Неточности в записи об увольнении: кто и как исправляет

* i.factor.ua/journals/ot/2024/may/issue-9/article-128815.html

Кто вносит исправления

В случае выявления в трудовой книжке работника неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе, а также о награждении и поощрении и т. п., ее должен исправить работодатель, который сделал такую запись (п. 2.6 Инструкции № 58*).

* Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 № 58.

То есть вносить исправления в трудовые книжки могут только те работодатели, которые допустили в записях неточность или совершили ошибку. Работодатель по новому месту работы не имеет права вносить правки в те записи, которые делал предыдущий работодатель.

Если предприятие, сделавшее неправильную или неточную запись, ликвидировано, соответствующую запись делает правопреемник и заверяет ее печатью. Если правопреемника нет, то исправление должна сделать вышестоящая организация, которой было подчинено предприятие. А в случае ее отсутствия — облархив, госархив г. Киева (п. 2.8 Инструкции № 58).

Что касается нового работодателя, то он обязан лишь посодействовать работнику исправить ошибочные/неточные записи в его трудовой книжке.

Исключение — ошибки на титульном листе трудовой книжки в личных данных работника.

По мнению Минсоцполитики (см. письмо от 16.04.2013 № 54/06/186-13), в случае выявления ошибки в личных данных работника (на титульном листе трудовой книжки) ее может исправить работодатель по последнему месту работы.

Но подчеркиваем, что это мнение Минсоцполитики. Как к этому отнесется ПФУ — неизвестно. Поэтому лучше, чтобы и такие ошибки исправлял работодатель, который их допустил.

Но можно ли выдать работнику его трудовую книжку для исправления записи по предыдущему месту работы? Да, но только при определенных условиях. Например, если данные такой книги уже отсканированы и переданы в ПФУ или если предприятие, где хранится трудовая книжка, находится в районе активных боевых действий. Подробности — в статье «Бумажная трудовая книжка: когда выдавать работнику» // «Оплата труда», 2024, № 9.

Как именно исправить записи в трудовой книжке, расскажем далее.

Исправляем неточности в записи об увольнении

Обычная ошибка. Неверная запись в трудовой книжке выявлена после того, как запись об увольнении уже заверена подписью и печатью. Как исправить?

Действуем так:

а) снова вписываем в графу 3 наименование предприятия в виде заголовка;

б) в строке ниже (следующей строке):

— в гр. 1 проставляем очередной номер записи (по порядку за номером последней записи);

— в гр. 2 — дату внесения изменений;

— в гр. 3 пишем фразу: «Запис за № __ недійсний» и указываем корректный вариант записи;

— в гр. 4 проставляем дату и номер приказа (распоряжения), запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку;

— заверяем исправительную запись подписью руководителя предприятия / специалиста кадровой службы и печатью предприятия (при ее наличии) или отдела кадров.

Образец заполнения трудовой книжки приведем на рис. 1.

Рис. 1. Пример исправления ошибки в записи об увольнении

Нет записи об увольнении. На сегодняшний день ст. 47 КЗоТ обязывает работодателя в день увольнения работника выдать ему копию приказа (распоряжения) об увольнении, а запись об увольнении внести в трудовую книжку работника только по требованию последнего.

Из-за этого в трудовой книжке лица, которое трудоустраивается к новому работодателю, может не быть записи об увольнении с предыдущего места работы. Вносить ли запись о приеме на работу в таком случае?

Минэкономики в своем письме от 08.11.2023 № 4706-05/60275-09 отметило: законодательство о труде не обязывает работодателя проверять трудовую книжку на наличие всех необходимых записей, которые должен был внести предыдущий работодатель.

В то же время если в трудовой книжке работника отсутствует запись об увольнении с предыдущего места работы и отсутствуют сведения о трудовой деятельности из Реестра застрахованных лиц (трудовая книжка не отсканирована и не передана в ПФУ), но есть надлежащим образом оформленная копия приказа об увольнении, то лицу, которое трудоустраивается, нужно порекомендовать обратиться на предыдущее место работы для внесения в трудовую книжку работника записи об увольнении. И только после этого уже вносить запись о приеме на работу. Ведь в этом случае работодатель обязан в день увольнения работника выдать ему надлежащим образом оформленную трудовую книжку со всеми записями и о приеме, и об увольнении.

Однако если человек к предыдущему работодателю обращаться не хочет, но желает, чтобы новый работодатель сделал запись о приеме на работу, придется выполнить такое требование работника (единственный совет — возьмите у работника соответвующее письменное заявление).

Ну а если трудовая книжка работника уже оцифрована, то на отсутствие записи об увольнении можно не обращать внимание.

Если работника восстановили. В случае восстановления работника на работе (по решению суда) работодатель должен:

— оформить приказ/распоряжение о восстановлении работника на работе на прежней должности;

— ознакомить работника с приказом/распоряжением под подпись. При этом новый трудовой договор с работником не заключают, поскольку восстанавливает свое действие трудовой договор, заключенный до незаконного увольнения;

— внести исправительную запись в трудовую книжку работника (п. 2.10 Инструкции № 58).

Для этого после записи о незаконном увольнении в графе 3 в качестве заголовка вписывают полное наименование предприятия, а далее ниже:

— в гр. 1 прописывают следующий порядковый номер;

— в гр. 2 — дату внесения записи о восстановлении работника на работе;

— в гр. 3 пишут фразу «Запис за № (указывают номер записи об увольнении, которое суд признал незаконным) недійсний. Поновлений на попередній роботі»;

— в гр. 4 указывают реквизиты приказа (распоряжения) о восстановлении работника на работе.

Хотя если работник пожелает, ему может быть выдан дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

Приведем образец заполнения трудовой книжки на рис. 2.

Рис. 2. Вносим в трудовую книжку запись о восстановлении на работе

Задержка выдачи трудовой книжки. При задержке выдачи трудовой книжки по вине работодателя (п. 4.1 Инструкции № 58):

— работнику уплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула;

— днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки.

В связи с этим работодатель должен издать приказ о новом дне увольнения и внести соответствующую запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения должна быть признана недействительной.

Пример заполнения трудовой книжки в этом случае приведем на рис. 3.

Рис. 3. Исправляем запись об увольнении при задержке выдачи трудовой книжки