Відпускний стаж для щорічної відпустки: рахуємо за новими правилами після 24.12.2023» // «Оплата праці», 2024, № 2.

До відпускного стажу враховуємо час фактичної роботи та час перебування працівника у щорічній відпустці. Отже, зароблений відпускний стаж за період з 17.04.2023 — 20.03.2024 становить 339 календарних днів (14_{квітень} + 31_{травень} + 30_{червень} + 31_липень + 31_{серпень} + 30_{вересень} + 31_{жовтень} + 30_{листопад} + 31_{грудень} + 31_січень + 29_лютий + 20_{березень}).

Обчислимо кількість днів заробленої на день звільнення основної відпустки:

24 : 366 х 339 = 22,2295 ≈ 22 к. дн.

Фактично працівник використав 24 календарних дні. Отже, незароблена відпустка становить 2 дні (24 - 22).

Суму відпускних, нараховану за 2 дні перегуляної відпустки, треба утримати із заробітку працівника, який звільняється. Обчислимо її.

Сума перегуляних відпускних

При розрахунку суми незароблених відпускних треба помножити кількість днів перегуляної відпустки на середньоденну зарплату.

У випадку із утриманням незароблених відпускних нову середньоденну зарплату визначати не потрібно.

Тобто беремо «стару» середню, визначену в грудні 2023 року при нарахуванні відпускних.

У наведеному прикладі відпускна середньоденна зарплата становила 468,93 грн.

Обчислимо суму відпускних за 2 дні невідпрацьованої відпустки:

2 х 468,93 = 937,86 (грн).

Кількість днів відпустки «за шкідливість»

Працівник відпрацював робочий рік не повністю. А отже, треба розрахувати кількість днів щорічної додаткової відпустки, які працівник заробив на день звільнення, і нарахувати компенсацію.

До розрахунку часу, що дає право на додаткову відпустку «за шкідливість», зараховують:

— час фактичної роботи із шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня, встановленої для працівників цього виробництва, цеху, професії або посади;

— час щорічних основної та додаткових відпусток за роботу із шкідливими, важкими умовами і за особливий характер праці;

— час роботи вагітних жінок, переведених на підставі медичного висновку на легшу роботу, на якій вони не зазнають впливу несприятливих виробничих факторів (ч. 2 ст. 9 Закону про відпустки).

Визначимо фактичну тривалість відпустки «за шкідливість». Для цього нам потрібні три показники:

1) тривалість відпустки «за шкідливість», що визначена для працівника. За умовами прикладу вона становить 7 днів;

2) кількість робочих днів у робочому році, за який надається ця відпустка згідно з графіком роботи, встановленим для працівників цього виробництва, цеху, професії або посади. У робочому році 17.04.2023 — 16.04.2024 за графіком роботи працівника 262 робочих дні (10_{квітень} + 23_{травень} + 22_{червень} + 21_липень + 23_{серпень} + 21_{вересень} + 22_{жовтень} + 22_{листопад} + 21_{грудень +} 23_січень + 21_лютий + 21_{березень +} 12_{квітень});

3) стаж працівника (у робочих днях). Його розрахуємо за два періоди. Для того, щоб обчислити кількість днів відпустки зароблених до 31.12.2023 і після.

Отже:

— з 17.04.2023 по 31.12.2023 до «шкідливого» стажу працівника зараховуємо 185 робочих днів. З них працівник фактично відпрацював 167 робочих днів (10_{квітень} + 23_{травень} + 22_{червень} + 21_липень + 23_{серпень} + 21_{вересень} + 22_{жовтень} + 22_{листопад} + 3_{грудень}). Ще 18 робочих днів припали на період основної відпустки;

— з 01.01.2024 по 20.03.2024 до відпускного стажу працівника потрапляє 58 робочих днів (23_січень + 21_лютий + 14_{березень}).

Визначаємо кількість днів щорічної додаткової відпустки «за шкідливість», на які працівник набув право:

— до 31.12.2023:

7 : 262 х 185 = 4,9427;

— з 01.01.2024:

7 : 262 х 58 = 1,5496.

Дні мають бути визначені у цілих числах. І при математичному їх округленні вийде 7 календарних днів додаткової відпустки (5 + 2). Але загальна кількість днів, що підлягають компенсації, — 6 календарних днів (7 : 262 х (185 + 58) = 6,4924 ≈ 6).

Як робити округлення в такому випадку, роз’яснювали фахівці Мінекономіки у листі від 26.02.2024 № 4707-05/14491-09. Коментар до нього ви можете почитати у статті «Правила округлення днів компенсації: роз’яснення від Мінекономіки» // «Податки & бухоблік», 2024, № 18 (ср. ).

Визначимо цілі дні відпустки за роз’ясненнями Мінекономіки:

— до 31.12.2023 — 4,9427 ≈ 5 календарних днів;

— з 01.01.2024 — 1,5496 ≈ 1 календарний день.

Сума компенсації відпустки «за шкідливість»

При розрахунку відпускної компенсації керуємося Порядком № 100*.

* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 № 100.

Суму відпускної компенсації розраховуємо шляхом множення кількості днів невикористаної відпустки на середньоденну зарплату.

За загальним правилом обчислення середньої заробітної плати для виплати компенсації за невикористані відпустки проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю виплати компенсації (абз. 1 п. 2 Порядку № 100).

Проте обчислення компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31.12.2023, проводиться виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році.

У наведеному випадку суму компенсації маємо розрахувати за двома розрахунковими періодами для відпустки, право на яку набуто:

— до 31.12.2023. Розрахунковим періодом буде травень — грудень 2023 року. У цьому випадку до розрахунку входять повні місяці 2023 року перебування в трудових відносинах. Адже працівник перебував у них менше 12 місяців протягом 2023 року;

— з 01.01.2024. Розрахунковий період травень 2023 року — лютий 2024 року. Тут також немає повних 12 місяців, що передують місяцю звільнення. То беремо повні місяці, що передують місяцю звільнення.

Обчислимо середньоденну зарплату і компенсацію відпустки «за шкідливість» за кожним з розрахункових періодів, а потім її загальну суму.

1. Сума відпускних за дні відпустки, накопиченої до 31.12.2023 (розрахунковий період травень — грудень 2023 року).

Середньоденна зарплата:

(113654,32 - 937,86) : 245 = 460,07 (грн),

де 113654,32 — сума виплат розрахункового періоду, грн;

937,86 — сума сторнованих відпускних за грудень 2023 року, грн;

245 — кількість календарних днів у розрахунковому періоді;

Чому ми мінусували відпускні за грудень? От дивіться. Відповідно до абз. 2 п. 3 Порядку № 100 при обчисленні середньої зарплати суми нарахованої заробітної плати, крім премій та інших заохочувальних виплат за підсумками роботи за певний період, враховуються у тому місяці, ЗА який вони нараховані. Ми утримали суму незароблених відпускних за грудень 2023 року, який входить до розрахункового періоду. Відповідно і сторновану суму відпускних при обчисленні середньої відносимо до грудня.

Сума компенсації за 5 днів відпустки, накопиченої до 31.12.2023:

460,07 х 5 = 2300,35 (грн).

2. Сума відпускних за дні відпустки, накопиченої з 01.01.2024 (розрахунковий період травень 2023 року — лютий 2024 року).

Середньоденна зарплата:

(145014,32 - 937,86) : 305 = 472,38 (грн),

де 145014,32 — сума виплат розрахункового періоду квітень 2023 року — лютий 2024 року (113654,32 + 31360);

937,86 — сума сторнованих відпускних за грудень 2023 року, грн;

305 — кількість календарних днів у ньому.

Сума компенсації за 1 день відпустки, накопиченої з 01.01.2024:

472,38 х 1 = 472,38 (грн).

3. Обчислимо загальну суму компенсації відпустки «за шкідливість»:

2300,35 + 472,38 = 2772,73 (грн).

З розрахунками закінчили. Наступний крок — відобразити це у бухобліку та звітності. А це ми детально розглянемо у статті «Відпускна компенсація та незароблені відпускні в бухобліку та Об’єднаній звітності» // «Оплата праці», 2024, № 6.