Неточності в записі про звільнення: хто і як виправляє

* i.factor.ua/ukr/journals/ot/2024/may/issue-9/article-128816.html

Хто вносить виправлення

У разі виявлення у трудовій книжці працівника неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, його має виправити роботодавець, який зробив такий запис (п. 2.6 Інструкції № 58*).

* Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58.

Тобто вносити виправлення в трудові книжки можуть лише ті роботодавці, які допустили в записах неточність або зробили помилку. Роботодавець за новим місцем роботи не має права вносити правки в ті записи, які робив попередній роботодавець.

Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робить правонаступник і засвідчує його печаткою. Якщо правонаступника немає, то виправлення повинна зробити вища за рівнем організація, якій було підпорядковане підприємство. А в разі її відсутності — облархів, держархів м. Києва (п. 2.8 Інструкції № 58).

Щодо нового роботодавця, то він зобов’язаний лише посприяти працівнику виправити помилкові / неточні записи у його трудовій книжці.

Виняток — помилки на титульному аркуші трудової книжки в особистих даних працівника.

На думку Мінсоцполітики (див. лист від 16.04.2013 № 54/06/186-13), в разі виявлення помилки у особистих даних працівника (на титульному аркуші трудової книжки) її може виправити роботодавець за останнім місцем роботи.

Але наголошуємо, що це думка Мінсоцполітики. Як до цього поставиться ПФУ — невідомо. Тому краще, щоб і такі помилки виправляв роботодавець, який їх припустився.

Але чи можна видати працівнику його трудову книжку для виправлення запису за попереднім місцем роботи? Так, але лише за певних умов. Наприклад, якщо дані такої книжки вже відскановані й передані до ПФУ або якщо підприємство, де зберігається трудова книжка, знаходиться в районі активних бойових дій. Подробиці — у статті «Паперова трудова книжка: коли видавати працівнику» // «Оплата праці», 2024, № 9.

Як саме виправити записи у трудовій книжці, розкажемо далі.

Виправляємо неточності в записі про звільнення

Звичайна помилка. Неправильний запис у трудовій книжці виявлено після того, як запис про звільнення вже засвідчено підписом та печаткою. Як виправити?

Діємо так:

а) знову вписуємо у графу 3 найменування підприємства у вигляді заголовка;

б) у рядку нижче (наступному рядку):

— у гр. 1 проставляють черговий номер запису (по порядку за номером останнього запису);

— у гр. 2 — дату внесення змін;

— у гр. 3 пишемо фразу: «Запис за № __ недійсний» та вказуємо коректний варіант запису;

— у гр. 4 проставляємо дату та номер наказу (розпорядження), запис з якого неправильно внесено до трудової книжки;

— засвідчуємо виправний запис підписом керівника підприємства / фахівця кадрової служби та печаткою підприємства (за її наявності) або відділу кадрів.

Зразок заповнення трудової книжки наведемо на рис. 1.

Рис. 1. Приклад виправлення помилки у записі про звільнення

Немає запису про звільнення. На сьогодні ст. 47 КЗпП зобов’язує роботодавця в день звільнення працівника видати йому копію наказу (розпорядження) про звільнення, а запис про звільнення внести до трудової книжки працівника лише за вимогою останнього.

Через це у трудовій книжці особи, яка працевлаштовується до нового роботодавця, може не бути запису про звільнення з попереднього місця роботи. Чи вносити запис про прийняття на роботу в такому разі?

Мінекономіки у своєму листі від 08.11.2023 № 4706-05/60275-09 зазначило: законодавство про працю не зобов’язує роботодавця перевіряти трудову книжку на наявність усіх необхідних записів, які мав унести попередній роботодавець.

Водночас якщо в трудовій книжці працівника відсутній запис про звільнення з попереднього місця роботи та відсутні відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб (трудова книжка не відсканована й не передана до ПФУ), але є належним чином оформлена копія наказу про звільнення, то особі, що працевлаштовується, треба порекомендувати звернутися на попереднє місце роботи для внесення до трудової книжки працівника запису про звільнення. І тільки після цього вже вносити запис про прийняття на роботу. Адже в цьому випадку роботодавець зобов’язаний у день звільнення працівника видати йому належно оформлену трудову книжку з усіма записами і про прийняття, і про звільнення.

Проте якщо людина до попереднього роботодавця звертатися не хоче, але бажає, щоб новий роботодавець зробив запис про прийняття на роботу, доведеться виконати таку вимогу працівника (єдина порада — візьміть у працівника відповідну письмову заяву).

Ну а якщо трудова книжка працівника вже оцифрована, то на відсутність запису про звільнення можна не звертати увагу.

Якщо працівника поновили. У разі поновлення працівника на роботі (за рішенням суду) роботодавець повинен:

— оформити наказ/розпорядження про поновлення працівника на роботі на колишній посаді;

— ознайомити працівника із наказом/розпорядженням під підпис. При цьому новий трудовий договір із працівником не укладають, оскільки відновлює свою дію трудовий договір, укладений до незаконного звільнення;

— внести виправний запис до трудової книжки працівника (п. 2.10 Інструкції № 58).

Для цього після запису про незаконне звільнення у графі 3 як заголовок вписують повне найменування підприємства, а далі нижче:

— у гр. 1 прописують наступний порядковий номер;

— у гр. 2 — дату внесення запису про відновлення працівника на роботі;

— у гр. 3 пишуть фразу «Запис за № (зазначають номер запису про звільнення, яке суд визнав незаконним) недійсний. Поновлений на попередній роботі»;

— у гр. 4 вказують реквізити наказу (розпорядження) про відновлення працівника на роботі.

Хоча якщо працівник забажає, йому може бути виданий дублікат трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.

Наведемо зразок заповнення трудової книжки на рис. 2.

Рис. 2. Вносимо до трудової книжки запис про поновлення на роботі

Затримка видачі трудової книжки. При затримці видачі трудової книжки з вини роботодавця (п. 4.1 Інструкції № 58):

— працівнику сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу;

— днем звільнення вважається день видачі трудової книжки.

У зв’язку з цим роботодавець має видати наказ про новий день звільнення і внести відповідний запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення має бути визнаним недійсним.

Приклад заповнення трудової книжки в цьому випадку наведемо на рис. 3.

Рис. 3. Виправляємо запис про звільнення при затримці видачі трудової книжки